Weryfikacja poprawności faktury w KSeF – najczęstsze błędy

KSeF automatycznie weryfikuje poprawność przesyłanych faktur ustrukturyzowanych. Każdy dokument musi spełniać wymagania techniczne (zgodność z XSD) oraz logiczne (poprawność danych). Jeśli faktura zawiera błędy, nie zostanie zarejestrowana – system odrzuci ją wraz z komunikatem błędu.

Najczęstsze błędy przy przesyłaniu faktur do KSeF:

1. Nieprawidłowa struktura XML
   Brak wymaganych pól, błędna hierarchia elementów, niezgodność ze schematem FA(2).
   
2. Niezgodność NIP lub danych kontrahenta
   System sprawdza zgodność NIP i formy działalności z rejestrem podatników VAT. Błędne dane powodują odrzucenie faktury.
   
3. Błędy w wartościach liczbowych
   Nieprawidłowe obliczenia podatku VAT, różnice między sumami pozycji a podsumowaniem.
   
4. Niedozwolone znaki lub formatowanie tekstu
   XML nie akceptuje niektórych znaków specjalnych i błędnego kodowania (np. znaki HTML, brak UTF-8).
   
5. Brak poprawnego uwierzytelnienia
   Użytkownik nieposiadający uprawnień do wystawiania faktur lub błędnie podpisany dokument.
   

Aby uniknąć problemów, warto przed przesłaniem przeprowadzać lokalną walidację dokumentów oraz korzystać z sandboxa udostępnionego przez MF.