Przykładowy plik XML faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zapisany w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 roku jej stosowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur PDF czy papierowych, faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem graficznym – jej celem jest precyzyjna, maszynowa wymiana danych księgowych.

Znaczenie formatu XML w fakturowaniu elektronicznym

Format XML (Extensible Markup Language) pozwala na jednoznaczne opisanie struktury i zawartości dokumentu, tak aby był on możliwy do odczytu i przetwarzania przez systemy księgowe, ERP, programy do fakturowania oraz przez sam system KSeF. Z tego powodu zrozumienie konstrukcji pliku XML jest szczególnie istotne dla:

• programistów integrujących systemy z KSeF,
• dostawców oprogramowania księgowego,
• działów finansowo-księgowych, które odpowiadają za jakość danych przesyłanych do administracji skarbowej,
• osób zajmujących się kontrolą jakości danych w dużych organizacjach.

Kluczowe sekcje faktury ustrukturyzowanej FA(2)

Struktura pliku FA(2) – obecnie obowiązującej wersji formatu – została szczegółowo określona przez Ministerstwo Finansów i podzielona na kilka logicznych sekcji. Każda z nich odpowiada za inne aspekty faktury.

Nagłówek dokumentu

Nagłówek zawiera podstawowe dane identyfikujące fakturę, takie jak numer faktury, data wystawienia, typ dokumentu (np. faktura sprzedaży, faktura zaliczkowa, korekta), waluta rozliczenia, forma i termin płatności. To punkt wyjścia do poprawnej identyfikacji dokumentu przez odbiorcę oraz systemy informatyczne.

Dane sprzedawcy i nabywcy

Każda faktura zawiera dane obu stron transakcji. Sekcje te zawierają m.in. nazwę firmy lub imię i nazwisko, numer NIP, adres, kraj, typ identyfikatora oraz dane kontaktowe. Elementy te są obowiązkowe i muszą być zgodne z rzeczywistością – błędne wprowadzenie NIP może spowodować, że odbiorca nie będzie w stanie odnaleźć faktury w KSeF.

Pozycje faktury 

Ta część zawiera listę towarów lub usług objętych fakturą. Dla każdej pozycji określana jest jej nazwa, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto, stawka podatku VAT, wartość netto oraz brutto. Dane te muszą być spójne matematycznie – KSeF automatycznie waliduje zgodność sum i wartości w każdej pozycji.

Podsumowanie faktury 

Na końcu dokumentu znajduje się zestawienie wszystkich wartości – sumy netto, VAT i brutto, a także informacje o ewentualnych rabatach, zaliczkach lub dodatkowych opłatach. Element ten umożliwia systemowi oraz odbiorcy faktury automatyczne wyliczenie całkowitej wartości do zapłaty.

Dodatkowe informacje 

Dzięki tej sekcji możliwe jest uzupełnienie faktury o informacje nieujęte w standardowych polach – np. numer zamówienia, numer rachunku bankowego, informacje o mechanizmie podzielonej płatności, odniesienia do umów czy specyfikacji dostaw. Można tu również umieścić uwagi dla kontrahenta.

Gdzie znaleźć przykładowy plik XML faktury?

Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalne przykłady faktur ustrukturyzowanych w formacie XML oraz dokumentację schemy XSD. Przykładowe pliki można pobrać ze strony https://www.podatki.gov.pl/ksef/ i przetestować w środowisku sandbox, które pozwala sprawdzić zgodność pliku przed wysłaniem go do systemu produkcyjnego.

<Faktura xmlns="http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12348/FA(2)">
  <Naglowek>
    <KodWaluty>PLN</KodWaluty>
    <DataWystawienia>2025-07-21</DataWystawienia>
    <NumerFaktury>FV/2025/07/001</NumerFaktury>
    <RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
    <FormaPlatnosci>PRZELEW</FormaPlatnosci>
    <TerminPlatnosci>2025-07-31</TerminPlatnosci>
  </Naglowek>
  
  <Podmiot1>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>1234567890</NIP>
      <PelnaNazwa>Mizzox SA</PelnaNazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>
      <Ulica>Nowowiejska</Ulica>
      <NrDomu>10</NrDomu>
      <KodKraju>PL</KodKraju>
      <KodPocztowy>00-001</KodPocztowy>
      <Miejscowosc>Warszawa</Miejscowosc>
    </Adres>
  </Podmiot1>

  <Podmiot2>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>9876543210</NIP>
      <PelnaNazwa>Firma Klienta Sp. z o.o.</PelnaNazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>
      <Ulica>Kwiatowa</Ulica>
      <NrDomu>5</NrDomu>
      <KodKraju>PL</KodKraju>
      <KodPocztowy>01-234</KodPocztowy>
      <Miejscowosc>Kraków</Miejscowosc>
    </Adres>
  </Podmiot2>

  <PozycjeFaktury>
    <Pozycja>
      <NazwaTowaru>Licencja Mizzox (1 miesiąc)</NazwaTowaru>
      <Ilosc>1</Ilosc>
      <CenaJednostkowaNetto>99.00</CenaJednostkowaNetto>
      <StawkaPodatku>23%</StawkaPodatku>
      <KwotaVAT>22.77</KwotaVAT>
      <WartoscBrutto>121.77</WartoscBrutto>
    </Pozycja>
  </PozycjeFaktury>

  <Podsumowanie>
    <SumaNetto>99.00</SumaNetto>
    <SumaVAT>22.77</SumaVAT>
    <SumaBrutto>121.77</SumaBrutto>
  </Podsumowanie>
</Faktura>

Kiedy warto analizować strukturę faktury ustrukturyzowanej?

Analiza plików XML FA(2) jest szczególnie przydatna w trzech przypadkach:

• integracji systemów ERP lub CRM z KSeF,
• tworzeniu własnych narzędzi do fakturowania zgodnych z wymaganiami MF,
• diagnostyce błędów i odrzutów podczas wysyłki faktur do KSeF.

W praktyce, zrozumienie struktury XML może pomóc w szybszym reagowaniu na problemy księgowe, optymalizacji procesów fakturowania i zapewnieniu zgodności z przepisami.