W skrócie:
- W działalności gospodarczej opodatkowany jest przychód NALEŻNY: data wykonania usługi/wydania towaru, nie później niż wystawienie faktury — zapłata bez znaczenia
- Zaliczkę na PIT/CIT płacisz więc także od faktur, które klient dopiero „obiecuje” zapłacić
- Symetryczny wentyl: ulga na złe długi w podatku dochodowym — po 90 dniach od terminu płatności pomniejszasz podstawę (dochód) o niezapłacone kwoty
- Gdy dług staje się definitywnie nieściągalny — przy spełnieniu warunków zaliczysz go do kosztów
Podatek dochodowy ma tę samą niewygodną cechę co VAT: nie interesuje go stan Twojego konta, tylko stan Twoich faktur. W działalności gospodarczej opodatkowany jest przychód należny — czyli kwoty, których możesz się domagać, choćby nikt ich jeszcze nie zapłacił. Zrozumienie tej zasady wyjaśnia, dlaczego firma „na papierze” zyskowna potrafi nie mieć na zaliczkę podatkową — i co z tym zrobić.
Kiedy powstaje przychód należny
Data przychodu to co do zasady dzień wydania rzeczy lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności — cokolwiek nastąpi pierwsze. Wystawiłeś w marcu fakturę z terminem 30 dni? Przychód jest marcowy, wchodzi do zaliczki płatnej do 20 kwietnia — nawet jeśli klient zapłaci w czerwcu albo wcale. Przy usługach rozliczanych okresowo (abonamenty) przychód powstaje ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Wyjątkiem kasowym są zaliczki i przedpłaty na przyszłe okresy — te co do zasady nie są przychodem w chwili otrzymania (stają się nim przy realizacji), co czyni model przedpłatowy podwójnie zdrowym.
Ile kosztuje memoriał przy zwłoce klientów
Przykład na skali JDG: liniowiec 19% z fakturą 20 000 zł netto niezapłaconą w terminie wykłada 3 800 zł zaliczki z własnej poduszki (plus VAT, o którym piszemy w artykule o VAT od niezapłaconej faktury). Dwóch takich klientów w kwartale i „rentowna” firma zaczyna szukać finansowania na podatki od pieniędzy, których nie zobaczyła.
Fiskus liczy przychód należny. Ty licz dni po terminie.
Zobacz, ile wisi po terminie →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Ulga na złe długi w PIT/CIT: symetryczny wentyl
Od strony wierzyciela mechanizm działa lustrzanie do VAT: jeżeli wierzytelność nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności, możesz zmniejszyć podstawę obliczenia podatku (już na etapie zaliczek, a rozliczyć w zeznaniu) o zaliczone wcześniej do przychodów kwoty. Warunki obejmują m.in. status dłużnika (nie może być w trakcie upadłości/restrukturyzacji na określony moment) i nieprzedawnienie wierzytelności. Zapłata w przyszłości = korekta powrotna. Efekt praktyczny: memoriał boli maksymalnie przez ok. kwartał — potem podatkowo „oddajesz” niezapłacony przychód, a windykacyjnie dalej go ścigasz.
Gdy dług umiera: koszty uzyskania przychodu
Ulga to zawieszenie; definitywny pogrzeb długu rozlicza się inaczej — wierzytelność wcześniej zarachowaną jako przychód należny, której nieściągalność właściwie udokumentujesz (postanowienie komornika o bezskuteczności, rozstrzygnięcia upadłościowe, protokół opłacalności dla drobnych kwot), zaliczysz do kosztów podatkowych w kwocie netto. Szczegółowy przewodnik po dokumentowaniu nieściągalności publikujemy osobno w tej serii — tu zapamiętaj sekwencję: memoriał → ulga po 90 dniach → koszt przy udokumentowanej nieściągalności.
Ryczałt: uwaga, inne reguły
Ryczałtowiec też rozlicza przychód należny — ale nie pomniejszy go o koszty, więc nieściągalny dług nigdy nie stanie się „kosztem”. Tym większa waga ulgi na złe długi (działa także w ryczałcie — pomniejszasz przychody) oraz prewencji: przedpłat, krótkich terminów i szybkiej windykacji. Przy powtarzalnych zatorach warto policzyć z księgową, czy forma opodatkowania wciąż pasuje do profilu ryzyka klientów.
Najczęstsze pytania
Czy mogę po prostu wystawić fakturę później, „jak zapłacą”?
Nie — przychód powstaje najpóźniej z wykonaniem usługi/wydaniem towaru, a faktura ma swoje ustawowe terminy wystawienia. Sterowanie datą faktury nie odracza przychodu, za to potrafi ściągnąć odsetki i sankcje.
Klient zapłacił po tym, jak skorzystałem z ulgi — co robię?
Korekta powrotna: zwiększasz podstawę w rozliczeniu za okres otrzymania zapłaty. Ulga jest odwracalna z definicji — niczego nie „psujesz”, korzystając z niej.
Czy odsetki od dłużnika też są przychodem należnym?
Nie — odsetki (i rekompensaty) rozliczasz kasowo, w dacie faktycznego otrzymania. To jedna z niewielu kasowych wysepek w memoriałowym morzu.
Ulga w PIT wymaga tych samych 90 dni co w VAT?
Tak, terminy są zsynchronizowane — w praktyce po 90. dniu robisz przegląd niezapłaconych faktur i korygujesz oba podatki za jednym podejściem.
Podsumowanie
PIT/CIT płacisz od faktur, nie od przelewów — ale po 90 dniach ulga na złe długi oddaje Ci podatek od niezapłaconych, a udokumentowana nieściągalność zamienia resztę w koszt. Kalendarz podatkowy premiuje tych, którzy windykują szybko i dokumentują porządnie.
Materiał informacyjny — nie stanowi porady podatkowej. Podstawy: ustawa o PIT (art. 14, 26i), ustawa o CIT (art. 12, 18f) — isap.sejm.gov.pl.
Szerzej w przewodniku: przewodnik po windykacji faktury.
W praktyce: automatyczne monity o płatności w Mizzox.