Jak księgować faktury z KSeF – zmiany w obiegu dokumentów?

Korzystanie z KSeF znacząco wpływa na księgowy obieg dokumentów w firmach. Zmienia się nie tylko źródło danych, ale również sposób ich pozyskiwania, autoryzacji i przechowywania. Tradycyjny obieg faktury (papierowy lub PDF) ustępuje miejsca w pełni elektronicznemu systemowi, w którym dokumentem księgowym staje się faktura XML pobrana z KSeF.

Zmiany w obiegu dokumentów:

1. Źródło danych księgowych:
   Faktura w formacie XML z KSeF staje się podstawowym dokumentem księgowym. Systemy ERP muszą być w stanie przetwarzać ten format automatycznie.
   
2. Automatyczne pobieranie i dekodowanie faktur:
   Integracja z KSeF umożliwia automatyczne pobieranie faktur, ich wizualizację oraz księgowanie bez udziału papierowych wersji czy ręcznego przepisywania danych.
   
3. Brak potrzeby archiwizacji papierowej:
   Skoro faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, nie trzeba ich drukować ani przechowywać w formie fizycznej.
   
4. Obieg akceptacyjny i workflow:
   Konieczność stworzenia nowego workflow w firmie – np. elektroniczna akceptacja faktur zakupu na podstawie wizualizacji XML.
   

Księgowanie z poziomu systemu ERP:
Faktury można automatycznie księgować, przypisując odpowiednie konta kosztowe na podstawie danych z KSeF, co znacznie skraca czas pracy działów księgowości.