W celu dodania kosztu należy za pomocą zielonego plusa w lewym dolnym rogu, przejść do menu wyboru, a następnie kliknąć Dodaj dokument.
W pierwszej kolejności należy wybrać rodzaj dokumentu jaki dodajemy, czyli w tym przypadku Faktura.
Następnie załączamy dokument który ma być powiązany z wystawianym dokumentem.
Po załączeniu dokumentu, można wybrać opcję Dodaj później – dokument z pustym formularzem, zyska status “Do Wprowadzenia” i trafi do workflow.
Istnieje również możliwość udostępnienia dokumentu “Do wprowadzenia” innemu użytkownikowi.
Aby od razu dodać dokument, należy wybrać przycisk Dodaj teraz. Po tym wyborze przechodzimy do formularza.
OCR
Jeśli użytkownik ma wykupiony plan Mizzox Business lub Mizzox Enterprise, w pakiecie oferowanych usług znajduję się funkcja OCR, czyli skanowanie oraz rozpoznawanie tekstu z dokumentów, obrazów i innych nośników tekstowych. Po załączeniu dokumentu, informacje zostaną wprowadzone do odpowiednich pól.
Ręczne wprowadzanie danych
W pierwszym kroku należy:
- wybrać kontrahenta – jeżeli wcześniej dane kontrahenta zostały wprowadzone do systemu, można go znaleźć za pomocą wyszukiwarki. Natomiast jeśli kontrahent nie został jeszcze dodany do systemu, można skorzystać z przycisku “Nowy” i dodać kontrahenta do systemu.
Następnie do uzupełnienia są podstawowe informacje:
- Numer dokumentu
- Typ dokumentu
- Numer rachunku
- Kwota netto
- Stawka VAT
- Kwota brutto
- Waluta
- Opis dokumentu
- Data wpływu – uzupełniana automatycznie przez system, istnieje możliwość ręcznej zmiany
- Data wystawienia
- Termin płatności
Pozostałymi opcjami jakie użytkownik ma do wyboru są:
- oznaczenie dokumentu jako zapłacono
- Split payment – do wyboru znajduję sie opcja podzielonej płatności
- oznaczenie dokumentu jako Otrzymano przez e-mail
Tagi
Przypisanie odpowiedniego tagu do dokumentu umożliwia efektywne jego wyszukanie i zarządzanie w systemie.
Ostatnim krokiem przed dodaniem dokumentu jest proces obiegu:
- Dokument może mieć przypisany proces obiegu, w tym wypadku wybieramy jeden z dodanych do systemu obiegów oraz użytkownika na który ma być aktualnie przypisany dokument (jeżeli etap obiegu ma tylko jednego użytkownika zostanie on automatycznie przypisany),
- Dokument może nie mieć procesu obiegu w tym przypadku osoba dodająca dokument może wykonywać wszystkie operacje na dokumencie.
Aby dodać dokument do systemy wystarczy kliknąć przycisk Dodaj.