W skrócie:
- Nocleg refakturujesz ze stawką 8% — właściwą dla usług zakwaterowania (PKWiU 55)
- Wyjątek od zakazu odliczeń: VAT z faktury za nocleg kupiony w celu odsprzedaży odliczysz na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT (od 2021 r.)
- Nocleg własnego pracownika w delegacji to Twój koszt firmowy bez odliczenia VAT i bez refaktury — refaktura dotyczy przenoszenia kosztu na inny podmiot
- Uwaga na usługi kompleksowe: nocleg jako element organizacji szkolenia czy konferencji dzieli stawkę usługi głównej
Refaktura noclegu to odsprzedaż usługi zakwaterowania: stosujesz stawkę 8% (właściwą dla usług hotelowych), a VAT naliczony z faktury zakupowej — wbrew ogólnemu zakazowi odliczeń od noclegów — odliczysz, bo art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT od 2021 r. wyłącza z zakazu usługi nabyte w celu ich odsprzedaży. To jedna z niewielu sytuacji, w których hotel w kosztach firmy daje pełne odliczenie — pod warunkiem, że rzeczywiście przenosisz koszt na inny podmiot, a nie konsumujesz usługi we własnej działalności.
Kiedy występuje refaktura noclegu
Typowe scenariusze: wykonawca kupuje noclegi dla podwykonawców i przenosi koszt na nich lub na inwestora zgodnie z umową; agencja rezerwuje hotel dla klienta i odsprzedaje 1:1; spółka z grupy kupuje pakiet noclegów na targi i rozdziela koszt na uczestniczące spółki. Wspólny mianownik: kupujesz we własnym imieniu, ale ekonomicznie na rzecz innego podmiotu, któremu wystawiasz fakturę na tę usługę (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT). Jeśli natomiast nocleg dotyczy Twojego pracownika w delegacji — to koszt Twojej firmy: nie ma refaktury, nie ma też odliczenia VAT (zakaz z art. 88 działa w pełni).
Stawka: 8%, chyba że świadczenie jest kompleksowe
Usługi zakwaterowania (dział 55 PKWiU) objęte są stawką 8% i taką stawkę stosujesz na refakturze — niezależnie od tego, że sam kupiłeś nocleg także z 8%. Wyjątek: gdy nocleg jest składnikiem szerszej usługi, którą świadczysz (organizacja konferencji, szkolenia, eventu), nie refakturujesz go odrębnie — wchodzi do podstawy opodatkowania Twojej usługi głównej z jej stawką (zwykle 23%). Granica bywa cienka: decyduje, czy klient kupuje od Ciebie „nocleg” (odsprzedaż 8%), czy „zorganizowane szkolenie z zakwaterowaniem” (kompleks 23%).
| Scenariusz | Rozliczenie | Odliczenie VAT z zakupu |
|---|---|---|
| Odsprzedaż noclegu kontrahentowi 1:1 | Refaktura 8% | Tak (art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c) |
| Nocleg w ramach organizowanego szkolenia | W cenie usługi głównej, 23% | Tak — służy sprzedaży opodatkowanej |
| Nocleg własnego pracownika w delegacji | Koszt firmy, brak refaktury | Nie — zakaz odliczenia |
| Nocleg gościa biznesowego bez obciążania go | Koszt reprezentacji/działalności | Nie |
Odliczenie VAT: jak nie stracić wyjątku
Warunkiem odliczenia jest cel odsprzedaży — najbezpieczniej, gdy wynika on z umowy (klauzula o przenoszeniu kosztów zakwaterowania) i gdy refaktura faktycznie następuje. Organy kwestionują odliczenie, gdy „odsprzedaż” jest pozorna (np. symboliczna kwota przy faktycznej konsumpcji własnej) albo gdy nocleg rozpuszcza się w usłudze kompleksowej, a podatnik mimo to odlicza z faktury hotelowej jak z odsprzedaży. Dokumentuj łańcuch: faktura zakupu, zapis umowny, refaktura z tym samym zakresem usługi.
Refaktury na kontrahentów w minutę — z poprawną stawką i numerem KSeF.
Wystawiaj faktury w Mizzox za darmo →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Diety i podróże służbowe to inna bajka
Refaktura noclegu bywa mylona z rozliczaniem delegacji. Gdy Twój pracownik nocuje w trasie, koszty rozliczasz w reżimie podróży służbowych (dieta, ryczałty, zwrot za nocleg do limitu lub według faktury) — bez VAT do odliczenia i bez wystawiania komukolwiek faktury. Refaktura pojawia się dopiero, gdy na mocy umowy koszt noclegu ma ponieść inny podmiot — np. klient, u którego pracownik wykonuje zlecenie i który zgodził się pokrywać zakwaterowanie. Wtedy wystawiasz mu fakturę 8% i odliczasz VAT z hotelu.
Refaktura noclegu w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. refakturę noclegu na rzecz firmy wystawiasz w KSeF (najwięksi podatnicy robią to od 1 lutego). W pozycji faktury podaj hotel, termin i liczbę noclegów — np. „Odsprzedaż usługi zakwaterowania: Hotel Centrum, 12–14.06.2026, 2 doby x 2 os.” Przy odsprzedaży zagranicznych noclegów firmie polskiej pamiętaj o miejscu świadczenia: usługi związane z nieruchomością opodatkowane są tam, gdzie leży hotel — nocleg w Berlinie nie podlega polskiemu VAT i refakturujesz go bez polskiego podatku (NP), co również dokumentujesz w KSeF.
Najczęstsze pytania
Jaka stawka VAT przy refakturze hotelu?
8% — stawka właściwa dla usług zakwaterowania. Wyjątkiem jest nocleg będący elementem Twojej usługi kompleksowej (np. organizacja szkolenia) — wtedy całość idzie ze stawką usługi głównej, najczęściej 23%.
Czy odliczę VAT z faktury za hotel, skoro noclegi są objęte zakazem?
Tak, jeśli kupujesz nocleg w celu odsprzedaży — od 2021 r. art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT wyłącza refakturowane noclegi z zakazu odliczeń. Przy noclegu własnego pracownika zakaz obowiązuje w pełni.
Czy mogę refakturować nocleg z marżą?
Możesz — to wtedy odsprzedaż z zyskiem, nadal 8%, o ile przedmiotem jest sam nocleg. Uwaga na usługi turystyki: jeśli działasz jak organizator (kompletujesz świadczenia dla podróżnego), możesz wpaść w procedurę VAT-marża dla biur podróży (art. 119), która rządzi się zupełnie innymi zasadami.
Refakturuję nocleg zagraniczny — z jakim VAT?
Usługi zakwaterowania opodatkowane są w państwie położenia hotelu. Refaktura zagranicznego noclegu dla polskiej firmy jest poza polskim VAT (adnotacja NP) — podatek rozliczono za granicą w cenie zakupu.
Szerzej w przewodniku: przewodnik po programach do faktur.
W praktyce: wystawianie faktur w Mizzox.