W skrócie:
- Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą/usługą — najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty
- VAT liczysz z otrzymanej kwoty brutto metodą „w stu”: zaliczka 1 230 zł przy stawce 23% to 1 000 zł netto i 230 zł podatku
- Obowiązkowe elementy wymienia art. 106f ustawy o VAT — m.in. dane zamówienia (przedmiot, wartość, stawki) oprócz standardowych danych faktury
- Gdy zaliczka i dostawa przypadają w tym samym miesiącu, możesz pominąć fakturę zaliczkową i wystawić od razu jedną fakturę rozliczeniową
Fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy otrzymasz całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Termin: najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłata wpłynęła (możesz też wystawić ją do 60 dni przed otrzymaniem zapłaty). VAT liczysz z otrzymanej kwoty metodą „w stu”, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania pieniędzy — nie z datą faktury. Poniżej kompletny wzór elementów, przykład liczbowy i zasady obowiązujące w KSeF.
Wzór: co musi zawierać faktura zaliczkowa
Katalog elementów określa art. 106f ustawy o VAT. Obok danych wspólnych dla wszystkich faktur dochodzą dane zamówienia:
| Element | Opis |
|---|---|
| Data wystawienia i numer | Numer z Twojej serii — zaliczkowe nie wymagają osobnej numeracji |
| Dane sprzedawcy i nabywcy | Nazwy, adresy, NIP-y |
| Data otrzymania zapłaty | Jeśli różna od daty wystawienia |
| Otrzymana kwota zapłaty | Brutto — to od niej liczysz podatek „w stu” |
| Kwota podatku | Wyliczona z zaliczki wg wzoru: ZB x SP / (100 + SP) |
| Dane zamówienia | Przedmiot (nazwa towaru/usługi), ilość, wartość netto zamówienia, stawki i kwoty VAT, wartość brutto zamówienia |
Przykład: klient zamawia meble za 12 300 zł brutto (10 000 netto + 2 300 VAT) i wpłaca zaliczkę 6 150 zł. Faktura zaliczkowa: otrzymana kwota 6 150 zł, podatek 6 150 x 23/123 = 1 150 zł, netto 5 000 zł, plus pełne dane zamówienia (meble, 12 300 zł brutto, 23%).
Termin wystawienia i moment podatkowy
Dwie daty, których nie wolno mylić. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki (art. 19a ust. 8) — VAT z przykładu trafia do JPK za miesiąc wpływu pieniędzy, choćbyś fakturę wystawił dopiero 15. dnia kolejnego miesiąca. W podatku dochodowym zaliczka co do zasady nie jest jeszcze przychodem — przychód powstaje przy dostawie (z wyjątkiem ewidencjonowania wpłat na kasie przy wyborze uproszczenia). Ta asymetria VAT/PIT to najczęstsze źródło błędów księgowych przy zaliczkach.
Kiedy zaliczkowa nie jest potrzebna
Od 2023 r. art. 106b ust. 1a pozwala pominąć fakturę zaliczkową, jeżeli zapłatę otrzymałeś w tym samym miesiącu, w którym dokonałeś dostawy lub wykonałeś usługę — wystawiasz wtedy jedną fakturę „zwykłą”, pamiętając o dacie otrzymania zapłaty, gdy wyprzedziła dostawę. Faktur zaliczkowych nie wystawia się też m.in. do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz do czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje na zasadach szczególnych z datą wystawienia faktury (np. media, najem) — tam przedpłata nie kreuje obowiązku.
Zaliczkowa, końcowa i rozliczenie w KSeF — Mizzox zrobi to za Ciebie w minutę.
Wystaw fakturę zaliczkową za darmo →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Faktura zaliczkowa w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. zaliczkowe dla firm wystawiasz w KSeF jak każdą fakturę (najwięksi podatnicy — od 1 lutego). W strukturze FA(3) fakturę oznaczasz jako zaliczkową (rodzaj ZAL), a przy późniejszym rozliczeniu faktura końcowa wskazuje numery KSeF faktur zaliczkowych — dzięki temu system i kontrahent widzą pełny łańcuch rozliczenia. Praktyczna rada: opisuj zamówienie identycznie na zaliczkowej i końcowej (ta sama nazwa, to samo oznaczenie oferty czy umowy), bo rozjazdy w opisach to najczęstszy powód pytań księgowości nabywcy.
Kilka zaliczek do jednego zamówienia
Każda kolejna wpłata przed dostawą to kolejna faktura zaliczkowa — z podatkiem liczonym od tej konkretnej kwoty. Jeżeli zaliczki pokryją 100% ceny, faktury końcowej możesz już nie wystawiać (suma zaliczkowych zamyka transakcję), choć wielu sprzedawców wystawia ją dla porządku z wartościami zerowymi do dopłaty. Śledź saldo zamówienia: przy trzech zaliczkach i zmianie zakresu zamówienia łatwo o rozjazd, którego ręcznie nikt nie wyłapie — systemy fakturujące pilnują tego automatycznie, wiążąc zaliczkowe z zamówieniem i końcową.
Najczęstsze pytania
Do kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
Najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Można też wcześniej — nawet do 60 dni przed otrzymaniem wpłaty, jeśli znasz jej kwotę.
Jak obliczyć VAT z zaliczki?
Metodą „w stu” od otrzymanej kwoty brutto: VAT = zaliczka x stawka / (100 + stawka). Dla 6 150 zł przy 23%: 6 150 x 23/123 = 1 150 zł podatku.
Czy zaliczka jest przychodem w PIT?
Co do zasady nie — przychód powstaje przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi. Zaliczka rodzi natomiast obowiązek w VAT z chwilą jej otrzymania. Wyjątki dotyczą m.in. wpłat rejestrowanych na kasie fiskalnej przy wybranym uproszczeniu.
Czy fakturę zaliczkową wystawiam w KSeF?
Dla nabywcy-firmy — tak, obowiązkowo od 1 kwietnia 2026 r. Faktura końcowa powinna wskazywać numery KSeF wystawionych wcześniej zaliczkowych, co domyka rozliczenie w systemie.