Zatory płatnicze – cichy paraliż polskich firm. Mizzox i Kaczmarski Inkasso łączą siły

Zatory płatnicze – gdy faktura staje się problemem, a nie dowodem wykonanej pracy

W codzienności polskich przedsiębiorców jest moment, który powtarza się z zaskakującą regularnością. Dokument został wystawiony, termin minął, na koncie wciąż cisza. Najpierw pojawia się delikatne przypomnienie, potem ostrożne pytanie, czy „wszystko dotarło”, a w końcu milczące oczekiwanie, że być może jutro coś się zmieni. Tyle że jutro wygląda dokładnie tak samo jak dziś. Zator płatniczy nie zaczyna się głośno — zwykle wchodzi do firmy niepostrzeżenie, w formie pojedynczej faktury, która „na pewno zostanie opłacona”. Dopiero po czasie okazuje się, że ta jedna faktura staje się pierwszym elementem lawiny.

W statystykach wygląda to jeszcze wyraźniej. W części branż średni czas oczekiwania na przelew po terminie sięga ponad 40 dni, a większość firm z sektora MŚP przyznaje, że regularnie doświadcza problemów z nieterminowymi płatnościami. To nie jest już incydentalne zjawisko, lecz mechanizm, który realnie wpływa na płynność finansową, inwestycje i bezpieczeństwo operacyjne. Brak wpływu gotówki nigdy nie pozostaje neutralny — przedsiębiorca zaczyna sięgać po środki obrotowe, linie kredytowe, wstrzymuje wypłaty premii lub odsuwa planowane zakupy. W skrajnych przypadkach jedna zwlekająca płatność potrafi zachwiać rytmem całej firmy, zwłaszcza jeśli mowa o małej działalności usługowej lub produkcyjnej, gdzie marże są policzone co do złotówki.

Dlaczego firmy nie sięgają po windykację, nawet gdy tracą płynność?

Mimo skali problemu zaskakuje coś innego — większość firm nie robi z tym nic. Nie dlatego, że nie potrafi, ale dlatego, że windykacja wciąż kojarzona jest z konfliktem, a nie z procesem. Wielu właścicieli firm przyznaje, że długo powstrzymuje się przed jakimkolwiek działaniem, żeby „nie zrazić kontrahenta”. Paradoks polega na tym, że brak reakcji często psuje relację bardziej niż stanowcze, ale profesjonalne przypomnienie o zobowiązaniu.

W praktyce działa też druga bariera: operacyjna. Żeby przekazać dokument do firmy windykacyjnej, trzeba przygotować zgłoszenie, zebrać dane, opisać historię należności. Na pojedynczej fakturze to może wydawać się wręcz przesadą — i właśnie wtedy większość przedsiębiorców odkłada temat „na później”. Potem robi to ponownie, aż w końcu traci energię do egzekwowania czegokolwiek, akceptując zatory jako nieunikniony element prowadzenia biznesu.

Nowa perspektywa – odzyskiwanie należności jako element procesu finansowego

Na rynku pojawia się jednak nowe podejście, znacznie bliższe logice nowoczesnych systemów zarządzania firmą. Coraz częściej mówi się, że odzyskiwanie należności powinno być elementem procesu finansowego, a nie emocjonalnym wydarzeniem. Tak jak wystawienie faktury nie jest aktem stresu, tak i przekazanie jej do działań windykacyjnych nie musi być obarczone napięciem. W wielu firmach zaczyna się rozumieć, że to po prostu kolejny krok w łańcuchu: dokument — termin — przypomnienie — działanie.

– Przedsiębiorcy chcą mieć dostęp do najważniejszych usług bez opuszczania systemów, w których na co dzień pracują, tych do wystawiania faktur, pilnowania płatności i zarządzania kontaktami handlowymi. Umieszczenie usługi windykacji polubownej na platformie Mizzox pozwala reagować szybko, zanim problem z niezapłaconą fakturą przerodzi się w poważne zagrożenie dla płynności finansowej – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Właśnie z tego założenia wychodzi moduł w systemie Mizzox, który pozwala na przekazanie nieopłaconej faktury do Kaczmarski Inkasso w sposób całkowicie techniczny i pozbawiony zbędnych formalności. System monitoruje dokumenty i pokazuje użytkownikowi, które z nich przekroczyły termin. W tym momencie nie trzeba już kompletować załączników, pisać maili ani tłumaczyć historii sprawy. Wystarczy zdecydować, że dana należność powinna być obsłużona przez partnera, a Mizzox automatycznie przekazuje komplet danych do Kaczmarski Inkasso, które od tego momentu rozpoczyna swoje działania.

Techniczne przekazanie należności zamiast emocjonalnej walki o pieniądze

Co ważne, to przedsiębiorca pozostaje w pełnej kontroli — nic nie dzieje się bez jego świadomej decyzji. Przekazanie zlecenia jest szybkie i pozbawione dodatkowych barier, więc nie odczuwa się go jako oddania sprawy, lecz jako wykorzystanie dostępnego narzędzia. Właśnie tu pojawia się moment zmiany podejścia, który najlepiej opisuje jedno stwierdzenie: automatyczna windykacja to nie akt presji, ale uporządkowanie należności w sposób techniczny, uruchamiane jednym kliknięciem.

Nasza filozofia od początku opiera się na tym, żeby przedsiębiorca miał wszystko w jednym miejscu. Nie chodzi tylko o wystawienie faktury, ale o kompleksowe wsparcie w zarządzaniu należnościami. Integracja z Kaczmarski Inkasso to naturalny krok. Nasi użytkownicy wielokrotnie pytali, jak szybko i profesjonalnie rozwiązać problem zaległych płatności. Teraz mogą to zrobić jednym kliknięciem, nie opuszczając platformy Mizzox. To szczególnie istotne dla małych firm, które nie mają czasu ani zasobów na długotrwałe procesy windykacyjne. Dzięki temu partnerstwu nasze AI nie tylko przypomni o płatności i naliczy odsetki, ale też zaproponuje konkretne działanie windykacyjne w odpowiednim momencie – informuje Przemysław Kot, prezes Zarządu Mizzox S.A.

Takie rozwiązanie redukuje największy problem tradycyjnej windykacji — moment zawahania. Tam, gdzie trzeba było wykonać telefon lub napisać wiadomość, teraz pojawia się zwykła opcja systemowa, podobna do eksportu dokumentu czy zaksięgowania płatności. Brak płatności przestaje być tematem wyjątkowym, a staje się częścią pełnego cyklu obsługi należności.

Profesjonalizacja relacji biznesowych poprzez automatyzację

Kaczmarski Inkasso działa w tym modelu jako partner operacyjny, nie jako odległa instytucja, której trzeba przekazać sprawę z całym opisem sytuacji. Dzięki integracji działania są wykonywane szybciej, a przedsiębiorca nie musi wyznaczać osoby odpowiedzialnej za korespondencję z windykacją. Sprawa trafia tam, gdzie powinna trafić, bez dodatkowych kroków i dyskusji.

Na poziomie biznesowym taka automatyzacja ma jeszcze jeden efekt uboczny — profesjonalizuje firmę w oczach kontrahentów. Jasny sygnał, że płatności są obsługiwane procesowo, a nie na zasadzie „poczekamy, zobaczymy”, bardzo często sprawia, że zaległości są regulowane szybciej, bez eskalacji. Wbrew obawom wielu przedsiębiorców, uporządkowana procedura działa kojąco, a nie agresywnie. To zupełnie inny komunikat niż ponaglające maile pisane własnymi słowami.