Krótka odpowiedź: KSeF weryfikuje każdą fakturę automatycznie — pod kątem zgodności ze schemą FA(3) (XSD), poprawności struktury i uprawnień wystawcy. Dokument z błędem jest odrzucany i formalnie NIE jest wystawiony. Czego system nie sprawdza i jakie błędy zdarzają się najczęściej — poniżej.
Co sprawdza KSeF przy przyjęciu faktury
KSeF automatycznie weryfikuje poprawność przesyłanych faktur ustrukturyzowanych. Każdy dokument musi spełniać wymagania techniczne (zgodność z XSD) oraz logiczne (poprawność danych). Jeśli faktura zawiera błędy, nie zostanie zarejestrowana – system odrzuci ją wraz z komunikatem błędu.
Najczęstsze błędy przy przesyłaniu faktur do KSeF:
- Nieprawidłowa struktura XML
Brak wymaganych pól, błędna hierarchia elementów, niezgodność ze schematem FA(2). - Niezgodność NIP lub danych kontrahenta
System sprawdza zgodność NIP i formy działalności z rejestrem podatników VAT. Błędne dane powodują odrzucenie faktury. - Błędy w wartościach liczbowych
Nieprawidłowe obliczenia podatku VAT, różnice między sumami pozycji a podsumowaniem. - Niedozwolone znaki lub formatowanie tekstu
XML nie akceptuje niektórych znaków specjalnych i błędnego kodowania (np. znaki HTML, brak UTF-8). - Brak poprawnego uwierzytelnienia
Użytkownik nieposiadający uprawnień do wystawiania faktur lub błędnie podpisany dokument.
Aby uniknąć problemów, warto przed przesłaniem przeprowadzać lokalną walidację dokumentów oraz korzystać z sandboxa udostępnionego przez MF.
Najczęstsze błędy odrzucenia i jak ich unikać
- Niezgodność ze schemą — brakujące pola wymagane, złe formaty dat/kwot; rozwiązanie: program generujący XML automatycznie zamiast ręcznych plików.
- Błędy sesji i uprawnień — wygasły token, brak roli podmiotu uprawnionego.
- Niespójność kwot — sumy pozycji nie zgadzają się z podsumowaniem.
- Uwaga: KSeF NIE weryfikuje merytorycznie NIP nabywcy — faktura na błędny NIP przejdzie walidację; zobacz walidację NIP nabywcy.
Zero odrzuconych faktur — walidacja zanim dokument wyjdzie
W Mizzox faktura jest sprawdzana pod schemę FA(3) i kompletność danych PRZED wysyłką, a dane nabywcy pobierają się z GUS — odrzuty z KSeF przestają być Twoim problemem (za darmo).
Faktury przechodzą walidację KSeF za pierwszym razem
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Szerzej w przewodniku: wszystko o KSeF w jednym miejscu.
W praktyce: KSeF w Mizzox bez dodatkowych kroków.
FAQ
Co sprawdza KSeF przy przyjmowaniu faktury?
Zgodność XML ze schemą FA(3) (walidacja XSD), poprawność struktury i kwot oraz uprawnienia wystawcy. Dokument z błędem jest odrzucany.
Czy odrzucona faktura jest wystawiona?
Nie — faktura odrzucona przez KSeF nie ma numeru KSeF-ID i formalnie nie istnieje w obrocie; trzeba ją poprawić i wysłać ponownie.
Czy KSeF sprawdza NIP nabywcy?
Tylko formalnie (format). System nie weryfikuje, czy NIP należy do właściwego kontrahenta — to odpowiedzialność wystawcy.