W skrócie:
- Stawka na refakturze = stawka właściwa dla danej usługi, nie kopia stawki z zakupu — zwykle wychodzi to samo, ale świadczenia kompleksowe i zwolnienia zmieniają wynik
- Obowiązek podatkowy powstaje według zasad usługi pierwotnej (data jej wykonania lub reguły szczególne), a nie z datą wystawienia refaktury
- VAT z faktury zakupowej odliczysz, bo zakup służy odsprzedaży — od 2021 r. dotyczy to także usług noclegowych kupowanych w celu refakturowania
- Usługi zwolnione (np. ubezpieczenia) zachowują zwolnienie przy refakturze bez marży — potwierdził to TSUE w sprawie C-224/11 BGŻ Leasing
Na refakturze stosujesz stawkę VAT właściwą dla odsprzedawanej usługi, obowiązek podatkowy rozpoznajesz według zasad tej usługi (najczęściej: data jej wykonania), a VAT naliczony z zakupu odliczasz, bo zakup służy Twojej sprzedaży opodatkowanej. Tak brzmi zasada — a poniżej wszystkie wyjątki, które w praktyce decydują o tym, czy rozliczenie jest poprawne.
Skąd bierze się VAT na refakturze
Art. 8 ust. 2a ustawy o VAT stanowi, że gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług — przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi. To fikcja podwójnej sprzedaży: dostawca sprzedaje Tobie, Ty sprzedajesz odbiorcy. Konsekwencja: refaktura to normalna sprzedaż usługi ze wszystkimi obowiązkami — stawką, dokumentowaniem w KSeF, ujęciem w JPK_V7 i ewentualnym oznaczeniem GTU, jeśli usługa go wymaga.
Stawka: właściwa dla usługi, z trzema wyjątkami
Refakturując energię zastosujesz 23%, wodę — 8%, nocleg — 8%, usługę pocztową powszechną — zwolnienie. Stawka wynika z klasyfikacji usługi, a nie z dokumentu zakupowego (jeśli dostawca się pomylił, jego błąd nie jest Twoim usprawiedliwieniem). Wyjątki:
- Świadczenie kompleksowe zamiast refaktury. Koszt transportu przy sprzedaży towaru, opłata za media wkalkulowana w czynsz bez odrębnego rozliczania, ubezpieczenie nierozliczane osobno w leasingu — to elementy podstawy opodatkowania świadczenia głównego, opodatkowane jego stawką. Odrębna refaktura wchodzi w grę, gdy usługa jest samodzielna i odbiorca ma na nią realny wpływ.
- Zwolnienia przedmiotowe przechodzą. TSUE w wyroku C-224/11 (BGŻ Leasing) potwierdził, że ubezpieczenie przedmiotu leasingu refakturowane 1:1 na korzystającego pozostaje usługą ubezpieczeniową zwolnioną z VAT. Analogicznie traktuje się np. refakturę usług medycznych czy pocztowych — pod warunkiem braku marży i zachowania charakteru usługi.
- Media przy najmie — odrębność potwierdzona. TSUE w sprawie C-42/14 przesądził, że media rozliczane według zużycia (liczniki, podliczniki) są świadczeniami odrębnymi od najmu — refakturujesz je z ich stawkami, a nie ze stawką najmu.
| Refakturowana usługa | Stawka na refakturze | Uwagi |
|---|---|---|
| Energia elektryczna, gaz | 23% | Media przy najmie: odrębnie od czynszu przy rozliczeniu wg zużycia |
| Woda i ścieki | 8% | Jak wyżej — decyduje realne zużycie najemcy |
| Nocleg | 8% | Odliczenie VAT z zakupu przysługuje przy odsprzedaży |
| Ubezpieczenie | zw. | C-224/11: zwolnienie przy refakturze bez marży |
| Transport przy dostawie towaru | stawka towaru | Świadczenie kompleksowe — nie refakturuj osobno |
| Usługi telekomunikacyjne | 23% | Standardowa refaktura |
Obowiązek podatkowy: data usługi pierwotnej
Refaktura nie tworzy nowego momentu podatkowego. Organy konsekwentnie przyjmują, że odsprzedawana usługa została wykonana wtedy, kiedy wykonano ją faktycznie — więc obowiązek podatkowy powstaje na zasadach właściwych dla tej usługi: ogólnie z datą wykonania (art. 19a ust. 1), dla mediów — z datą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności, dla usług ciągłych — z końcem okresu rozliczeniowego. Praktyczny skutek: refakturując w sierpniu media za czerwiec, możesz mieć VAT należny w rozliczeniu za wcześniejszy okres. Spóźniona refaktura nie przesuwa podatku — tworzy zaległość.
Dobre stawki, poprawne daty, faktury w KSeF — Mizzox pilnuje tego za Ciebie.
Wystaw pierwszą fakturę za darmo →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Odliczenie VAT z zakupu — w tym noclegi
Skoro kupujesz usługę po to, by ją odsprzedać (czynność opodatkowana), przysługuje Ci odliczenie VAT naliczonego na zasadach ogólnych. Najważniejszy wyjątek od zakazu: od 2021 r. art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT pozwala odliczyć VAT od usług noclegowych nabywanych w celu ich odsprzedaży (refakturowania) — wcześniej zakaz był bezwzględny. Uwaga symetryczna: Twój odbiorca odliczy VAT z refaktury na zasadach ogólnych, chyba że dotyczy go wyłączenie (np. gastronomia pozostaje bez odliczenia).
Refaktura w JPK i KSeF
W JPK_V7 refakturę wykazujesz jak zwykłą sprzedaż, z oznaczeniem GTU, jeśli usługa jest nim objęta. Od 1 kwietnia 2026 r. (najwięksi: od 1 lutego) faktura ustrukturyzowana w KSeF to jedyna dopuszczalna forma między podatnikami — refaktura otrzymuje numer KSeF, a data przydzielenia numeru nie zmienia zasad obowiązku podatkowego opisanych wyżej.
Najczęstsze pytania
Czy mogę przepisać stawkę z faktury zakupowej?
Nie automatycznie. Stosujesz stawkę właściwą dla usługi według przepisów. W 95% przypadków będzie identyczna z zakupową — ale jeśli dostawca się pomylił, powielenie błędu obciąża już Ciebie.
Kiedy VAT przy refakturze mediów dla najemcy?
Dla mediów obowiązek podatkowy powstaje z datą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności. Wystaw refakturę niezwłocznie po fakturze źródłowej i zachowaj ten sam okres rozliczeniowy — unikniesz przesunięć między JPK.
Czy odliczę VAT z faktury za hotel, który refakturuję?
Tak — od 2021 r. przy nabyciu usług noclegowych w celu odsprzedaży odliczenie przysługuje (art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT). Warunek: faktycznie refakturujesz, a nie konsumujesz usługi we własnej działalności.
Czy refaktura usługi zwolnionej wlicza się do limitu 200 000 zł?
Sprzedaż zwolniona przedmiotowo (np. refaktura ubezpieczenia) co do zasady nie wchodzi do limitu zwolnienia podmiotowego, ale refaktury usług opodatkowanych — tak. Pilnuj limitu, jeśli korzystasz ze zwolnienia do 200 000 zł.