System KSeF umożliwia zarówno ręczne, jak i automatyczne pobieranie wystawionych oraz otrzymanych faktur w formacie XML. Eksport ten może być realizowany poprzez aplikację Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF), przez API, jak również za pomocą narzędzi integrujących się z systemem ERP danej firmy.
Eksport faktur może odbywać się:
- Pojedynczo – poprzez identyfikator KSeF lub numer systemowy faktury,
- Zbiorczo – za pomocą filtrów daty wystawienia, rodzaju faktury, NIP-u odbiorcy itd.
Dla biur rachunkowych i dużych firm niezbędne jest wdrożenie automatycznego eksportu (np. raz dziennie), tak by zapewnić ciągłość w księgowaniu oraz archiwizacji dokumentów. Warto pamiętać, że pobierane dokumenty są w formacie XML, dlatego firmy często przekształcają je do formy PDF lub integrują z systemami OCR i workflow.