Tryb online i offline w KSeF – jak działają i kiedy mają zastosowanie?

Tryb online w KSeF – standardowy sposób wystawiania faktur

Tryb online to podstawowy i najczęściej wykorzystywany sposób pracy z KSeF. W tym trybie faktura jest wystawiana i jednocześnie przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym. Może się to odbywać bezpośrednio w rządowej aplikacji KSeF lub za pośrednictwem programu księgowego zintegrowanego z systemem.

Faktura wystawiona w trybie online jest uznana za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez KSeF. Od razu otrzymuje numer KSeF i staje się dostępna dla nabywcy. Jest to tryb rekomendowany do codziennej pracy, ponieważ zapewnia pełną automatyzację, bezpieczeństwo oraz natychmiastową zgodność z przepisami.

Tryb offline w KSeF – rozwiązanie awaryjne

Tryb offline ma charakter wyjątkowy i może być stosowany wyłącznie w określonych sytuacjach. Dotyczy on przypadków, w których wystawienie faktury w trybie online nie jest możliwe, na przykład z powodu braku dostępu do internetu lub czasowej niedostępności systemu KSeF.

W trybie offline faktura jest wystawiana poza KSeF, najczęściej w programie księgowym lub systemie sprzedażowym, ale nie jest od razu przesyłana do systemu. Po ustaniu przeszkody technicznej faktura musi zostać niezwłocznie przesłana do KSeF, aby została przyjęta i otrzymała numer KSeF.

Kiedy faktura offline staje się fakturą w KSeF?

Faktura wystawiona w trybie offline nie istnieje w obiegu prawnym KSeF do momentu jej przesłania i przyjęcia przez system. Dopiero po skutecznym przekazaniu faktury do KSeF uzyskuje ona status faktury ustrukturyzowanej i numer KSeF. Oznacza to, że samo wystawienie dokumentu offline nie jest wystarczające – konieczne jest późniejsze dopełnienie tego obowiązku.

Najważniejsze różnice między trybem online a offline

W trybie online faktura jest od razu przesyłana do KSeF i natychmiast uznawana za wystawioną. W trybie offline faktura powstaje tymczasowo poza systemem i wymaga późniejszego przesłania do KSeF. Tryb online zapewnia pełną automatyzację i bieżącą zgodność z przepisami, natomiast tryb offline służy wyłącznie jako rozwiązanie awaryjne, stosowane w wyjątkowych okolicznościach.