Uprawnienia w KSeF – jak je nadawać i komu?

System KSeF wymaga jednoznacznego określenia, kto w imieniu firmy może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury. To kluczowy element bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Uprawnienia te można nadawać i odbierać w systemie e-Urząd Skarbowy.

Rodzaje uprawnień w KSeF:

• Pierwotne uprawnienie (nadawane przez właściciela/podatnika lub osobę reprezentującą firmę)
  
  • Można je nadać pracownikowi, biuru rachunkowemu lub systemowi (np. aplikacji ERP).
    
  • Wymaga podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego lub e-dowodu.
    
• Uprawnienia systemowe (tokeny)
  
  • Przeznaczone do zautomatyzowanego połączenia z KSeF (np. przez system księgowy).
    
  • Wydawane z poziomu e-US, mają termin ważności.
    

Jak nadać uprawnienie?

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego.
   
2. Wybierz zakładkę „KSeF” → „Zarządzanie uprawnieniami”.
   
3. Wprowadź dane osoby lub systemu, który ma otrzymać dostęp.
   
4. Wybierz zakres (np. tylko wystawianie faktur).
   
5. Podpisz wniosek (kwalifikowanym podpisem, ePUAP lub e-dowodem).
   
6. Potwierdź i zachowaj potwierdzenie nadania.
   

Komu warto nadać uprawnienia?

• Osobom wystawiającym faktury (księgowość, dział sprzedaży)
  
• Biuru rachunkowemu
  
• Integratorom technologicznym (ERP, aplikacje fakturujące)
  
• Właścicielom lub członkom zarządu (dla celów nadzorczych)
  

Ważne: Zawsze warto prowadzić rejestr nadanych uprawnień i okresowo je weryfikować – szczególnie w razie zmian kadrowych.