VAT-9M — kto składa, do kiedy i ile wynosi [2026]

Krótka odpowiedź: VAT-9M to deklaracja dla przedsiębiorców, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT, ale kupili usługę od zagranicznego kontrahenta i muszą rozliczyć od niej polski VAT. Składa się ją wyłącznie elektronicznie, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi — i w tym samym terminie zapłacić podatek. Obowiązuje wersja VAT-9M(11).

Kto składa VAT-9M

Deklarację składają podatnicy, którzy nie rozliczają VAT na zasadach ogólnych, a mimo to muszą odprowadzić podatek od konkretnej transakcji. W praktyce dotyczy to:

• przedsiębiorców zwolnionych z VAT podmiotowo (do 200 000 zł obrotu) lub przedmiotowo,
• jednoosobowych działalności korzystających ze zwolnienia,
• fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji niebędących czynnymi podatnikami VAT.

Kto NIE składa VAT-9M: czynni podatnicy VAT — oni rozliczają import usług w JPK_V7M lub JPK_V7K. Podatnicy zarejestrowani do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów składają szerszą deklarację VAT-8.

Warunkiem formalnym jest wcześniejsza rejestracja: w formularzu VAT-R (wersja 17) należy zaznaczyć pole 67 — zgłoszenie nabywania usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.

Kiedy to Ciebie dotyczy — sytuacje z praktyki

To nie jest egzotyczny przypadek. Najczęstsze sytuacje u małych firm zwolnionych z VAT:

• zakup reklam w Google Ads lub Meta,
• subskrypcja oprogramowania od firmy z USA lub Irlandii,
• zakup licencji, hostingu, narzędzi SaaS od zagranicznego dostawcy,
• usługi graficzne, programistyczne lub marketingowe kupione za granicą,
• prowizje platform sprzedażowych z siedzibą poza Polską.

Zasada jest taka: gdy zagraniczny usługodawca nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, podatek rozlicza nabywca. Faktura przychodzi bez VAT — i to Ty musisz go naliczyć i wpłacić.

Termin — do 25. dnia, ale liczonego inaczej niż myślisz

Deklarację składasz i podatek płacisz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 99 ust. 9 ustawy o VAT).

Uwaga na najczęstszy błąd: decyduje data wykonania usługi, a nie data wystawienia faktury. Jeśli usługa została wykonana w marcu, a faktura przyszła w kwietniu — deklarację składasz do 25 kwietnia, za marzec.

VAT-9M składasz tylko za te miesiące, w których transakcja faktycznie wystąpiła. Nie ma obowiązku składania „zerówek” za miesiące bez zakupów — i tym VAT-9M różni się od VAT-8, którą składa się co miesiąc niezależnie od obrotu.

Jak wypełnić VAT-9M krok po kroku

Wzór VAT-9M(11) określa rozporządzenie Ministra Finansów z 27 stycznia 2025 r. (Dz.U. poz. 131).

1. NIP i okres rozliczeniowy — miesiąc i rok, w którym powstał obowiązek podatkowy.
2. Urząd skarbowy i cel złożenia — urząd właściwy według siedziby (osoby prawne) lub miejsca zamieszkania (osoby fizyczne). Cel: złożenie albo korekta.
3. Część C — rozliczenie podatku należnego. Pozycje 10–11 to import usług. Pozycje 14–15 to nabycie towarów i usług z odwrotnym obciążeniem: podstawa opodatkowania i kwota podatku.
4. Obliczenie podatku — podstawa pomnożona przez polską stawkę właściwą dla danej usługi, najczęściej 23%.
5. Suma do zapłaty — pozycja 16.

W deklaracji wykazuje się wyłącznie podatek należny. Pola na podatek naliczony nie ma — i to prowadzi do najważniejszej konsekwencji finansowej opisanej niżej.

Ile to kosztuje i czy można odliczyć

Podatek liczysz według polskiej stawki dla danej usługi. Przy reklamie internetowej, oprogramowaniu czy usługach marketingowych będzie to zwykle 23%.

Tego podatku nie odliczysz. Jesteś podatnikiem zwolnionym, więc VAT należny nie „przekształca się” w VAT naliczony do odliczenia. To realny koszt.

Praktyczny wniosek: kupując reklamy za 1 000 zł od zagranicznej platformy, faktycznie wydajesz 1 230 zł. Warto to uwzględniać w budżecie, zanim zaskoczy Cię przy rozliczeniu.

Jak złożyć — tylko elektronicznie

Forma papierowa jest niedopuszczalna. VAT-9M składa się wyłącznie elektronicznie, dwoma drogami:

• portal podatki.gov.pl — uwierzytelnienie Profilem Zaufanym, bankowością elektroniczną, aplikacją mObywatel albo danymi autoryzującymi,
• system e-Deklaracje — z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Po wysyłce pobierz i zachowaj UPO — urzędowe poświadczenie odbioru. To jedyny dowód terminowego złożenia.

VAT-9M czy VAT-8 — czym się różnią

VAT-9M — gdy zarejestrowałeś się wyłącznie do importu usług. Składasz tylko w miesiącach z transakcją.

VAT-8 — gdy zarejestrowałeś się także do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Składasz co miesiąc, nawet gdy nic nie kupiłeś.

Jeśli rejestrujesz się tylko po to, żeby rozliczać zakup zagranicznych usług, VAT-9M jest wariantem prostszym i mniej obciążającym.

Cztery najczęstsze błędy

Liczenie terminu od daty faktury. Liczy się data wykonania usługi.

Brak zgłoszenia VAT-R przed pierwszym zakupem. Rejestracja powinna nastąpić przed transakcją, nie po niej.

Próba odliczenia podatku. Podatnik zwolniony nie odlicza — VAT-9M nie ma pola na podatek naliczony.

Złożenie deklaracji bez zapłaty. Podatek płaci się w tym samym terminie co deklarację. Samo złożenie nie zamyka sprawy.

Najczęstsze pytania

Co to jest VAT-9M?
Deklaracja, w której podatnik zwolniony z VAT rozlicza podatek należny od importu usług i transakcji z odwrotnym obciążeniem.

Kiedy płaci się VAT-9M?
Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Ile wynosi VAT-9M?
Tyle, ile polska stawka VAT dla nabytej usługi — najczęściej 23% wartości zakupu.

Co wykazuje się w VAT-9M?
Wyłącznie podatek należny: import usług (poz. 10–11) oraz nabycia z odwrotnym obciążeniem (poz. 14–15).

Czy VAT-9M składa się co miesiąc?
Nie. Tylko za miesiące, w których wystąpiła transakcja.

Czy zwolniony z VAT musi płacić VAT od reklam Google?
Tak. To klasyczny import usług — podatek rozlicza nabywca, składając VAT-9M.