Zadatek czy zaliczka: czym się różnią i co lepiej zabezpiecza

Zadatek czy zaliczka: czym się różnią? Zadatek (art. 394 Kodeksu cywilnego) to wpłata, która przepada, gdy płacący nie wykona umowy, a wraca w podwójnej wysokości, gdy umowy nie wykona druga strona. Zaliczka to zwykła część ceny zapłacona z góry, która przy niewykonaniu umowy co do zasady wraca do płacącego. Wykonawcę, który blokuje termin i kupuje materiał pod klienta, lepiej zabezpiecza zadatek.

Czym jest zadatek

Zadatek to kwota, którą jedna strona daje drugiej przy zawarciu umowy. Jeśli umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na cenę. Jeśli nie, działają zasady z art. 394 KC:

• gdy umowy nie wykona strona, która dała zadatek, np. klient rezygnuje, druga strona może odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek,
• gdy umowy nie wykona strona, która zadatek otrzymała, np. wykonawca nie zrealizuje zlecenia, druga strona może odstąpić i żądać sumy dwukrotnie wyższej,
• gdy umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem albo nie zostanie wykonana z przyczyn, za które żadna strona nie odpowiada lub odpowiadają obie, zadatek się zwraca.

Zadatek nie wymaga wykazywania szkody. To gotowa rekompensata za zerwanie umowy. Strona może jednak zamiast odstąpienia żądać wykonania umowy i odszkodowania na zasadach ogólnych.

Czym jest zaliczka

Zaliczka nie ma osobnego przepisu. To przedpłata na poczet ceny, która porządkuje płynność, np. pozwala wykonawcy kupić materiał. Gdy umowa nie zostanie wykonana, bez względu na to, kto zawinił, zaliczkę co do zasady trzeba zwrócić. Wykonawca może dochodzić odszkodowania za poniesione koszty, ale musi je udowodnić. Szczegółowo opisujemy ją w artykule czym jest zaliczka.

Zadatek a zaliczka w jednej tabeli

Co wybrać jako wykonawca

Zadatek warto brać, gdy pod zlecenie blokujesz termin, kupujesz materiał albo wykonujesz pracę, której nie sprzedasz komuś innemu, np. meble na wymiar, sesję zdjęciową w konkretną sobotę czy projekt pod markę klienta. Zaliczka wystarczy, gdy chodzi głównie o sfinansowanie zakupów, a ryzyko rezygnacji klienta jest małe.

Przy dużych zleceniach łączy się obie formy: zadatek przy podpisaniu umowy i zaliczki przed kolejnymi etapami. Wysokość zadatku powinna odpowiadać realnym kosztom zerwania. Zbyt wysoki zadatek w umowie z konsumentem może zostać zakwestionowany jako niedozwolone postanowienie, o czym piszemy w artykule czym są klauzule abuzywne.

Jak zapisać zadatek w umowie

Słowo w umowie ma znaczenie. Jeśli wpłata jest opisana niejasno, np. jako „przedpłata”, w razie sporu sądy często uznają ją za zaliczkę, bo zadatek wymaga wyraźnego uzgodnienia. Lepiej napisać wprost:

• „Zamawiający wpłaca zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego w kwocie … zł do dnia …”.
• „Zadatek zalicza się na poczet ceny. W razie niewykonania umowy stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego.”
• Przy zaliczce: „Zamawiający wpłaca zaliczkę na poczet ceny w kwocie … zł”, z ewentualnym zapisem o potrąceniu udokumentowanych kosztów przy rezygnacji.

Zadatek najczęściej spotyka się w umowach przedwstępnych sprzedaży nieruchomości, rezerwacjach sal, usługach ślubnych i zleceniach rzemieślniczych.

Zadatek, zaliczka i podatki

• VAT: otrzymanie zarówno zaliczki, jak i zadatku na poczet konkretnej dostawy lub usługi rodzi zwykle obowiązek podatkowy w chwili wpłaty. Wystawia się fakturę zaliczkową, a po wykonaniu fakturę końcową.
• Zatrzymany zadatek przestaje być zapłatą za świadczenie i ma charakter odszkodowawczy, więc nie podlega VAT. Fakturę zaliczkową koryguje się wtedy do zera.
• PIT i CIT: zatrzymany zadatek jest przychodem firmy. Zwracana zaliczka wymaga korekty faktury zaliczkowej.

Schemat księgowań warto potwierdzić z księgową, bo zależy od formy opodatkowania.

Przykład z praktyki

Stolarz przyjmuje zamówienie na zabudowę kuchni za 30 000 zł brutto. W umowie zastrzega zadatek 6 000 zł i zaliczkę 9 000 zł płatną przed montażem.

• Klient wpłaca zadatek, a stolarz wystawia fakturę zaliczkową i rozlicza VAT w miesiącu wpłaty.
• Po zakupie płyt i wycięciu elementów klient rezygnuje. Stolarz odstępuje od umowy i zatrzymuje 6 000 zł zadatku, bez dowodzenia szkody.
• Fakturę zaliczkową koryguje do zera, a zatrzymany zadatek wykazuje jako przychód.
• Gdyby zamiast zadatku była zaliczka, musiałby ją zwrócić i dochodzić zwrotu kosztów płyt, udowadniając ich wysokość.

Podobną sytuację opisujemy w artykule klient nie zapłacił za meble na wymiar. Faktury zaliczkowe, końcowe i korekty wystawisz w KSeF np. w module faktur i płatności.

Najczęstsze błędy

• Wpisanie „zaliczka”, gdy wykonawca chce zatrzymać wpłatę przy rezygnacji klienta.
• Zatrzymanie zadatku bez odstąpienia od umowy.
• Brak faktury zaliczkowej i VAT w miesiącu otrzymania zadatku.
• Zadatek rażąco wygórowany w umowie z konsumentem.
• Zatrzymanie zadatku, gdy umowa nie doszła do skutku z przyczyn, za które klient nie odpowiada.

Źródła

• Kodeks cywilny (ISAP)
• Ustawa o podatku od towarów i usług (ISAP)

Szerzej w przewodniku: trzy ścieżki odzyskania należności.

W praktyce: jak Mizzox przypomina o niezapłaconych fakturach.

FAQ

Czym różni się zadatek od zaliczki?

Zadatek przepada, gdy rezygnuje płacący, i wraca podwójnie, gdy umowy nie wykona druga strona. Zaliczka przy niewykonaniu umowy co do zasady zawsze wraca.

Co to jest zadatek?

To kwota dana przy zawarciu umowy, która zalicza się na cenę, a przy niewykonaniu umowy działa według art. 394 Kodeksu cywilnego.

Czy zadatek trzeba zwrócić?

Tak, gdy umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem albo nie zostanie wykonana z przyczyn, za które żadna strona nie odpowiada lub odpowiadają obie.

Co jest lepsze dla wykonawcy: zadatek czy zaliczka?

Zadatek, gdy wykonawca blokuje termin lub kupuje materiał pod klienta, bo przy rezygnacji może go zatrzymać bez dowodzenia szkody.

Czy od zadatku płaci się VAT?

Tak, gdy dotyczy konkretnej dostawy lub usługi, w chwili wpłaty. Zatrzymany zadatek ma charakter odszkodowawczy i nie podlega VAT.

Jak traktować wpłatę opisaną w umowie jako przedpłata?

W razie sporu sądy często uznają ją za zaliczkę, bo zadatek wymaga wyraźnego uzgodnienia. Lepiej od razu wpisać właściwe słowo.