Kurs NBP przy fakturach walutowych

Wystawianie faktur w walutach obcych to w obrocie gospodarczym zjawisko coraz powszechniejsze. Polska gospodarka jest silnie powiązana z rynkami międzynarodowymi, a wiele firm dokonuje transakcji w euro, dolarach amerykańskich czy funtach brytyjskich. W takich przypadkach niezwykle istotne staje się prawidłowe przeliczenie wartości wyrażonych w walucie obcej na złote polskie, ponieważ to właśnie w PLN należy rozliczyć zobowiązania podatkowe wobec fiskusa.

Podatki takie jak VAT, PIT czy CIT zawsze rozliczane są w złotówkach, dlatego przepisy jasno określają, według jakich zasad należy stosować kursy walutowe przy fakturowaniu. Wybór właściwego kursu ma kluczowe znaczenie – błędne zastosowanie może skutkować nie tylko rozbieżnościami księgowymi, ale również ryzykiem sporu z organami podatkowymi.

Kurs NBP jako podstawowa zasada

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystanie średniego kursu Narodowego Banku Polskiego. Przepisy wskazują, że w przypadku podatku VAT podstawą jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Z kolei dla podatku dochodowego (CIT i PIT) stosuje się kurs z dnia poprzedzającego moment uzyskania przychodu.

W praktyce oznacza to, że jeśli dostawa towaru lub wykonanie usługi następuje np. 15 marca 2025 roku, a obowiązek podatkowy powstaje właśnie tego dnia, przedsiębiorca ma obowiązek sięgnąć po kurs NBP z 14 marca 2025 roku, o ile był to dzień roboczy. Dzięki takiej zasadzie unika się przypadkowości i różnic wynikających z kursów banków komercyjnych.

Alternatywa w postaci kursu EBC

Od kilku lat przedsiębiorcy mają możliwość korzystania także z kursów Europejskiego Banku Centralnego. Opcja ta dotyczy wyłącznie rozliczeń VAT, jednak wybór EBC musi być konsekwentnie stosowany przez co najmniej jeden pełny rok podatkowy. Nie można więc zmieniać kursu z miesiąca na miesiąc czy w zależności od tego, który w danym dniu okaże się korzystniejszy.

Dla wielu firm prowadzących działalność eksportową lub intensywnie współpracujących z kontrahentami z krajów strefy euro, korzystanie z kursu EBC może być wygodniejsze i bardziej przejrzyste. Niemniej jednak, decyzja o wyborze tej metody musi być świadoma i poprzedzona analizą konsekwencji księgowych.

Typowe błędy w przeliczaniu walut

Jednym z najczęstszych uchybień jest stosowanie kursów oferowanych przez bank prowadzący rachunek firmowy. Choć wydaje się to praktyczne, przepisy podatkowe jednoznacznie wskazują, że podstawą jest kurs NBP lub – w przypadku VAT – kurs EBC. Zastosowanie innego przelicznika jest niezgodne z prawem i może skutkować koniecznością korekty deklaracji.

Drugim istotnym błędem jest nieuwzględnianie równowartości kwoty w PLN na wystawionej fakturze. Wartość w walucie obcej jest dla kontrahenta informacją podstawową, natomiast fiskus wymaga, aby równocześnie wskazać, jaką kwotę należy ująć w ewidencji księgowej w złotówkach.

Należy również pamiętać, że w przypadku zaliczek stosuje się kurs z dnia poprzedzającego moment ich otrzymania. W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca otrzyma przedpłatę w walucie obcej, już wtedy powstaje obowiązek podatkowy i konieczne jest odpowiednie przeliczenie.

Praktyczne rozwiązania dla firm

Ze względu na powtarzalność i potencjalną złożoność tych operacji, wiele firm decyduje się na automatyzację procesu. Nowoczesne systemy ERP pozwalają na bieżące pobieranie kursów NBP i przypisywanie ich do dokumentów księgowych. Dzięki temu ogranicza się ryzyko błędu ludzkiego i zyskuje pewność, że przeliczenia są zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Automatyczne rozwiązania wspierają także kontrolę wewnętrzną i ułatwiają sporządzanie deklaracji podatkowych. W efekcie przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu działalności gospodarczej, zamiast na manualnym weryfikowaniu kursów walutowych każdego dnia.

Znaczenie konsekwencji i zgodności z przepisami

Stosowanie odpowiednich kursów walutowych przy wystawianiu faktur ma wymiar nie tylko księgowy, ale także podatkowy i prawny. Organy podatkowe kładą szczególny nacisk na zgodność z obowiązującymi regulacjami, dlatego przedsiębiorca powinien działać konsekwentnie i w pełni przejrzyście.

Podsumowując, w 2025 roku zasady przeliczania wartości w walutach obcych pozostają niezmienione. Kluczowe jest stosowanie kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego lub – w przypadku VAT – alternatywnie kursu EBC, jeśli podatnik zdecydował się na tę metodę. Świadomość tych reguł oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi księgowych to najlepszy sposób na uniknięcie błędów i ewentualnych sporów z administracją skarbową.