Rejestrowanie i monitorowanie historii stanów przesyłek w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia pełne śledzenie cyklu życia faktury ustrukturyzowanej. Każda przesyłka dokumentu generuje zestaw statusów technicznych i logicznych, które pozwalają użytkownikowi na bieżąco monitorować, na jakim etapie przetwarzania znajduje się dana faktura.

Po przesłaniu faktury do systemu, KSeF przydziela jej indywidualny numer identyfikacyjny oraz wygenerowane zostaje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten stanowi potwierdzenie przyjęcia faktury do systemu i jest równoznaczny z jej skutecznym wystawieniem. Kolejne statusy, takie jak potwierdzenie pobrania przez odbiorcę (jeśli posiada konto w KSeF) czy ewentualne błędy przetwarzania, są rejestrowane w systemie i mogą być pobierane za pomocą interfejsów API lub narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Dla przedsiębiorców kluczowe jest monitorowanie tych statusów w sposób zautomatyzowany – np. poprzez system ERP – aby mieć pewność, że wszystkie wystawione dokumenty zostały skutecznie przekazane do KSeF oraz odebrane przez kontrahenta.