Faktura pro forma a KSeF — czy trafia do systemu i jak ją dokumentować

Krótka odpowiedź: faktury pro forma nie wystawia się w KSeF — pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT (nie dokumentuje sprzedaży, nie rodzi obowiązku podatkowego), a KSeF obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Pro formę wystawiasz jak dotąd (PDF, system sprzedażowy), a po otrzymaniu zapłaty wystawiasz właściwą fakturę — już w KSeF.

Dlaczego pro forma nie wchodzi do KSeF

KSeF przyjmuje dokumenty, które są fakturami w świetle ustawy o VAT. Pro forma pełni funkcję ofertowo-informacyjną: pokazuje kontrahentowi kwotę do zapłaty przed transakcją, ale nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym — nie daje prawa do odliczenia VAT i nie tworzy przychodu. Skoro nie jest fakturą, system nie ma jej gdzie „przyjąć”.

Jak poprawnie dokumentować transakcję z pro formą

1. Wystaw pro formę poza KSeF (PDF/e-mail/system sprzedażowy) — z wyraźnym oznaczeniem „PRO FORMA”, żeby kontrahent nie zaksięgował jej jako faktury.
2. Po otrzymaniu zapłaty wystaw właściwy dokument w KSeF: fakturę zaliczkową (przy częściowej wpłacie) lub zwykłą fakturę sprzedaży — zobacz czym jest faktura zaliczkowa.
3. Pilnuj terminu — fakturę do zaliczki wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.

Najczęstsze błędy

Dwa klasyki: kontrahent księguje pro formę jako koszt (nie wolno — to nie faktura) oraz sprzedawca zapomina wystawić właściwej faktury po wpłacie, bo „dokument przecież już był”. W KSeF ten drugi błąd stał się groźniejszy: właściwa faktura musi trafić do systemu, inaczej formalnie nie istnieje.

Pro forma i faktura właściwa z jednego miejsca

W Mizzox wystawisz pro formę, a po wpłacie zamienisz ją jednym kliknięciem w fakturę (zaliczkową lub sprzedażową) wysyłaną do KSeF — bez przepisywania danych i bez ryzyka, że o dokumencie zapomnisz.

Szerzej w przewodniku: KSeF 2026 — kompletny przewodnik.

W praktyce: wystawianie e-faktur do KSeF w Mizzox.

FAQ

Czy pro formę wystawia się w KSeF?

Nie — pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc KSeF jej nie obsługuje. Do systemu trafia dopiero właściwa faktura wystawiona po transakcji lub wpłacie.

Czy pro forma może być podstawą księgowania?

Nie — nie daje prawa do odliczenia VAT ani nie stanowi kosztu. Księguje się wyłącznie właściwą fakturę.

Co wystawić po wpłacie zaliczki na podstawie pro formy?

Fakturę zaliczkową w KSeF (przy częściowej wpłacie) albo zwykłą fakturę sprzedaży — co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zapłaty.