Walidacja NIP nabywcy w KSeF i postępowanie przy błędnych danych

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało na celu uszczelnienie systemu podatkowego i uproszczenie procesu wystawiania faktur. Jednak mimo automatyzacji wielu procesów, system KSeF nie weryfikuje poprawności numeru NIP nabywcy na etapie przyjmowania faktury.

W praktyce oznacza to, że faktura może zostać wysłana do KSeF i otrzymać numer identyfikacyjny nawet wtedy, gdy:

• numer NIP jest błędny (np. pomylony o jedną cyfrę),
• kontrahent w ogóle nie istnieje w CEIDG, KRS lub rejestrze VAT,
• podmiot jest zawieszony lub wykreślony z rejestru.

Jakie są skutki wystawienia faktury z błędnym NIP?

Brak walidacji NIP w KSeF może prowadzić do poważnych problemów zarówno podatkowych, jak i organizacyjnych. Wystawienie faktury z nieprawidłowym numerem NIP może skutkować:

• niemożnością odnalezienia faktury przez nabywcę w systemie KSeF (co opóźnia płatność),
• sporami księgowymi i koniecznością korygowania dokumentacji,
• ryzykiem sankcji podatkowych w przypadku kontroli, jeśli faktura trafiła do niewłaściwego podmiotu,
• zaburzeniem automatycznej dekretacji i importu dokumentów w systemach ERP po stronie nabywcy.

Co zrobić w przypadku wykrycia błędu NIP?

Jeśli błąd został zauważony po wysłaniu faktury do KSeF, należy niezwłocznie:

1. Poinformować kontrahenta, aby nie próbował księgować błędnego dokumentu.
2. Wystawić fakturę korygującą w KSeF – najlepiej jako korektę „do zera”, jeśli cały dokument był nieprawidłowy.
3. Wystawić nową fakturę z poprawnymi danymi, uwzględniając prawidłowy numer NIP oraz inne elementy transakcji.

Pamiętaj, że faktura pierwotna i korekta muszą być powiązane w systemie KSeF, a nabywca będzie widział historię zmian.

Jak zapobiegać błędom NIP w fakturach?

Aby ograniczyć ryzyko pomyłek i błędnych numerów identyfikacji podatkowej, warto wdrożyć w firmie dobre praktyki weryfikacji danych kontrahentów:

• Integracja z systemami zewnętrznymi: Wiele programów do fakturowania (np. zintegrowanych z Mizzox) oferuje możliwość automatycznego pobierania danych kontrahenta z baz GUS, CEIDG, KRS lub VIES na podstawie numeru NIP.
• Podwójna weryfikacja: Dobrą praktyką jest ręczne sprawdzenie numeru NIP i danych rejestrowych, zwłaszcza przy pierwszej transakcji z nowym kontrahentem.
• Szkolenie pracowników działu księgowości i sprzedaży: Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur powinny znać konsekwencje błędów i mieć dostęp do narzędzi walidujących dane.
• Autouzupełnianie danych: Nowoczesne systemy ERP i programy do fakturowania oferują funkcje, które automatycznie uzupełniają dane kontrahenta po wpisaniu numeru NIP – minimalizując ryzyko pomyłki.

Czy KSeF w przyszłości będzie walidować NIP?

Na dzień dzisiejszy (stan na 2025 rok) KSeF nie sprawdza istnienia podmiotu w czasie rzeczywistym. Jednak Ministerstwo Finansów zapowiada stopniowy rozwój funkcjonalności systemu, w tym możliwe rozszerzenie walidacji danych kontrahentów. Może to obejmować:

• weryfikację statusu VAT nabywcy,
• sprawdzenie aktywności w rejestrach CEIDG i KRS,
• ostrzeżenia o błędnym lub zawieszonym podmiocie.

Z tego względu warto już dziś zadbać o jakość danych przesyłanych do KSeF, aby uniknąć konieczności masowych korekt w przyszłości.