W skrócie:
- Doliczenie marży do refaktury jest legalne — z perspektywy VAT to po prostu odsprzedaż usługi z zyskiem, opodatkowana stawką właściwą dla usługi
- Przy usługach zwolnionych (np. ubezpieczenie) marża może zniweczyć zwolnienie: przestajesz przenosić koszt, zaczynasz świadczyć usługę pośrednictwa lub inną opodatkowaną
- Granice stawia też umowa: klauzula o „przenoszeniu kosztów” nie upoważnia do narzutu — kontrahent może odmówić zapłaty marży, której nie uzgodniono
- Alternatywa czystsza rozliczeniowo: refaktura 1:1 plus odrębna pozycja „opłata administracyjna/za obsługę” opodatkowana 23%
Możesz doliczyć marżę do refakturowanej usługi — żaden przepis nie nakazuje odsprzedaży po cenie zakupu. Z chwilą doliczenia narzutu transakcja przestaje być jednak „przeniesieniem kosztu”, a staje się zwykłą odsprzedażą z zyskiem: nadal opodatkowaną stawką właściwą dla usługi, ale z dwiema konsekwencjami, które trzeba zważyć. Pierwsza dotyczy usług zwolnionych z VAT, gdzie marża potrafi zlikwidować zwolnienie. Druga — umowy z kontrahentem, który na narzut musiał się zgodzić.
VAT: stawka bez zmian, zwolnienia pod lupą
Przy usługach opodatkowanych sprawa jest prosta: refakturujesz prąd za 1 000 zł netto z narzutem 10% — wystawiasz fakturę na 1 100 zł netto z 23%. Stawka nie zależy od tego, czy zarabiasz. Komplikacja zaczyna się przy zwolnieniach przedmiotowych. TSUE w sprawie C-224/11 (BGŻ Leasing) uznał zwolnienie refakturowanego ubezpieczenia, akcentując przeniesienie dokładnego kosztu na korzystającego. Doliczenie marży wybija z tej logiki: organy mogą uznać, że nie odsprzedajesz usługi ubezpieczeniowej, lecz świadczysz własną, opodatkowaną usługę (pośrednictwa, obsługi), a zwolnienie przepada. Praktyczna reguła: usługi zwolnione refakturuj wyłącznie 1:1, a swoje wynagrodzenie wykaż osobno.
Umowa: narzut trzeba uzgodnić
Cywilnoprawnie marża wymaga podstawy. Jeśli umowa mówi o „refakturowaniu poniesionych kosztów” — kontrahent ma prawo odmówić zapłaty nadwyżki ponad koszt i wygra spór o różnicę. Chcesz zarabiać na pośredniczeniu w zakupach? Zapisz to wprost: „koszty X przenoszone z narzutem 8%” albo „opłata za obsługę zakupów: 150 zł/mc”. Przejrzysty zapis chroni też relację: ukryta marża wykryta przy wglądzie w faktury źródłowe (o który kontrahent może poprosić) kosztuje więcej niż wynosi.
| Wariant | VAT | Ryzyka |
|---|---|---|
| Refaktura 1:1 | Stawka usługi; zwolnienia zachowane | Minimalne — standard rynkowy |
| Refaktura z marżą (usługa opodatkowana) | Stawka usługi od pełnej kwoty | Spór umowny, jeśli narzut nieuzgodniony |
| Refaktura z marżą (usługa zwolniona) | Ryzyko utraty zwolnienia — 23% od całości | Domiar VAT + odsetki przy kontroli |
| Refaktura 1:1 + odrębna opłata za obsługę | Usługa 1:1 wg swojej stawki; opłata 23% | Najczystszy podatkowo model zarabiania |
Uwaga na procedurę VAT-marża — to co innego
„Refaktura z marżą” bywa mylona z procedurą VAT-marża (art. 119 i 120 ustawy o VAT). Procedura marży to szczególny reżim dla usług turystyki oraz dostaw towarów używanych, dzieł sztuki i antyków, gdzie podstawą opodatkowania jest sama marża. Zwykła refaktura z narzutem to nie jest procedura marży — VAT liczysz od pełnej wartości sprzedaży. Jeśli jednak kompletujesz świadczenia dla podróżnego (przelot + hotel + transfer), możesz obowiązkowo wpaść w VAT-marżę dla biur podróży — wtedy zasady zmieniają się całkowicie, łącznie z brakiem odliczenia VAT od zakupów dla bezpośredniej korzyści turysty.
Refaktura 1:1 czy z narzutem — w Mizzox rozliczysz oba warianty bez błędów.
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Ceny transferowe i podmioty powiązane
Refakturujesz w grupie kapitałowej? Czyste przeniesienie kosztu 1:1 między podmiotami powiązanymi jest co do zasady akceptowane, ale usługi o wartości dodanej powinny mieć rynkowy narzut — inaczej ryzykujesz zarzut zaniżenia dochodu u świadczącego. Z kolei sztuczne marże windujące koszty u odbiorcy również przyciągają uwagę przy badaniu cen transferowych. Dokumentuj klucz alokacji i utrzymuj spójność: albo model „koszt plus” z uzasadnionym narzutem, albo czysty koszt — bez żonglowania zależnie od wyniku.
Najczęstsze pytania
Czy refaktura z marżą jest legalna?
Tak. To odsprzedaż usługi z zyskiem, opodatkowana stawką właściwą dla usługi. Warunek praktyczny: narzut musi mieć podstawę w umowie z odbiorcą.
Czy przy marży mogę nadal stosować zwolnienie (np. ubezpieczenie)?
Ryzykowne. Zwolnienie refakturowanego ubezpieczenia opiera się na przeniesieniu dokładnego kosztu (C-224/11). Marża może przekwalifikować transakcję na opodatkowaną usługę pośrednictwa — bezpieczniej: 1:1 plus odrębna opłata za obsługę z 23%.
Od czego liczę VAT przy refakturze z narzutem?
Od pełnej kwoty należnej (koszt + marża) według stawki usługi. Procedura VAT-marża, gdzie podatek liczy się od samej marży, dotyczy tylko turystyki i towarów używanych — nie zwykłych refaktur.
Jak najprościej zarabiać na refakturowaniu?
Refakturuj koszty 1:1, a wynagrodzenie wykaż jako osobną pozycję lub fakturę („opłata za obsługę administracyjną”) z 23%. Model jest przejrzysty dla kontrahenta, bezpieczny dla zwolnień i czytelny przy kontroli.