Krótka odpowiedź: faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną przedpłatę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w VAT, dlatego fakturę wystawiasz do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania wpłaty. Po realizacji zamówienia wystawiasz fakturę końcową, która rozlicza całość i odejmuje wcześniejsze zaliczki — chyba że zaliczka pokryła 100% ceny, wtedy końcowa nie jest konieczna.
Co zawiera faktura zaliczkowa
Elementy jak na zwykłej fakturze plus: otrzymaną kwotę zaliczki (brutto z wyliczonym VAT metodą „w stu”), dane zamówienia/umowy, której dotyczy przedpłata, oraz — przy kolejnych zaliczkach — numery poprzednich faktur zaliczkowych. VAT liczysz od otrzymanej kwoty, nie od wartości całego zamówienia.
Faktura końcowa — jak rozlicza zaliczki
Faktura końcowa pokazuje pełną wartość zamówienia i pomniejsza kwoty o wcześniejsze zaliczki (z przywołaniem numerów faktur zaliczkowych — w KSeF: ich numerów KSeF). Do zapłaty zostaje różnica. Jeśli zaliczki pokryły całość, przepisy pozwalają poprzestać na fakturach zaliczkowych — końcowa jest opcjonalna.
Zaliczkowa w KSeF
Faktura zaliczkowa to jeden ze standardowych typów dokumentów w systemie (zobacz rodzaje faktur w KSeF) — wystawiasz ją jak zwykłą fakturę ustrukturyzowaną. Pamiętaj o rozróżnieniu: pro forma (przed wpłatą, poza KSeF) to nie to samo co zaliczkowa (po wpłacie, w KSeF).
Zaliczka wpłynęła? Faktura robi się sama
W Mizzox płatności parują się z zamówieniami — po wpłynięciu zaliczki wystawiasz fakturę zaliczkową jednym kliknięciem, a końcowa sama podciąga wcześniejsze dokumenty — zero ręcznego odejmowania kwot (za darmo).
Zaliczkowa i końcowa spięte automatycznie
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
FAQ
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Po otrzymaniu przedpłaty — do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty; obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki.
Czy po zaliczkowej zawsze trzeba wystawić fakturę końcową?
Nie — gdy zaliczki pokryły 100% wartości, faktura końcowa nie jest konieczna. Przy częściowych zaliczkach końcowa rozlicza różnicę.
Czym różni się pro forma od faktury zaliczkowej?
Pro forma to dokument informacyjny przed wpłatą (poza KSeF, bez skutków podatkowych); zaliczkowa dokumentuje otrzymaną wpłatę i rodzi obowiązek w VAT.