Wdrożenie KSeF w firmie – checklist dla działu finansowego

Skuteczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga nie tylko zmiany technologicznej, ale również reorganizacji procesów finansowo-księgowych. Dział finansowy odgrywa kluczową rolę w tym procesie, a dobrze przygotowana checklista może pomóc uniknąć błędów i opóźnień.

Checklist wdrożeniowa dla działu finansowego:

1. Audyt obecnych procesów fakturowania
   
   • Zidentyfikuj, w jaki sposób faktury są obecnie wystawiane, przesyłane i archiwizowane.
     
   • Zbierz informacje o systemach ERP/FK używanych w firmie.
     
2. Sprawdzenie wymagań technicznych
   
   • Czy obecny system księgowy obsługuje KSeF?
     
   • Czy konieczne będzie wdrożenie dodatkowego oprogramowania (np. integratorów API)?
     
3. Nadanie uprawnień do KSeF
   
   • Określ, kto w firmie będzie miał dostęp do KSeF – kto wystawia, kto odbiera, kto weryfikuje.
     
   • Zadbaj o formalne nadanie uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym.
     
4. Szkolenie zespołu
   
   • Zorganizuj warsztaty lub webinary z zakresu obsługi faktur ustrukturyzowanych.
     
   • Zapewnij instrukcje postępowania w razie błędów lub sytuacji awaryjnych.
     
5. Testy operacyjne
   
   • Przeprowadź testowe wysyłki faktur do środowiska testowego KSeF.
     
   • Sprawdź, czy faktury przechodzą walidację i są poprawnie odbierane przez kontrahentów.
     
6. Dostosowanie procedur wewnętrznych
   
   • Zaktualizuj obieg dokumentów, polityki księgowe i kontrolne.
     
   • Zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji.
     

Wniosek: Dobrze przygotowany dział finansowy to fundament bezpiecznego przejścia na e-fakturowanie. Wdrożenie KSeF nie kończy się na stronie technicznej – konieczna jest również zmiana organizacyjna.