KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) również są objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla tej grupy przedsiębiorców szczególnie ważne jest, by wdrożenie było proste, niedrogie i zgodne z przepisami – zwłaszcza że często samodzielnie prowadzą księgowość lub współpracują z biurem rachunkowym.

Co JDG musi wiedzieć:

• Obowiązek KSeF obejmuje również JDG, niezależnie od rozmiaru obrotu czy branży.
  
• Właściciel jako osoba fizyczna może logować się do e-Urzędu Skarbowego przy pomocy Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
  
• JDG może samodzielnie nadawać sobie uprawnienia w KSeF lub przekazać je swojemu biuru rachunkowemu.
  
• W przypadku korzystania z prostego programu do fakturowania – warto sprawdzić, czy wspiera on wysyłkę faktur do KSeF.
  

Uproszczone podejście dla JDG:

• Skorzystaj z bezpłatnego narzędzia Ministerstwa Finansów do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (dostępnego online).
  
• W przypadku niewielkiej liczby faktur – nie musisz integrować systemów, wystarczy ręczne wystawianie i odbieranie faktur przez przeglądarkę.
  

Warto pamiętać:

KSeF ułatwia przechowywanie i porządkowanie faktur, a także ogranicza obowiązki archiwizacyjne. Dla JDG to okazja do uproszczenia biurokracji i cyfryzacji procesu fakturowania.

1. Przechowywanie faktur – co z archiwizacją?

Jedną z kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia KSeF jest fakt, że Ministerstwo Finansów przejmuje odpowiedzialność za przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Nie oznacza to jednak, że firmy mogą całkowicie zrezygnować z własnych kopii.

Co przechowuje KSeF?

• Faktury ustrukturyzowane (w formacie XML) są przechowywane w systemie przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
  
• Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który umożliwia jej jednoznaczne wyszukanie i identyfikację.
  

Czy trzeba mieć własne kopie?

• Zalecane jest pobieranie i archiwizowanie faktur we własnym zakresie, zwłaszcza jeśli firma korzysta z systemów księgowych czy analizuje dane wewnętrznie.
  
• W przypadku kontroli skarbowej offline, dostęp do faktur z KSeF może być utrudniony, dlatego lokalne kopie mogą być pomocne.
  

Przechowywanie „po staremu” – co się zmienia?

• Nie ma już potrzeby przechowywania faktur papierowych ani PDF, jeśli zostały one poprawnie przesłane przez KSeF.
  
• Faktury spoza KSeF (np. wystawione przez zagranicznych kontrahentów) nadal podlegają tradycyjnym zasadom archiwizacji.
  

Wniosek: Mimo że KSeF zapewnia długoterminowe przechowywanie, warto wdrożyć lokalne archiwum cyfrowe, np. w formie backupu XML lub kopii PDF na potrzeby bieżącej pracy księgowej.