Klient twierdzi, że nie dostał faktury – jak udowodnić doręczenie

„Nie dostaliśmy faktury” to wymówka numer jeden w polskim B2B – wygodna, bo brzmi niewinnie i przerzuca winę na Ciebie. Ma jednak dwie słabości: po pierwsze, często nie ma znaczenia prawnego, po drugie – w erze KSeF da się ją obalić w 30 sekund.

Czy brak faktury w ogóle wstrzymuje zapłatę?

Rzadziej, niż dłużnicy sądzą. Obowiązek zapłaty wynika z umowy i wykonania świadczenia, a faktura jest dokumentem rozliczeniowym. Jeśli termin płatności ustalono w umowie lub zamówieniu (np. „14 dni od wykonania usługi”), biegnie on niezależnie od losów PDF-a w skrzynce. Inaczej, gdy umowa wiąże termin z doręczeniem faktury („30 dni od otrzymania faktury”) – wtedy dowód doręczenia staje się kluczowy. Sprawdź, który wariant masz w umowie, zanim odpowiesz klientowi.

Dowody doręczenia – od najmocniejszego

• Numer KSeF: faktura ustrukturyzowana z chwilą przydzielenia numeru znajduje się w systemie urzędowym, do którego nabywca-podatnik ma dostęp. Argument „nie dostałem” wobec dokumentu z numerem KSeF i datą jego nadania praktycznie przestaje istnieć – wystarczy podać numer i datę.
• E-mail: wiadomość z załączoną fakturą wysłana na adres wskazany w umowie/stałej praktyce + brak komunikatu o błędzie doręczenia. Wzmacniacze: potwierdzenie odczytu, systemowy log wysyłki, wcześniejsze opłacone faktury wysyłane tą samą drogą (utrwalona praktyka).
• List polecony za potwierdzeniem odbioru – a przy unikaniu odbioru działa domniemanie doręczenia po podwójnym awizo.

Jak odpowiedzieć klientowi (skrypt)

Tego samego dnia, rzeczowo i bez sarkazmu: „Fakturę nr X wysłaliśmy [data] na adres [e-mail] – w załączeniu ponownie PDF oraz numer KSeF [numer] z datą wystawienia. Termin płatności upłynął [data] / upływa [data]. Prosimy o przelew do [dziś + 3 dni robocze]”. Trzy elementy robią robotę: dowód pierwotnej wysyłki, natychmiastowe ponowne doręczenie (odbiera wymówkę na przyszłość) i krótki, konkretny termin. Jeśli po nim nie ma wpłaty – wymówka była zasłoną dymną i przechodzisz do standardowej eskalacji: ponaglenie z odsetkami, wezwanie do zapłaty, e-sąd.

Jak zamknąć temat systemowo

1. Adres e-faktury w umowie: jeden wskazany adres + zapis, że wysyłka na niego jest skuteczna z chwilą nadania,
2. KSeF jako kanał podstawowy – data i numer z systemu urzędowego zamiast dyskusji o skrzynkach,
3. automatyczna wysyłka i przypomnienia: faktura wychodzi od razu po wykonaniu usługi, a przypomnienie przed terminem wyłapuje „zaginięcia”, zanim staną się zaległością.

Najczęstsze pytania

Klient mówi, że faktura wpadła w spam – czy to jego problem?

Jeżeli wysłałeś na adres wskazany w umowie, ryzyko konfiguracji skrzynki leży po jego stronie. Grzecznościowo wyślij ponownie, ale termin liczy się od pierwotnego doręczenia.

Termin w umowie liczony „od otrzymania faktury” – klient gra na zwłokę.

Wysyłaj listem poleconym lub przez KSeF i licz termin od daty doręczenia/przydzielenia numeru. Przy nowych umowach zmień zapis na „od daty wystawienia”.

Czy mogę naliczać odsetki, skoro klient „nie widział” faktury?

Odsetki należą się od dnia po upływie terminu zapłaty – jeśli termin biegł (umowa, skuteczne doręczenie), odsetki biegną razem z nim.

Klient żąda duplikatu papierowego przed zapłatą.

Możesz go wysłać, ale zaznacz, że nie zmienia to terminu płatności. Przy fakturach w KSeF pojęcie duplikatu traci rację bytu – dokument cały czas jest w systemie.

Podsumowanie

„Nie dostałem faktury” obalasz w trzech ruchach: dowód wysyłki (najlepiej numer KSeF), natychmiastowe ponowne doręczenie, krótki termin na przelew. A systemowo – jeden umowny adres e-faktur i automat, który wysyła oraz przypomina za Ciebie.

Materiał informacyjny – nie stanowi porady prawnej. Podstawy: KC, ustawa o VAT – faktury ustrukturyzowane (isap.sejm.gov.pl, podatki.gov.pl).

Szerzej w przewodniku: co zrobić, gdy klient nie zapłacił faktury.

W praktyce: automatyczne monity o płatności w Mizzox.