Oznaczanie faktur jako prywatnych lub niepodlegających odliczeniu w KSeF — zasady i konsekwencje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w obecnym kształcie nie przewiduje jednoznacznego mechanizmu do oznaczania faktur jako „prywatne” lub „niepodlegające odliczeniu” w samym systemie. Mimo to, przedsiębiorcy oraz księgowi muszą wiedzieć, jak zarządzać dokumentami o takim charakterze, by prawidłowo prowadzić ewidencję i wywiązać się z obowiązków podatkowych.

Czy można wystawić fakturę „prywatną” w KSeF?

Co do zasady, KSeF służy do obrotu fakturami w ramach działalności gospodarczej. Wystawienie faktury „prywatnej” (np. dla członka rodziny, znajomego lub na cel niezwiązany z działalnością gospodarczą) przez KSeF nie powoduje automatycznego oznaczenia jej jako wyłączonej z odliczenia podatkowego. System nie rozróżnia faktur wg charakteru celu ich wystawienia – wszystko zależy od danych zawartych w strukturze XML oraz interpretacji przepisów.

Jak oznaczyć fakturę jako niepodlegającą odliczeniu?

W strukturze FA(2) XML nie ma dedykowanego pola „faktura prywatna” lub „faktura niepodlegająca odliczeniu”. Informacja ta musi być:

• odpowiednio opisana na poziomie linii towarowej (np. adnotacja w nazwie towaru lub opisie),
  
• uwzględniona w dokumentacji wewnętrznej (np. polityce księgowej firmy),
  
• właściwie zaksięgowana – jako koszt nieuznawany podatkowo lub jako wydatek prywatny, co ma znaczenie przy rozliczeniach VAT i CIT.
  

Konsekwencje niewłaściwego wystawienia

Wystawienie faktury na cel prywatny w systemie KSeF może skutkować:

• koniecznością jej ujęcia w rejestrach VAT (jeśli nie zostanie wyraźnie rozdzielona jako niepodlegająca odliczeniu,
• ryzykiem zakwestionowania prawa do odliczenia przez urząd skarbowy (jeśli nabycie nie ma związku z działalnością),
• problemami w przypadku kontroli, jeżeli nie zachowano jasnych procedur.