W skrócie:
- Proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów — to dokument informacyjno-ofertowy: nie rodzi obowiązku podatkowego, nie księguje się jej i nie daje prawa do odliczenia VAT
- Wpłata na podstawie proformy przed dostawą uruchamia obowiązek wystawienia prawdziwej faktury zaliczkowej — do 15. dnia następnego miesiąca
- Proformy nie wysyła się do KSeF — system przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane; proforma pozostaje dokumentem obiegu handlowego
- Dokument oznacz wyraźnie „PRO FORMA” i prowadź dla proform osobną numerację, by nikt nie pomylił ich z fakturami
Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze oferty lub wezwania do zapłaty — nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Konsekwencje: nie rodzi obowiązku podatkowego, nie podlega księgowaniu, nie daje nabywcy prawa do odliczenia i nie trafia do KSeF. Proformę wystawiasz, by przedstawić warunki transakcji lub poprosić o przedpłatę; gdy pieniądze wpłyną — wystawiasz prawdziwą fakturę (zaliczkową lub zwykłą). Poniżej wzór, zasady obiegu i błędy, które robią z proformy problem podatkowy.
Status prawny: dlaczego proforma „nie istnieje” podatkowo
Katalog dokumentów wywołujących skutki w VAT zamyka się na fakturach z art. 106a–106q ustawy. Proforma do niego nie należy — Ministerstwo Finansów od lat konsekwentnie potwierdza, że dokument oznaczony „pro forma” nie jest fakturą, nawet jeśli zawiera wszystkie jej elementy. Skoro nie jest fakturą: sprzedawca nie wykazuje z niej VAT, nabywca niczego nie odlicza, a zignorowana proforma (klient nie zapłacił i nie kupił) nie wymaga korekt ani anulowania — po prostu wygasa jak każda oferta.
Wzór faktury proforma
| Element | Uwagi |
|---|---|
| Wyraźne oznaczenie „PRO FORMA” | Najlepiej w nagłówku, dużym drukiem — to ono odróżnia dokument od faktury |
| Numer z osobnej serii | np. PF/07/2026/015 — nie mieszaj z numeracją faktur |
| Dane sprzedawcy i nabywcy | Jak na fakturze |
| Przedmiot, ilości, ceny, kwota ogółem | Ze stawkami VAT informacyjnie — klient widzi przyszłe brutto |
| Termin ważności oferty i rachunek do wpłaty | Elementy handlowe — proforma pełni rolę wezwania do zapłaty |
| Adnotacja o charakterze dokumentu | np. „Dokument nie stanowi faktury VAT i nie jest podstawą do odliczenia podatku” |
Obieg: od proformy do faktury
Standardowy scenariusz B2B: wysyłasz proformę z terminem ważności, klient opłaca, Ty wystawiasz fakturę. Jeżeli wpłata nastąpiła przed dostawą — wystawiasz fakturę zaliczkową najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania środków (obowiązek podatkowy w VAT powstał już z chwilą wpływu!). Jeżeli płatność i dostawa domykają się w tym samym miesiącu — możesz od razu wystawić fakturę rozliczającą całość. Proforma w tym łańcuchu pozostaje śladem handlowym: warto na fakturze wskazać jej numer w polu uwag, co ułatwia parowanie płatności.
Proforma jednym klikiem, a po wpłacie automatyczna faktura zaliczkowa — tak działa Mizzox.
Twórz proformy i faktury w Mizzox →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Proforma a KSeF
KSeF przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane — proform się do niego nie wysyła i system ich nie zna. To wygodne: część ofertowo-płatnicza obiegu (proformy) zostaje elastyczna, poza rygorem struktur, a dopiero właściwa faktura trafia do systemu z pełnymi skutkami. Uważaj na jedno: skoro kontrahenci-firmy odbierają faktury w KSeF, nie traktuj wysłanej mailem proformy jako „faktury, którą klient już ma”. Po wpłacie faktura zaliczkowa musi powstać w systemie — proforma jej nie zastępuje i nie odracza.
Typowe błędy z proformami
Pierwszy: księgowanie proformy jak faktury — u nabywcy kończy się odliczeniem VAT bez podstawy, u sprzedawcy chaosem w rejestrach. Drugi: zapominanie o fakturze zaliczkowej po wpłacie — obowiązek podatkowy już tyka, a dokumentu brak; to realna zaległość, nie formalność. Trzeci: numeracja wspólna z fakturami — dziury w serii faktur przy kontroli trzeba tłumaczyć. Czwarty: proforma „zamiast” faktury dla przeciągnięcia rozliczenia — klasyczny pomysł, który przy pierwszej kontroli krzyżowej wychodzi na jaw (Twój klient zaksięgował koszt z czegoś, co fakturą nie jest). Piąty: brak terminu ważności — klient wraca po pół roku z wpłatą według cen, których już nie ma.
Najczęstsze pytania
Czy proforma zobowiązuje do zapłaty?
Nie — to oferta/wezwanie, nie dokument rozliczeniowy. Zobowiązanie powstaje z umowy (przyjęcia oferty), a skutki podatkowe — dopiero z wpłaty lub dostawy i właściwej faktury.
Klient wpłacił na podstawie proformy — co robię?
Wystawiasz fakturę zaliczkową (lub zwykłą, jeśli dostawa w tym samym miesiącu) najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca. VAT od wpłaty rozliczasz za miesiąc jej otrzymania.
Czy proformę wysyłam do KSeF?
Nie — KSeF obsługuje wyłącznie faktury. Proforma krąży poza systemem (mail, PDF), a do KSeF trafia dopiero faktura wystawiona po wpłacie lub dostawie.
Czy proforma może być podstawą kosztu u nabywcy?
Nie. Koszt i odliczenie VAT dokumentuje faktura. Proforma może najwyżej uzasadniać wykonany przelew do czasu otrzymania faktury właściwej.