ZUS przy pracy hybrydowej za granicą

Coraz więcej osób wykonuje pracę w modelu hybrydowym – część czasu w Polsce, część za granicą. Wraz z popularyzacją pracy zdalnej po pandemii pojawiło się jednak pytanie: gdzie odprowadzać składki ZUS, jeśli Twoja aktywność zawodowa rozkłada się pomiędzy różne kraje? 

Odpowiedź zależy od tego, w jakim kraju pracujesz oraz jakie przepisy obowiązują w relacjach między Polską a tym państwem. 

Kraje UE/EOG + Szwajcaria 

Jeśli pracujesz w państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) lub w Szwajcarii, zasady ustalania właściwego systemu ubezpieczeń reguluje Rozporządzenie (WE) nr 883/2004. 

Podstawowa reguła brzmi: składki opłacasz w tym kraju, w którym wykonujesz znaczną część pracy. Za znaczącą część uznaje się co najmniej 25% czasu pracy lub 25% wynagrodzenia. 

• Jeśli 75% lub więcej Twojej aktywności (czasowej lub finansowej) przypada na Polskę – składki płacisz wyłącznie w Polsce. 

• Jeśli większość pracy wykonujesz za granicą – składki odprowadzane są do tamtejszego systemu. 

• Jeżeli Twoja praca jest rozdzielona pomiędzy kilka państw i nie da się jasno określić proporcji, zastosowanie mają bardziej szczegółowe przepisy koordynacyjne – w takich sytuacjach ZUS lub instytucja zagraniczna ustala, który kraj ma pierwszeństwo. 

Kraje spoza UE 

W przypadku pracy hybrydowej w państwach pozaunijnych sytuacja zależy od tego, czy Polska podpisała z danym krajem umowę o zabezpieczeniu społecznym. 

• Kraje z umową – np. USA, Kanada, Australia. Wtedy obowiązują zasady określone w danym porozumieniu. Zazwyczaj składki płaci się tylko w jednym kraju – unikając podwójnego oskładkowania. 

• Kraje bez umowy – wówczas może dojść do sytuacji, że musisz odprowadzać składki zarówno w Polsce, jak i w drugim państwie. To oznacza wyższe koszty i więcej formalności. 

Dokument A1 – kluczowy przy pracy w kilku krajach 

Warto wystąpić do ZUS o wydanie dokumentu A1. To zaświadczenie potwierdza, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlegasz. Jest ono szczególnie ważne, gdy: 

• wykonujesz pracę w różnych państwach członkowskich UE, 

• chcesz uniknąć wątpliwości co do miejsca odprowadzania składek, 

• Twój kontrahent lub pracodawca wymaga formalnego potwierdzenia (częsta praktyka w projektach międzynarodowych). 

Brak dokumentu A1 może skutkować problemami podczas kontroli zagranicznych instytucji, a nawet podwójnym naliczeniem składek. 

Dlaczego to takie ważne? 

Nieprawidłowe ustalenie miejsca odprowadzania składek może prowadzić do: 

• konieczności zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami, 

• sankcji finansowych, 

• problemów przy rozliczaniu podatków, 

• utraty prawa do świadczeń (np. zasiłku chorobowego czy emerytury) w przypadku sporu kompetencyjnego między instytucjami. 

Wskazówki praktyczne 

• Zawsze sprawdź, czy kraj, w którym pracujesz, ma podpisaną z Polską umowę o zabezpieczeniu społecznym. 

• Jeśli pracujesz hybrydowo w UE/EOG/Szwajcarii – oblicz, gdzie faktycznie wykonujesz co najmniej 25% obowiązków. 

• Wystąp o dokument A1, jeśli pracujesz w kilku krajach jednocześnie lub jeśli Twój kontrahent tego wymaga. 

• W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym albo prawnikiem specjalizującym się w ubezpieczeniach społecznych. 

Podsumowanie 

Praca hybrydowa za granicą to coraz częstszy model, ale też pułapka dla osób, które nie znają zasad koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zasada ogólna mówi: składki płacisz tam, gdzie wykonujesz znaczną część pracy. W UE i EOG reguluje to Rozporządzenie 883/2004, a poza Europą – umowy dwustronne (lub ich brak). 

Aby uniknąć problemów, zawsze ustal z wyprzedzeniem, gdzie opłacasz składki i postaraj się o dokument A1. To niewielki wysiłek, który może oszczędzić Ci wielu kłopotów i kosztów w przyszłości.