W skrócie:
- Gdy kontrahent płaci po terminie, odsetki należą Ci się z mocy prawa, za każdy dzień opóźnienia — nie musisz ich zastrzegać w umowie ani wcześniej wzywać dłużnika.
- W obrocie między firmami stosujesz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych rocznie.
- Wzór: odsetki = kwota zaległości × stawka roczna × liczba dni opóźnienia ÷ 365.
- Odsetki możesz naliczyć także od faktury, którą klient już opłacił — ale po terminie.
- Dodatkowo od każdej opóźnionej faktury B2B przysługuje Ci rekompensata 40/70/100 EUR.
Policz odsetki dla swojej faktury
Nie chcesz liczyć nawet w kalkulatorze?
Mizzox nalicza odsetki automatycznie od każdej przeterminowanej faktury — także tych już opłaconych po terminie — i sam wystawia noty odsetkowe gotowe do wysyłki.
Jakie odsetki stosować? Trzy rodzaje, które łatwo pomylić
W polskim prawie funkcjonują równolegle różne stawki odsetek i pierwszym krokiem jest wybór właściwej:
| Rodzaj | Kiedy stosujesz | Jak zbudowana jest stawka roczna |
|---|---|---|
| Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych | faktura firma → firma (B2B) — to Twój standardowy przypadek | stopa referencyjna NBP z danego półrocza + 10 p.p. (dłużnik będący podmiotem leczniczym: + 8 p.p.) |
| Ustawowe za opóźnienie (kodeksowe) | dłużnikiem jest konsument albo rozliczenie nie jest transakcją handlową | stopa referencyjna NBP + 5,5 p.p. |
| Umowne | strony ustaliły własną stawkę w umowie | wg umowy, ale nie więcej niż odsetki maksymalne (dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie) |
Stopa referencyjna NBP — pierwszy składnik każdej z tych stawek — zmienia się wraz z decyzjami Rady Polityki Pieniężnej, dlatego w tym artykule posługujemy się wzorami, a aktualne wartości liczbowe znajdziesz zawsze w kalkulatorze powyżej. Dla odsetek w transakcjach handlowych przyjmuje się stopę obowiązującą 1 stycznia (dla opóźnień w I półroczu) i 1 lipca (dla II półrocza).
Wzór i przykład obliczenia
Odsetki = kwota zaległości × stawka roczna × liczba dni opóźnienia ÷ 365
Przykład (na hipotetycznej stawce 15% rocznie — właściwą dla Twojej daty pokaże kalkulator):
- faktura: 12 300 zł brutto, termin płatności 10 marca, zapłata 24 kwietnia → 45 dni opóźnienia,
- odsetki: 12 300 zł × 15% × 45 ÷ 365 = 227,47 zł.
Trzy zasady praktyczne:
- Liczysz od kwoty brutto faktury (należność obejmuje VAT).
- Pierwszym dniem odsetkowym jest dzień następujący po terminie płatności; ostatnim — dzień zapłaty.
- Jeśli opóźnienie przecina zmianę stóp NBP lub granicę półrocza, okres dzielisz na odcinki i każdy liczysz według stawki z tego odcinka — dokładnie dlatego ręczne liczenie bywa żmudne i dlatego zbudowaliśmy kalkulator.
Odsetki od faktury, którą klient już zapłacił — po terminie
To najczęściej pomijany przychód w małych firmach. Zapłata kwoty głównej nie kasuje roszczenia o odsetki za dni opóźnienia — możesz je naliczyć i wystawić notę odsetkową również po uregulowaniu faktury. Pojedynczo to często drobne kwoty; przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie w skali roku robi się z tego konkretna suma — a dodatkowo kontrahenci, którzy raz dostali notę, zaczynają pilnować Twoich terminów.
Odsetki także od faktur już opłaconych
Każda płatność zaksięgowana po terminie to automatycznie naliczone odsetki i gotowa nota. Naliczanie wyłączysz jednym ustawieniem u wybranych kontrahentów — Ty decydujesz, komu odpuszczasz.
Rekompensata 40/70/100 EUR — niezależnie od odsetek
Od każdej transakcji handlowej opłaconej po terminie przysługuje Ci dodatkowo zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR (należność do 5 000 zł), 70 EUR (5 000–50 000 zł), 100 EUR (powyżej 50 000 zł) — bez wykazywania, że poniosłeś jakiekolwiek koszty. Przelicza się ją na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna.
Co zrobić z policzonymi odsetkami
- Wystaw notę odsetkową (dokument obciążający dłużnika odsetkami — nie jest fakturą i nie zawiera VAT).
- Wyślij ją dłużnikowi z krótkim, rzeczowym pismem.
- Brak reakcji na notę przy wciąż niezapłaconej fakturze? Przejdź do wezwania do zapłaty (wzór), a pełną ścieżkę działań znajdziesz w przewodniku „Klient nie płaci faktury — co zrobić krok po kroku”.
FAQ — najczęstsze pytania
Czy muszę mieć zapis o odsetkach w umowie, żeby je naliczyć?
Nie. Odsetki ustawowe za opóźnienie należą się z mocy prawa — zapis w umowie potrzebny jest tylko wtedy, gdy chcesz stosować stawkę umowną (inną niż ustawowa).
Od kiedy naliczam odsetki?
Od dnia następującego po terminie płatności z faktury lub umowy, do dnia zapłaty włącznie.
Czy odsetki liczę od kwoty netto czy brutto?
Od brutto — Twoją należnością jest cała kwota faktury, łącznie z VAT.
Czy mogę odpuścić odsetki wybranym klientom?
Tak, to Twoje uprawnienie, nie obowiązek. Dobrą praktyką jest jednak reguła domyślna „naliczamy wszystkim automatycznie” z wyjątkami ustawianymi świadomie per kontrahent — a nie odwrotnie.
Jaka jest minimalna kwota odsetek, którą warto naliczać?
Formalnie nie ma progu. Praktycznie: gdy naliczanie jest automatyczne, nie ma powodu rezygnować nawet z drobnych kwot — to one budują dyscyplinę płatniczą kontrahentów i sumują się w skali roku.
Czym różni się nota odsetkowa od faktury?
Nota odsetkowa to dokument księgowy bez VAT — odsetki nie podlegają opodatkowaniu VAT. Nie wystawiaj na odsetki faktury.
Odsetki, które liczą się same
Aktualne stawki, podział na okresy, nota do wysyłki jednym kliknięciem — plus przypomnienia, wezwania i statusy wpłat z 50+ banków. U 16 500+ firm: +67% faktur płaconych na czas.
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Podsumowanie
- Gdy kontrahent płaci po terminie, odsetki należą Ci się z mocy prawa, za każdy dzień opóźnienia — nie musisz ich zastrzegać w umowie ani wcześniej wzywać dłużnika.
- W obrocie między firmami stosujesz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych rocznie.
- Wzór: odsetki = kwota zaległości × stawka roczna × liczba dni opóźnienia ÷ 365.
- Odsetki możesz naliczyć także od faktury, którą klient już opłacił — ale po terminie.
- Dodatkowo od każdej opóźnionej faktury B2B przysługuje Ci rekompensata 40/70/100 EUR.
Szerzej w przewodniku: przewodnik po windykacji faktury.
W praktyce: jak Mizzox przypomina o niezapłaconych fakturach.