Nowe zasady prowadzenia KPiR od 2026 roku – cyfrowa rewolucja w ewidencji podatkowej

Od 2026 roku przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne i inne podmioty rozliczające się na podstawie KPiR staną przed największą od lat zmianą w zakresie ewidencji podatkowej. Ministerstwo Finansów zapowiada pełną cyfryzację Księgi Przychodów i Rozchodów – nie tylko w formie dokumentu elektronicznego, ale także jako systemu raportowania w czasie rzeczywistym. Nowe przepisy mają uprościć pracę urzędów i księgowych, ale też wymuszą na przedsiębiorcach dostosowanie oprogramowania, procedur i sposobu obiegu dokumentów.

Czym właściwie jest KPiR i dlaczego czeka ją rewolucja?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowy sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych w firmach, które nie są zobowiązane do pełnej księgowości. Do tej pory większość podatników prowadziła KPiR w arkuszach Excel, prostych programach księgowych lub w wersji papierowej. Co istotne – mimo cyfrowego charakteru wielu firm, obowiązujące przepisy dopuszczały prowadzenie KPiR w formie tradycyjnej, a nawet ręcznej, o ile zapisy były zgodne z rozporządzeniem.

Od 2026 roku to podejście odejdzie w przeszłość. Rząd planuje wprowadzenie obowiązku prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej i przekazywania danych bezpośrednio do administracji skarbowej. Zmiana ta ma objąć zarówno osoby prowadzące działalność gospodarczą, jak i biura rachunkowe obsługujące ich rozliczenia.

KPiR w wersji cyfrowej – na czym polega nowy model

Nowa KPiR ma działać podobnie do systemu JPK czy KSeF. Oznacza to, że dane o przychodach i kosztach będą przesyłane do urzędu w określonym formacie XML, zgodnym z ministerialnym schematem. Każdy zapis w księdze będzie musiał być oznaczony datą, numerem dokumentu oraz kategorią przychodu lub kosztu – tak, aby fiskus mógł w dowolnym momencie odtworzyć strukturę rozliczeń przedsiębiorcy.

W praktyce zmiana nie sprowadzi się tylko do „wysyłania pliku raz w roku”. Ministerstwo zapowiada, że KPiR w formie elektronicznej będzie zintegrowana z systemami administracji skarbowej – dane mają być przekazywane cyklicznie, w sposób zbliżony do comiesięcznych raportów JPK_V7.

Dzięki temu urzędy zyskają natychmiastowy wgląd w dane firm, co ma pozwolić na wcześniejsze wykrywanie błędów, automatyczne rozliczanie niektórych ulg i szybsze zwroty podatku. Dla przedsiębiorców oznacza to z kolei konieczność utrzymania porządku w dokumentacji – bo każda faktura czy wydatek pojawi się w systemie praktycznie od razu.

Co się zmieni dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Największą różnicą będzie sposób prowadzenia i raportowania księgi. Nie wystarczy już zapisać przychodu lub kosztu w arkuszu kalkulacyjnym. Dane będą musiały być ujęte w strukturze XML zgodnej z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z prostych, nieaktualizowanych programów księgowych będą musieli przejść na systemy, które wspierają nowy format.

Biura rachunkowe, które dotychczas przyjmowały dokumenty „w papierze”, będą musiały wdrożyć procedury pozwalające klientom przesyłać faktury elektronicznie – np. przez dedykowany system lub integrację z e-mailem i KSeF.

Dodatkowo, KPiR ma zostać powiązana z innymi danymi fiskalnymi – takimi jak JPK czy deklaracje PIT. To oznacza, że każda zmiana w księdze (np. korekta kosztu) będzie automatycznie wpływać na późniejsze raporty i deklaracje.

Przykład z praktyki – jak może wyglądać codzienna praca po zmianach

Załóżmy, że przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy wystawia faktury sprzedażowe i otrzymuje faktury kosztowe od dostawców. Obecnie jego księgowa wprowadza je do programu i raz na kwartał przekazuje zestawienie do urzędu.

Po wejściu nowych zasad proces będzie wyglądał inaczej:

• faktura sprzedaży trafi automatycznie do KPiR poprzez integrację z KSeF,
• faktura kosztowa zostanie zeskanowana lub pobrana z systemu i przypisana do odpowiedniej kategorii wydatków,
• cała księga zostanie automatycznie zaktualizowana, a urząd będzie miał wgląd w dane niemal w czasie rzeczywistym.

Efekt? Mniej ręcznej pracy, ale też mniejsza tolerancja na błędy – każdy błąd w opisie dokumentu będzie widoczny natychmiast, a korekty trzeba będzie raportować z zachowaniem pełnej ścieżki audytu.

Elektroniczna KPiR a kontrole i bezpieczeństwo danych

Jednym z celów reformy jest zwiększenie transparentności i skrócenie czasu kontroli podatkowych. Skoro urzędnik będzie mógł zobaczyć dane z KPiR online, wiele postępowań w ogóle się nie rozpocznie – błędy zostaną wykryte automatycznie, a przedsiębiorca otrzyma jedynie powiadomienie o konieczności korekty.

Pojawia się jednak pytanie o bezpieczeństwo danych. Pliki XML KPiR będą zawierały informacje o przychodach, kontrahentach, kosztach i numerach faktur – czyli dane wrażliwe biznesowo. Dlatego Ministerstwo Finansów zapowiada, że cała komunikacja będzie szyfrowana, a dostęp do danych – autoryzowany przez Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany.

Co warto zrobić już teraz

Choć obowiązek ma wejść w życie w 2026 roku, przygotowania warto rozpocząć wcześniej. Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy ich obecne programy księgowe umożliwiają eksport KPiR w strukturze XML oraz czy są zgodne z planowanym formatem MF.

Dobrą praktyką jest też uporządkowanie sposobu gromadzenia dokumentów – faktury elektroniczne, opisy kosztów, dokumenty sprzedaży powinny być w jednym miejscu, łatwe do przypisania do zapisów księgi.

Biura rachunkowe z kolei mogą już dziś przygotowywać materiały dla klientów, tłumaczące jak wyglądać będzie proces przekazywania danych, jak oznaczać dokumenty i jak dbać o spójność księgi. Warto też rozważyć stworzenie prostych instrukcji dla klientów mniej obeznanych z technologią.

Czy to faktycznie uproszczenie?

Celem reformy jest automatyzacja i uproszczenie procesów – ale jak każda cyfryzacja, wymaga ona przygotowania. Przez pierwsze miesiące zapewne pojawią się trudności, szczególnie u mikroprzedsiębiorców, którzy dotąd nie korzystali z narzędzi online. Z drugiej strony, korzyści są oczywiste: mniej papieru, szybsze rozliczenia, łatwiejsze kontrole i większa przejrzystość finansowa.

W dłuższej perspektywie nowa KPiR może być dla przedsiębiorców tym, czym e-Deklaracje były dekadę temu – początkowo wyzwaniem, ale później ogromnym ułatwieniem.

Podsumowanie

Nowa, cyfrowa Księga Przychodów i Rozchodów to krok w stronę pełnej automatyzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. W 2026 roku zniknie papierowa KPiR, a w jej miejsce pojawi się system wymiany danych między przedsiębiorcami, księgowymi i administracją skarbową. Dla jednych będzie to duże wyzwanie technologiczne, dla innych – szansa na uproszczenie procesów.

Jedno jest pewne: warto przygotować się wcześniej, zanim nowe przepisy wejdą w życie. Bo tym razem nie chodzi o kolejną zmianę formularzy, ale o całkowitą transformację sposobu, w jaki przedsiębiorcy dokumentują i raportują swoją działalność.