Poczta przychodząca dla faktur kosztowych – automatyczne przekazywanie dokumentów

Poczta przychodząca dla faktur kosztowych w systemie Mizzox to funkcja, która pozwala na automatyczne przekazywanie faktur od dostawców bezpośrednio do systemu. Jej głównym celem jest uproszczenie i przyspieszenie procesu obsługi kosztów – faktury nie muszą być już ręcznie zapisywane na dysku, wgrywane do systemu ani przekazywane między pracownikami, ponieważ pojawiają się w obiegu automatycznie zaraz po otrzymaniu wiadomości e-mail.

Mechanizm działania opiera się na wykorzystaniu dedykowanego adresu e-mail przeznaczonego wyłącznie do odbierania faktur kosztowych od kontrahentów. To właśnie ten adres należy przekazać dostawcom jako właściwy do wysyłki dokumentów. Następnie na tej skrzynce konfigurowane jest automatyczne przekierowanie wszystkich wiadomości na indywidualny adres e-mail wygenerowany w systemie Mizzox i widoczny w ustawieniach modułu poczty przychodzącej. W momencie gdy faktura zostanie wysłana przez dostawcę na dedykowaną skrzynkę, wiadomość zostanie automatycznie przekierowana do Mizzox, gdzie system odbierze ją, rozpozna załącznik i doda dokument do workflow jako fakturę kosztową gotową do dalszego procesowania.

Takie rozwiązanie zapewnia porządek w dokumentach, skraca czas obiegu i minimalizuje ryzyko pominięcia faktury, ponieważ wszystkie trafiają do jednego, kontrolowanego procesu. Warunkiem działania funkcji jest poprawne ustawienie przekierowania wiadomości – bez tego faktury nie będą pojawiały się w systemie. Warto również pamiętać, że adres e-mail wygenerowany w Mizzox ma charakter techniczny, jest stały i nie można go zmienić, dlatego nie powinien być udostępniany kontrahentom bezpośrednio.