W skrócie:
- Refaktura to odsprzedaż usługi kupionej na rzecz innego podmiotu — podstawą jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT: przyjmuje się, że sam otrzymałeś i sam wyświadczyłeś usługę
- Refaktura to zwykła faktura VAT — nie ma osobnego wzoru ani nazwy „refaktura” w przepisach; od kwietnia 2026 r. wystawiasz ją w KSeF jak każdą inną
- Stawka VAT co do zasady taka, jak w usłudze pierwotnej (są wyjątki — np. transport przy dostawie towaru), a obowiązek podatkowy powstaje z datą wykonania usługi pierwotnej
- Bez zapisu w umowie o przenoszeniu kosztów łatwo o spór — zabezpiecz podstawę refakturowania klauzulą umowną
Refakturę wystawiasz wtedy, gdy kupujesz usługę we własnym imieniu, ale na rzecz kogoś innego — i przenosisz jej koszt na faktycznego odbiorcę. Podstawą prawną jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT: przepis tworzy fikcję, że sam usługę otrzymałeś i sam ją wyświadczyłeś. W praktyce oznacza to, że refaktura jest pełnoprawną fakturą sprzedażową ze wszystkimi konsekwencjami: stawką VAT, obowiązkiem podatkowym, ujęciem w JPK i — od 2026 roku — wystawieniem w KSeF. Poniżej cały proces krok po kroku.
Krok 1: sprawdź, czy to na pewno refaktura
Refakturowanie dotyczy wyłącznie sytuacji, w której działasz we własnym imieniu, ale ekonomiczny ciężar usługi ponosi ktoś inny. Klasyczne przykłady: wynajmujący przenosi na najemcę koszt mediów, spółka-matka kupuje licencje i rozdziela koszty na spółki zależne, wykonawca przenosi na inwestora koszt ubezpieczenia budowy. Refakturą nie jest natomiast zwrot wydatków poniesionych w cudzym imieniu i na cudzą rzecz (np. opłaty skarbowe wykładane za klienta) — to zwrot kosztów poza VAT, dokumentowany notą księgową, a nie fakturą.
Krok 2: ustal stawkę VAT i ewentualne zwolnienie
Zasada: refakturujesz z taką stawką, jaka jest właściwa dla danej usługi — nie „przepisujesz” automatycznie stawki z faktury zakupowej, tylko stosujesz stawkę wynikającą z przepisów dla tej usługi. Najczęściej wyjdzie to samo (prąd 23%, woda 8%, nocleg 8%), ale są trzy pułapki:
- Świadczenia kompleksowe — jeśli usługa jest elementem większego świadczenia (transport przy dostawie towaru, ubezpieczenie wliczone w ratę leasingu bez odrębnego rozliczenia), nie refakturujesz jej osobno, tylko wliczasz w podstawę opodatkowania świadczenia głównego z jego stawką.
- Zwolnienia przedmiotowe — usługi zwolnione (np. ubezpieczeniowe z art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT) co do zasady zachowują zwolnienie przy refakturze bez marży, co potwierdził TSUE w sprawie C-224/11 (BGŻ Leasing).
- Twoje zwolnienie podmiotowe nie działa „na wylot” — jeśli korzystasz ze zwolnienia do 200 000 zł, refakturowana sprzedaż wlicza się do Twojego limitu.
Krok 3: wystaw fakturę — w KSeF, jak każdą inną
Przepisy nie znają dokumentu o nazwie „refaktura” — wystawiasz zwykłą fakturę VAT z kompletem elementów z art. 106e ustawy o VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek KSeF objął wszystkich podatników (najwięksi weszli 1 lutego), więc refaktura trafia do systemu jako standardowa faktura ustrukturyzowana. W polu nazwy usługi opisz, co przenosisz — np. „Odsprzedaż usługi: energia elektryczna, lokal przy ul. Polnej 3, okres 06/2026″. Możesz doliczyć marżę (wtedy to klasyczna odsprzedaż z zyskiem), ale przy usługach zwolnionych marża może pozbawić zwolnienia — bezpieczna refaktura kosztów to refaktura 1:1.
Krok 4: rozpoznaj obowiązek podatkowy we właściwej dacie
Najczęstszy błąd praktyczny: rozpoznanie VAT z datą wystawienia refaktury. Dominująca linia interpretacyjna wiąże obowiązek podatkowy z datą wykonania usługi pierwotnej (lub z zasadami szczególnymi dla danej usługi — np. media rozliczane okresami z upływem okresu rozliczeniowego, najem z datą wystawienia faktury). Jeśli refakturujesz z opóźnieniem usługę wykonaną w poprzednim miesiącu, VAT może należeć się za ten poprzedni okres — sprawdź to przed wysyłką JPK.
| Etap | Co robisz | Na co uważać |
|---|---|---|
| Kwalifikacja | Własne imię, cudza rzecz = refaktura | Cudze imię i rzecz = nota, nie faktura |
| Stawka | Właściwa dla usługi | Świadczenia kompleksowe, zwolnienia |
| Wystawienie | Zwykła faktura w KSeF | Opis usługi + okres w nazwie pozycji |
| Obowiązek podatkowy | Data usługi pierwotnej / zasady szczególne | Nie data refaktury! |
| Księgowanie | Zakup w koszty, refaktura w przychody | Symetria kwot przy refakturze 1:1 |
Krok 5: zaksięguj obie strony transakcji
Fakturę zakupową ujmujesz w kosztach z prawem do odliczenia VAT (skoro odsprzedajesz usługę, służy ona czynnościom opodatkowanym — dotyczy to od 2021 r. także noclegów kupowanych w celu odsprzedaży). Refakturę ujmujesz w przychodach. Przy refakturze 1:1 wynik na transakcji wynosi zero, ale obie strony muszą przejść przez księgi i JPK — „kompensowanie” poza ewidencją to proszenie się o korektę przy kontroli.
Refaktury, faktury, KSeF — wystawiaj wszystko w jednym miejscu.
Załóż darmowe konto w Mizzox →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Umowa: klauzula, która oszczędza sporów
Refakturowanie warto oprzeć na zapisie umownym: co podlega przeniesieniu (katalog kosztów), według jakiego klucza (1:1, proporcja powierzchni, licznik), w jakim terminie i z jakim terminem płatności. Bez tego najemca czy kontrahent może kwestionować refakturę co do zasady — a Ty zostajesz z poniesionym kosztem i sporem zamiast płatności. Przy stałych rozliczeniach ustaw też cykliczność: refaktury mediów co miesiąc po otrzymaniu faktur źródłowych, z załączoną kopią lub zestawieniem.
Najczęstsze pytania
Czy refaktura musi mieć w nazwie słowo „refaktura”?
Nie. Przepisy nie przewidują takiego dokumentu — to zwykła faktura VAT. Dopisek „refaktura kosztów” w nazwie pozycji jest dozwolony i praktyczny, ale nie zmienia charakteru dokumentu ani zasad opodatkowania.
Czy mogę refakturować z marżą?
Tak — doliczenie marży jest legalne i oznacza po prostu odsprzedaż usługi z zyskiem. Uważaj przy usługach zwolnionych z VAT: marża może pozbawić transakcję zwolnienia. Przy klasycznym przenoszeniu kosztów standardem rynkowym jest refaktura 1:1.
Jaka data sprzedaży na refakturze?
Data wykonania usługi pierwotnej (lub koniec okresu rozliczeniowego przy usługach ciągłych). To ona wyznacza obowiązek podatkowy — nie data wystawienia refaktury. Wystawienie po terminie nie przesuwa VAT na później.
Czy refakturę wystawiam w KSeF?
Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF (najwięksi od 1 lutego 2026 r.). Refaktura niczym się tu nie różni od zwykłej faktury sprzedażowej — trafia do systemu i otrzymuje numer KSeF.