Czym są koszty? Koszty to zmniejszenie korzyści ekonomicznych firmy w danym okresie, np. zużyte materiały, czynsz, wynagrodzenia czy amortyzacja. W księgach rachunkowych definiuje je ustawa o rachunkowości. W podatkach liczą się koszty uzyskania przychodu z art. 22 ustawy o PIT, czyli wydatki poniesione, by osiągnąć lub zabezpieczyć przychód.
Koszty w rachunkowości
Art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości określa koszty i straty jako uprawdopodobnione zmniejszenia korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym, o wiarygodnie określonej wartości. Przybierają formę zmniejszenia aktywów albo zwiększenia zobowiązań i rezerw. Prowadzą do zmniejszenia kapitału własnego w inny sposób niż wycofanie środków przez właścicieli.
Prościej: koszt to to, co firma zużyła, aby działać. Wypłata zysku wspólnikom kosztem nie jest, bo to wycofanie środków przez właścicieli. Zakup maszyny też nie trafia od razu w koszty. Maszyna staje się środkiem trwałym, a kosztem jest jej stopniowe zużycie, czyli amortyzacja. Więcej o tym w artykule czym są aktywa trwałe.
Koszty uzyskania przychodu
Według art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Podobną zasadę ma ustawa o CIT dla spółek. Wydatek nie musi przynieść przychodu. Wystarczy, że miał mu służyć, np. nieudana kampania reklamowa.
Art. 23 zawiera długą listę wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów, nawet jeśli mają związek z firmą. Zanim zaksięgujesz nietypowy wydatek, sprawdź go z tą listą. Osobna kwestia to składki ZUS przedsiębiorcy, które opisujemy w artykule czy składki ZUS można zaliczyć do kosztów.
| Cecha | Koszt rachunkowy | Koszt podatkowy (KUP) |
|---|---|---|
| Przepisy | ustawa o rachunkowości | ustawa o PIT (art. 22–23) lub ustawa o CIT |
| Cel | rzetelny obraz wyniku finansowego | obliczenie podstawy opodatkowania |
| Kto stosuje | firmy prowadzące księgi rachunkowe | każdy podatnik rozliczający dochód |
| Wydatki z listy wyłączeń | są kosztem, jeśli zmniejszają korzyści | nie obniżają podatku |
Rodzaje kosztów
- Stałe i zmienne. Koszty stałe, np. czynsz czy abonamenty, nie zależą od liczby sprzedanych usług. Koszty zmienne, np. materiały czy prowizje, rosną razem ze sprzedażą.
- Bezpośrednie i pośrednie. Bezpośrednie da się przypisać do konkretnego przychodu, np. zakup towaru do odsprzedaży. Pośrednie służą całej firmie, np. księgowość czy telefon.
- Rodzajowe. Grupowanie według tego, co zużyto: amortyzacja, materiały i energia, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne.
- Podatkowe i niepodatkowe. Część kosztów obniża wynik w księgach, ale nie obniża podatku.
Podział na bezpośrednie i pośrednie ma skutek podatkowy. Firma stosująca metodę memoriałową rozlicza koszty bezpośrednie w roku, w którym osiągnęła związany z nimi przychód, a pośrednie w dacie poniesienia. Przy KPiR z metodą uproszczoną wszystkie koszty ujmuje się w dacie poniesienia, czyli zwykle w dacie wystawienia faktury.
Płatności powyżej 15 000 zł a koszty
Art. 19 Prawa przedsiębiorców wymaga płatności przez rachunek płatniczy, gdy drugą stroną jest przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę płatności. Według art. 22p ustawy o PIT kosztem nie jest ta część wydatku, którą przy takiej transakcji zapłacono bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Rozbicie zakupu na kilka wpłat gotówkowych nie pomaga, bo liczy się wartość całej transakcji.
Przykład z praktyki
Firma szkoleniowa ma miesięczne koszty stałe 12 000 zł: najem sali, księgowość, oprogramowanie i wynagrodzenie koordynatorki. Na każdego uczestnika wydaje 150 zł na materiały i catering. Uczestnik płaci 450 zł.
- Każdy uczestnik pokrywa 300 zł kosztów stałych (450 zł minus 150 zł).
- Próg rentowności to 40 uczestników w miesiącu (12 000 zł podzielone przez 300 zł).
- Przy 30 uczestnikach przychód wynosi 13 500 zł, a koszty 16 500 zł (12 000 zł stałych i 4 500 zł zmiennych). Miesiąc kończy się stratą 3 000 zł.
- Przy 50 uczestnikach przychód wynosi 22 500 zł, koszty 19 500 zł, a wynik 3 000 zł na plusie. Dziesięć osób ponad próg daje 3 000 zł zysku, bo koszty stałe są już pokryte.
- Gdy właściciel kupi do sali sprzęt za 18 000 zł od innej firmy i zapłaci w trzech ratach gotówką, transakcja przekroczy 15 000 zł, a wydatek nie obniży podatku.
Faktury kosztowe łatwiej kontrolować, gdy wszystkie trafiają do jednego obiegu dokumentów, np. w module obiegu dokumentów Mizzox.
Najczęstsze błędy
- Utożsamianie wydatku z kosztem. Zakup środka trwałego to wydatek, a kosztem jest jego amortyzacja.
- Zaliczanie do kosztów wydatków prywatnych tylko dlatego, że faktura ma NIP firmy.
- Pomijanie listy z art. 23 ustawy o PIT przy nietypowych zakupach.
- Płatność gotówką za transakcję powyżej 15 000 zł z innym przedsiębiorcą.
- Ustalanie cen bez podziału na koszty stałe i zmienne, przez co firma nie zna swojego progu rentowności.
Źródła
- Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 120
- Wyrok WSA w Lublinie I SA/Lu 33/24 (przytacza art. 22 ust. 1 i art. 22p ustawy o PIT oraz art. 19 Prawa przedsiębiorców)
- Poradnik Przedsiębiorcy: koszt w rozumieniu art. 22 ustawy o PIT
Szerzej w przewodniku: przewodnik po organizacji firmy.
W praktyce: porządek w dokumentach firmowych.
FAQ
Co to są koszty w firmie?
To zmniejszenie korzyści ekonomicznych w danym okresie, np. zużyte materiały, czynsz, wynagrodzenia i amortyzacja. Wypłaty dla właścicieli nie są kosztem.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
To wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem wydatków z art. 23 ustawy o PIT. Obniżają podstawę opodatkowania.
Jakie są rodzaje kosztów?
Najczęściej dzieli się je na stałe i zmienne, bezpośrednie i pośrednie oraz według rodzaju, np. amortyzacja, materiały, usługi obce i wynagrodzenia. W podatkach liczy się też podział na koszty podatkowe i niepodatkowe.
Czym różni się koszt rachunkowy od kosztu podatkowego?
Koszt rachunkowy pokazuje rzeczywisty wynik firmy według ustawy o rachunkowości. Koszt podatkowy to tylko ta część wydatków, którą ustawa o PIT lub CIT pozwala odjąć od przychodu.
Czy wydatek zapłacony gotówką może być kosztem?
Tak, z wyjątkiem transakcji z innym przedsiębiorcą o wartości powyżej 15 000 zł. Wtedy część zapłacona poza rachunkiem płatniczym nie jest kosztem podatkowym.
