Pierwsze logowanie do KSeF – szczegółowa instrukcja i wykorzystanie formularza ZAW-FA

Pierwsza autoryzacja w Krajowym Systemie e-Faktur polega na powiązaniu osoby fizycznej z firmą oraz nadaniu uprawnień do działania w systemie. To jednorazowy proces startowy, od którego zależy dalsza konfiguracja i integracja z systemami zewnętrznymi.

Pierwszy krok autoryzacji – wejście do KSeF i rozpoczęcie procesu uwierzytelnienia.

Kto wykonuje pierwszą autoryzację w KSeF?

Ważne! Wybór metody logowania zależy od osoby wykonującej pierwszą autoryzację.

Pierwszego logowania i autoryzacji w KSeF dokonuje osoba, która ma formalne prawo działać w imieniu firmy. Może to być właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, członek zarządu lub wspólnik spółki uprawniony do jej reprezentacji, a także osoba trzecia posiadająca pełnomocnictwo do KSeF złożone na formularzu ZAW-FA. Po poprawnym zalogowaniu taka osoba staje się użytkownikiem nadrzędnym w KSeF dla danej firmy i uzyskuje możliwość dalszego zarządzania dostępami w systemie.

Na czym polega pierwsza autoryzacja?

Na etapie pierwszej autoryzacji następuje przypisanie użytkownika do firmy.

Pierwsza autoryzacja polega na potwierdzeniu tożsamości osoby logującej się oraz powiązaniu jej z konkretną firmą poprzez wskazanie jej NIP-u. W wyniku tego procesu użytkownik uzyskuje dostęp do panelu KSeF i możliwość zarządzania uprawnieniami oraz dostępami w systemie. Bez przeprowadzenia pierwszej autoryzacji nie ma możliwości wystawiania faktur w KSeF, generowania tokenów ani uruchomienia integracji systemowej z innymi narzędziami.

Kto musi złożyć formularz ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA jest wymagany w sytuacji, gdy pierwszego logowania do KSeF dokonuje osoba lub podmiot zewnętrzny, działający w imieniu firmy. Dotyczy to przede wszystkim przypadków, w których dostęp do KSeF ma uzyskać biuro rachunkowe, zewnętrzna księgowa, doradca podatkowy lub inny podmiot spoza organizacji. Złożenie ZAW-FA jest konieczne zawsze wtedy, gdy uprawnienia do korzystania z KSeF mają zostać przekazane poza formalną reprezentację firmy.

ZAW-FA nie jest natomiast wymagany, gdy do KSeF loguje się właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej lub członek zarządu uprawniony do reprezentowania spółki. Formularza nie trzeba również składać w sytuacji, gdy po pierwszym logowaniu uprawnienia są nadawane wewnętrznym pracownikom firmy albo gdy właściciel samodzielnie generuje token do integracji systemowej.

Link do instrukcji złożenia formularza ZAW-FA: https://mizzox.com/baza-wiedzy/jak-zlozyc-zaw-fa-przez-e-urzad-skarbowy-kompletna-instrukcja-techniczna-krok-po-kroku/

Co dzieje się po pierwszej autoryzacji?

Po poprawnej pierwszej autoryzacji w KSeF firma uzyskuje pełny dostęp do funkcji systemu. Od tego momentu możliwe jest nadawanie i odbieranie uprawnień innym użytkownikom, generowanie tokenów potrzebnych do integracji systemowej oraz konfiguracja certyfikatów technicznych, które są niezbędne do prawidłowego działania KSeF w firmie (szczegółowy opis tego procesu znajduje się w osobnym artykule: https://mizzox.com/baza-wiedzy/certyfikaty-ksef-jak-je-wygenerowac-i-dlaczego-bez-nich-ksef-w-firmie-nie-dziala/). Po wykonaniu tych kroków można rozpocząć wystawianie faktur w KSeF i korzystać z systemu w codziennej pracy.