Walidacja NIP nabywcy w KSeF i postępowanie przy błędnych danych

W procesie wystawiania faktury przez KSeF, jednym z kluczowych elementów jest prawidłowe wskazanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy. System sam w sobie nie waliduje NIP w czasie rzeczywistym, co oznacza, że nie zablokuje przyjęcia faktury z błędnym lub nieistniejącym numerem. Jednak błędny NIP może mieć poważne skutki praktyczne i podatkowe.

Czy KSeF sprawdza NIP?

Aktualnie (stan na 2025 r.) KSeF:

• przyjmuje faktury bez weryfikacji istnienia NIP-u w rejestrach CEIDG, KRS czy VAT,
  
• nie zwraca błędu na poziomie walidacji struktury, jeśli NIP ma prawidłową długość i format (np. 10 cyfr).
  

Zatem możliwe jest:

• wystawienie faktury na nieistniejący lub zawieszony podmiot,
  
• pomyłkowe wpisanie NIP innego przedsiębiorcy.
  

Jak postępować przy wykryciu błędu?

1. Niezwłocznie poinformować kontrahenta, jeśli błąd został popełniony przez niego.
   
2. Wystawić fakturę korygującą w KSeF, która anuluje pierwotny dokument (całościowo lub częściowo).
   
3. Wystawić nową fakturę z poprawnymi danymi, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
   

W przypadku, gdy błędny NIP skutkuje niemożnością odnalezienia faktury przez właściwego nabywcę, może dojść do opóźnienia w zapłacie lub sporów księgowych.

Jak uniknąć błędów?

• Zintegrować KSeF z systemem ERP, który automatycznie waliduje NIP na podstawie baz GUS, VIES lub rejestrów VAT.
  
• Wprowadzić podwójną weryfikację danych kontrahenta w procesie sprzedaży.
  
• Korzystać z funkcji autouzupełniania danych na podstawie NIP w oprogramowaniu fakturującym.
  

Wdrożenie dobrych praktyk w zakresie weryfikacji NIP pozwala ograniczyć ryzyko wystawienia dokumentów niezgodnych z przepisami, a tym samym – zmniejszyć ryzyko sankcji podatkowych i błędów księgowych.