KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) również zostali objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć mogłoby się wydawać, że cyfrowe systemy fakturowania to domena dużych firm i korporacji, od 1 lutego 2026 roku każdy czynny podatnik VAT – niezależnie od skali działalności – będzie musiał wystawiać faktury sprzedażowe wyłącznie w KSeF. Dotyczy to także mikroprzedsiębiorców i freelancerów, którzy do tej pory korzystali z prostych rozwiązań do fakturowania lub prowadzili rozliczenia samodzielnie.

Logowanie i nadawanie uprawnień w KSeF – jak to wygląda w praktyce?

Dla właścicieli JDG proces wdrożenia nie musi być skomplikowany. Ponieważ są oni jednocześnie osobami fizycznymi i reprezentantami swojej firmy, logowanie do KSeF odbywa się bezpośrednio poprzez e-Urząd Skarbowy – z użyciem Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub aplikacji mObywatel. Właściciel działalności może samodzielnie przypisać sobie odpowiednie uprawnienia w systemie, a także nadać dostęp swojemu biuru rachunkowemu lub osobie zajmującej się księgowością.

Dzięki temu JDG ma pełną kontrolę nad tym, kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w jego imieniu. To rozwiązanie daje elastyczność, której potrzebuje wielu małych przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających w sektorach usługowych i e-commerce.

Jak fakturować w KSeF, prowadząc jednoosobową działalność?

Wielu przedsiębiorców korzysta z prostych programów do fakturowania online – często darmowych lub bardzo tanich. W kontekście obowiązkowego KSeF ważne jest, aby wybrane narzędzie wspierało integrację z systemem Ministerstwa Finansów i umożliwiało bezpośrednie przesyłanie faktur w formacie XML.

Alternatywą dla rozbudowanych systemów ERP może być bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów – aplikacja KSeF online, w której ręcznie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną. To dobre rozwiązanie dla JDG, które wystawiają kilka faktur miesięcznie i nie potrzebują pełnej automatyzacji procesów księgowych.

Dla bardziej wymagających firm dobrym rozwiązaniem będzie wybór platformy, która automatycznie eksportuje faktury do KSeF, zapewnia pełną zgodność z przepisami i jednocześnie ułatwia zarządzanie dokumentami. Tego typu funkcjonalności oferują m.in. programy stworzone z myślą o MŚP i jednoosobowych działalnościach, które łączą w sobie prostotę obsługi i pełną zgodność z obowiązującym prawem.

Archiwizacja faktur ustrukturyzowanych – co przechowuje KSeF?

Jedną z istotnych zmian wprowadzonych przez KSeF jest przeniesienie odpowiedzialności za długoterminowe przechowywanie faktur na Ministerstwo Finansów. Zgodnie z przepisami, każda faktura wystawiona i zatwierdzona w KSeF jest przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi już martwić się o fizyczne segregatory czy przechowywanie plików PDF w lokalnym folderze.

Faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który pozwala jednoznacznie ją zidentyfikować i odnaleźć w systemie. To ważna zmiana w kontekście kontroli podatkowych, weryfikacji księgowej czy procesu zwrotu VAT.

Czy mimo wszystko warto mieć lokalne kopie faktur?

Choć Ministerstwo Finansów zapewnia archiwizację, wielu przedsiębiorców decyduje się na pobieranie faktur we własnym zakresie – zwłaszcza jeśli korzystają z programów księgowych lub narzędzi do analizy danych. W sytuacjach awaryjnych, gdy dostęp do systemu KSeF jest utrudniony (np. podczas kontroli offline lub przy awarii systemu), lokalne kopie faktur mogą okazać się niezbędne.

Co więcej, nie wszystkie faktury trafiają do KSeF – np. te otrzymane od kontrahentów zagranicznych. Takie dokumenty nadal trzeba przechowywać według dotychczasowych zasad, w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od charakteru działalności.

Dlatego dobrym zwyczajem jest budowanie własnego, lokalnego repozytorium faktur – najlepiej w postaci bezpiecznego backupu plików XML i/lub PDF. Pozwala to utrzymać ciągłość pracy, uprościć analizę danych i mieć pewność, że nawet w razie problemów z systemem centralnym firma nie utraci kluczowej dokumentacji.

KSeF jako szansa na uproszczenie fakturowania dla JDG

Mimo że obowiązek korzystania z KSeF może początkowo wydawać się wyzwaniem dla właścicieli jednoosobowych działalności, w dłuższej perspektywie może przynieść realne korzyści. Automatyzacja fakturowania, eliminacja papierowej dokumentacji, łatwiejsze porządkowanie danych i szybsza komunikacja z biurem rachunkowym – to tylko niektóre z benefitów, które zyskać mogą JDG.

Wybór odpowiedniego narzędzia do fakturowania z obsługą KSeF – takiego jak Mizzox – pozwala przedsiębiorcy zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i zapewnić pełną zgodność z przepisami bez konieczności inwestowania w drogie systemy. Dla wielu mikrofirm może to być pierwszy krok w kierunku pełnej cyfryzacji działalności.