W skrócie:
- Kod QR na wizualizacji faktury z KSeF prowadzi do usługi weryfikacji — potwierdza, że dokument istnieje w systemie i pozwala porównać jego treść z wydrukiem
- Faktury wystawione w trybie offline24 i awaryjnym noszą dwa kody: KOD I (weryfikacyjny) oraz KOD II generowany z certyfikatu KSeF, potwierdzający wystawcę przed nadaniem numeru
- Kod QR jest obowiązkowym elementem wizualizacji — PDF czy wydruk bez kodu nie spełnia wymogów i powinien zapalić lampkę kontrolną u odbiorcy
- QR z faktury KSeF to co innego niż QR do przelewu — pierwszy weryfikuje dokument, drugi wygodnie inicjuje płatność; na jednej fakturze mogą wystąpić oba
Kod QR na fakturze z KSeF służy do weryfikacji dokumentu: po zeskanowaniu telefonem trafiasz do usługi, która potwierdza istnienie faktury w systemie i pozwala porównać jej dane z trzymanym w ręku wydrukiem lub PDF-em. Na fakturach wystawionych w trybie offline24 lub awaryjnym kody są dwa — weryfikacyjny KOD I oraz KOD II potwierdzający certyfikatem tożsamość wystawcy. Kod QR to obowiązkowy element każdej wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, więc jego brak na dokumencie od kontrahenta to pierwszy sygnał, że coś jest nie tak.
Skąd kod QR na fakturze i co koduje
Prawnie faktura ustrukturyzowana istnieje jako XML w KSeF. Wszystko, co krąży między ludźmi — wydruk, PDF w mailu — to tylko wizualizacja. Żeby odbiorca mógł powiązać obraz z oryginałem, przepisy wymagają umieszczenia na wizualizacji kodu weryfikacyjnego: QR koduje link do usługi weryfikacji wraz z identyfikatorami dokumentu. Po zeskanowaniu widzisz dane źródłowe z systemu — NIP-y, numer, kwoty — i możesz je porównać z papierem. Rozjazd oznacza wizualizację przerobioną po wystawieniu: klasyka to podmieniony numer rachunku w PDF przechwyconym w skrzynce mailowej.
KOD I i KOD II na fakturach offline
Faktura wystawiona w trybie offline24 (albo podczas awarii systemu) w momencie wręczenia nabywcy nie ma jeszcze numeru KSeF — zostanie dosłana później. Dlatego jej wizualizacja nosi dwa kody:
- KOD I — weryfikacyjny: po dosłaniu faktury i nadaniu numeru KSeF prowadzi do dokumentu w systemie, tak jak zwykły kod na fakturze online.
- KOD II — certyfikat wystawcy: generowany w oparciu o certyfikat KSeF sprzedawcy; potwierdza kryptograficznie, kto wystawił dokument, jeszcze zanim system go zarejestruje. To odpowiedź na pytanie „skąd mam wiedzieć, że ta faktura offline nie jest zmyślona”.
Dla wystawcy praktyczny wniosek: bez pobranego wcześniej certyfikatu KSeF nie wygenerujesz KODU II, a więc nie wystawisz poprawnej faktury offline. Certyfikat pobiera się w systemie (wnioski od 1 listopada 2025 r.) — zrób to zawczasu.
| Rodzaj faktury | Kody na wizualizacji | Co weryfikujesz |
|---|---|---|
| Online (wystawiona w KSeF) | 1 kod QR | Istnienie i treść dokumentu w systemie |
| Offline24 | KOD I + KOD II | Wystawcę od razu; dokument — po dosłaniu |
| Awaryjna (awaria KSeF) | KOD I + KOD II | Jak offline24, inne terminy dosłania |
| PDF bez kodu | — | Nic — żądaj numeru KSeF lub poprawnej wizualizacji |
Mizzox generuje wizualizacje z poprawnymi kodami QR automatycznie — offline też.
Fakturuj zgodnie z KSeF w Mizzox →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Jak zweryfikować kod QR w praktyce
Otwierasz aparat lub skaner w telefonie, celujesz w kod, przechodzisz do usługi weryfikacji KSeF. Sprawdzasz trzy rzeczy: czy system potwierdza istnienie faktury, czy NIP sprzedawcy i nabywcy zgadzają się z wydrukiem, czy kwota brutto jest identyczna. Przy fakturze offline przed dosłaniem KOD I zwróci jeszcze brak dokumentu — wtedy o autentyczności świadczy KOD II; pełną weryfikację powtórz po dniu roboczym. W obiegu firmowym nie rób tego ręcznie dla każdej faktury: program pobierający zakupy bezpośrednio z KSeF dostaje oryginały u źródła i cały problem wizualizacji znika.
QR weryfikacyjny a QR płatniczy — nie pomyl ról
Na fakturach funkcjonują też kody QR do przelewu: zakodowane dane odbiorcy, rachunku i kwoty, które bank klienta zamienia w gotowy przelew. To wygodne narzędzie przyspieszające płatności — ale zupełnie inna funkcja niż kod weryfikacyjny KSeF. Na jednej wizualizacji mogą występować oba kody; opisz je czytelnie („Zweryfikuj fakturę” / „Zapłać przelewem”), by klient nie skanował w ciemno. Uwaga bezpieczeństwa działa w obie strony: QR płatniczy na przerobionym PDF może kierować przelew na obce konto — dlatego weryfikacja dokumentu w KSeF powinna poprzedzać płatność.
Najczęstsze pytania
Czy kod QR na fakturze z KSeF jest obowiązkowy?
Tak — każda wizualizacja faktury ustrukturyzowanej udostępniana poza systemem musi zawierać kod weryfikacyjny, a faktury offline24 i awaryjne dodatkowo kod certyfikatu wystawcy (KOD II).
Zeskanowałem kod i system nie znajduje faktury — co to znaczy?
Przy fakturze online: dokument nie istnieje w KSeF — nie księguj i wyjaśnij z wystawcą. Przy fakturze offline: mogła nie zostać jeszcze dosłana (termin: następny dzień roboczy) — autentyczność wystawcy potwierdza w międzyczasie KOD II, a weryfikację powtórz później.
Czy mogę wysłać klientowi fakturę mailem zamiast przez KSeF?
Możesz przekazać wizualizację (PDF) dowolnym kanałem — ale między podatnikami faktura i tak musi być wystawiona w KSeF, a PDF pełni rolę informacyjną. Dla firm liczy się dokument w systemie; dla konsumentów PDF/wydruk pozostaje standardem.
Co koduje KOD II na fakturze offline?
Dane wygenerowane z użyciem certyfikatu KSeF wystawcy, pozwalające potwierdzić jego tożsamość zanim faktura otrzyma numer w systemie. To kryptograficzna „pieczątka” na czas między wystawieniem a dosłaniem.