W skrócie:
- KSeF nie ma osobnego typu dokumentu „refaktura” — wystawiasz standardową fakturę ustrukturyzowaną (FA) z opisem wskazującym odsprzedaż
- Od 1 kwietnia 2026 r. refaktury między podatnikami obowiązkowo idą przez KSeF; refaktury dla konsumentów (np. najemców prywatnych) pozostają poza obowiązkiem
- Data sprzedaży na refakturze = data wykonania usługi pierwotnej lub koniec okresu rozliczeniowego — pole P_6 wypełniaj zgodnie z tą zasadą
- Faktur źródłowych nie załączysz do pliku w KSeF — archiwizuj je osobno i zapewnij odbiorcy wgląd na żądanie (np. link lub kopia mailem)
Refakturę w KSeF wystawiasz dokładnie tak, jak każdą inną fakturę ustrukturyzowaną — system nie przewiduje odrębnego typu dokumentu dla odsprzedaży usług. Różnice wobec „zwykłej” sprzedaży sprowadzają się do treści: opisu pozycji wskazującego na przenoszony koszt, właściwej daty sprzedaży (data usługi pierwotnej) i stawki właściwej dla refakturowanej usługi. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie refaktur w KSeF między podatnikami jest obowiązkowe — poniżej praktyka pola po polu.
Refaktura = faktura FA w KSeF
W strukturze logicznej FA nie zaznaczasz nigdzie „refaktury” — to pojęcie praktyki, nie schematu. Wystawiasz fakturę z pełnymi danymi stron, a charakter odsprzedaży oddajesz w nazwie towaru/usługi (pole P_7), np. „Odsprzedaż usługi: energia elektryczna, lokal ul. Polna 3, okres 01–30.06.2026″ albo „Refaktura: usługa zakwaterowania, Hotel Centrum, 12–14.06.2026″. Taki opis jest czytelny dla odbiorcy i dla kontroli, a przy mediach pozwala automatycznie parować refakturę z fakturą źródłową w dokumentacji.
Daty w refakturze: pole, które psuje rozliczenia
W polu daty dokonania/zakończenia dostawy (P_6) wpisujesz datę wykonania usługi pierwotnej — nie datę wystawienia refaktury. Przy usługach rozliczanych okresowo (media, najem sprzętu) wskazujesz koniec okresu rozliczeniowego. To ta data wyznacza obowiązek podatkowy: refaktura wystawiona 5 sierpnia za czerwcowe media co do zasady oznacza VAT w rozliczeniu zgodnie z zasadami dla mediów (data wystawienia faktury, nie później niż termin płatności), a przy usługach na zasadach ogólnych — w rozliczeniu za czerwiec. Numer KSeF i data jego nadania nie zmieniają tych reguł.
| Element refaktury | Jak wypełnić w KSeF |
|---|---|
| Typ dokumentu | Standardowa faktura (VAT); korekty — faktura korygująca |
| Nazwa pozycji | „Odsprzedaż usługi: [co], [gdzie/dla kogo], [okres]” |
| Data sprzedaży (P_6) | Data usługi pierwotnej / koniec okresu rozliczeniowego |
| Stawka VAT | Właściwa dla usługi (woda 8%, prąd 23%, nocleg 8%, ubezpieczenie zw.) |
| Załączniki źródłowe | Poza KSeF — archiwum własne + udostępnienie na żądanie |
| Termin płatności | Zgodny z umową o przenoszeniu kosztów |
Komu refakturujesz: firma vs konsument
Obowiązek KSeF obejmuje faktury między podatnikami. Refaktura dla firmy (najemca-przedsiębiorca, kontrahent B2B, spółka z grupy) — obowiązkowo w KSeF. Refaktura dla konsumenta (najemca prywatny w mieszkaniu) — poza obowiązkiem: wystawiasz ją klasycznie albo dobrowolnie w KSeF z kodem QR umożliwiającym dostęp. Drobni podatnicy korzystają też z przejściowego wyłączenia do końca 2026 r. dla faktur do 450 zł, gdy miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł — ale przy regularnym refakturowaniu mediów kilku najemcom ten próg łatwo przekroczyć, więc bezpieczniej przyjąć KSeF jako standard.
Mizzox wysyła refaktury prosto do KSeF i pilnuje numerów oraz UPO.
Połącz firmę z KSeF w 5 minut →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Co z fakturą źródłową i dokumentacją
KSeF nie przenosi załączników w standardowym obiegu — kopii faktury zakupowej nie „podepniesz” pod refakturę. Praktyka, która broni się przy sporach i kontroli: archiwizuj faktury źródłowe z powiązaniem numerów (źródłowa – refaktura), w umowie zapisz prawo odbiorcy do wglądu, a przy refakturach mediów dołączaj mailem zestawienie zużycia lub kopię faktury dostawcy. Wewnętrznie utrzymuj rejestr refaktur: data usługi, data refaktury, numer KSeF, status płatności — przy kilkunastu lokalach to jedyny sposób, by nic nie umknęło.
Korekty refaktur w KSeF
Dostawca skorygował fakturę źródłową (np. korekta odczytu licznika)? Ty korygujesz refakturę fakturą korygującą w KSeF — z podaniem numeru KSeF faktury pierwotnej. Not korygujących dla faktur ustrukturyzowanych nie ma: każda zmiana, także danych formalnych, wymaga faktury korygującej od wystawcy. Rozliczenie korekty in minus po stronie sprzedawcy następuje w okresie wystawienia korekty w KSeF, co upraszcza dawne spory o „uzgodnienie warunków”.
Najczęstsze pytania
Czy w KSeF jest specjalny typ faktury dla refaktury?
Nie. Refaktura to zwykła faktura ustrukturyzowana — jej „refakturowy” charakter wynika z treści pozycji i kontekstu umownego, nie z typu dokumentu w systemie.
Jaką datę sprzedaży wpisać na refakturze w KSeF?
Datę wykonania usługi pierwotnej albo koniec okresu rozliczeniowego przy usługach ciągłych. Data wystawienia i numer KSeF nie wyznaczają obowiązku podatkowego.
Czy refakturę dla prywatnego najemcy muszę wystawić w KSeF?
Nie — faktury dla konsumentów są poza obowiązkiem. Możesz wystawić ją w KSeF dobrowolnie (odbiorca dostaje dostęp przez kod QR) albo klasycznie poza systemem.
Jak przekazać odbiorcy fakturę źródłową?
Poza KSeF — mailem, przez link albo do wglądu na żądanie. Zadbaj o zapis umowny dający odbiorcy prawo weryfikacji kosztów źródłowych: to standard, który ucina spory o wysokość refaktur.