W skrócie
- Fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca – gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa, cena, stawka, ilość, udzielono rabatu, zwrócono towar albo wykryto błąd
- Obowiązkowe elementy z art. 106j: oznaczenie „faktura korygująca”, numer i data, dane faktury pierwotnej (w KSeF jej numer systemowy), przyczyna oraz prawidłowa treść pozycji
- Korekty in minus rozliczasz w okresie wystawienia korekty w KSeF (uproszczenie e-fakturowe), in plus – wstecz przy błędzie pierwotnym, na bieżąco przy nowej okoliczności
- Dla faktur ustrukturyzowanych nie funkcjonują noty korygujące – każdą zmianę, także danych formalnych, dokumentuje faktura korygująca
Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej zmieniły się jej dane: udzielono rabatu lub obniżki, zwrócono towar bądź zapłatę, podwyższono cenę albo wykryto pomyłkę w cenie, stawce, kwocie czy jakiejkolwiek innej pozycji. Korektę wystawia wyłącznie sprzedawca (nabywcy w KSeF nie przysługuje już nota korygująca), a jej obowiązkową treść wyznacza art. 106j ustawy o VAT. Poniżej wzór, moment rozliczenia korekt in minus i in plus oraz specyfika korygowania w KSeF.
Wzór: elementy faktury korygującej
| Element | Opis |
|---|---|
| Oznaczenie dokumentu | „Faktura korygująca” lub „Korekta” |
| Numer i data wystawienia korekty | Z serii korekt lub serii ogólnej – konsekwentnie |
| Dane faktury korygowanej | Numer, data, strony; dla faktury z KSeF – jej numer KSeF |
| Przyczyna korekty | np. „zwrot towaru”, „rabat posprzedażowy”, „błędna stawka VAT” |
| Treść po korekcie | Prawidłowe wartości pozycji oraz kwota różnicy (in plus / in minus) |
Dobra praktyka czytelności: pokaż trzy bloki – „było”, „powinno być”, „różnica”. Struktura FA(3) w KSeF i tak wymusza precyzyjne powiązania, ale czytelna wizualizacja oszczędza korespondencji z księgowością kontrahenta.
Kiedy korekta, a kiedy anulowanie
Anulować fakturę można wyjątkowo: gdy dokument nie wszedł do obrotu prawnego (transakcji nie było, faktury nie przekazano nabywcy). Faktura wysłana do KSeF ma nadany numer i „jest w obrocie” z definicji – pomyłki naprawiasz wyłącznie korektą, w skrajnym przypadku „zerującą” (korekta do zera przy transakcji, która nie doszła do skutku). Wystawienie „drugiej poprawnej” faktury zamiast korekty to prosta droga do podwójnego wykazania sprzedaży.
Rozliczenie: in minus i in plus
In minus (zmniejszenie): dla faktur ustrukturyzowanych sprzedawca ujmuje korektę w rozliczeniu za okres jej wystawienia w KSeF, a nabywca zmniejsza podatek naliczony w okresie otrzymania korekty w systemie – bez dawnej gimnastyki z „uzgodnieniem warunków” i dokumentacją potwierdzeń. In plus (zwiększenie): moment zależy od przyczyny – błąd istniejący od początku (zaniżona cena, zła stawka) cofa korektę do okresu faktury pierwotnej; nowa okoliczność (podwyżka uzgodniona po sprzedaży, waloryzacja) idzie na bieżąco. Rozróżnienie przyczyny wpisane w treść korekty nie jest więc ozdobnikiem – determinuje okres rozliczenia i ewentualne odsetki.
Korekta w Mizzox: wskazujesz fakturę, zmieniasz pozycje, system pilnuje numerów KSeF.
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Korygowanie w KSeF: bez not, z numerami systemowymi
Dla faktur ustrukturyzowanych nie przewidziano not korygujących – nabywca nie poprawi już sam literówki w adresie; każdą zmianę, również danych formalnych, dokumentuje faktura korygująca od sprzedawcy. Korekta musi wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej (pole powiązania w FA(3)); przy korekcie faktury sprzed ery KSeF wskazujesz jej numer własny. Korekty wystawiasz w systemie tak jak faktury – obowiązują te same terminy obowiązku KSeF, tryb offline24 i zasady wizualizacji z kodami QR. Błędny NIP nabywcy to szczególny przypadek: faktury w KSeF nie „przepiszesz” na inny podmiot inaczej niż korektą do zera i nowym dokumentem na właściwego nabywcę.
Korekta zbiorcza
Udzielasz rabatu do wszystkich dostaw dla kontrahenta z danego okresu? Możesz wystawić jedną korektę zbiorczą – z danymi wszystkich faktur korygowanych (w KSeF: ich numerami systemowymi). Przy rabacie procentowym do całości obrotu przepisy przewidują uproszczenia treści. To duża oszczędność przy programach rabatowych: jedna korekta kwartalna zamiast kilkudziesięciu pojedynczych – o ile system fakturowy potrafi zaciągnąć listę faktur okresu automatycznie.
Najczęstsze pytania
Kto wystawia fakturę korygującą – sprzedawca czy nabywca?
Zawsze sprzedawca. Nabywca może korektę zainicjować (zgłaszając błąd), ale dokument wystawia wystawca faktury pierwotnej. Nota korygująca nabywcy nie funkcjonuje dla faktur w KSeF.
Czy na korekcie muszę podać przyczynę?
Tak – przyczyna korekty jest elementem obowiązkowym (art. 106j) i rozstrzyga o momencie rozliczenia korekt in plus. Formułuj ją konkretnie: „zwrot 2 szt. towaru X”, nie „korekta faktury”.
Kiedy rozliczam korektę in minus wystawioną w KSeF?
Sprzedawca – w okresie wystawienia korekty w systemie; nabywca – w okresie jej otrzymania w KSeF. E-fakturowanie zlikwidowało wymóg gromadzenia potwierdzeń odbioru.
Jak skorygować fakturę wystawioną na zły NIP?
Korektą do zera na błędny podmiot i nową fakturą na właściwy. W KSeF nie ma technicznej możliwości „podmiany” nabywcy w istniejącym dokumencie.
Szerzej w przewodniku: jak wybrać program do faktur.
W praktyce: faktury i płatności w Mizzox.
