KSeF i struktura pliku XML

Krajowy System e-Faktur wykorzystuje do przesyłania i rejestrowania faktur format XML, zgodny ze schematem logicznym określonym przez Ministerstwo Finansów. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana, której treść nie ma formy graficznej, lecz zestawu danych opisanych w sposób maszynowy.

Najważniejsze cechy formatu XML w KSeF:

• Schemat FA(2) – obowiązujący standard struktury dokumentu XML, który określa, jakie pola muszą lub mogą być zawarte (np. dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, stawki VAT, daty, formy płatności).
  
• Walidacja dokumentu – każdy plik XML musi przejść walidację logiczną i techniczną, zanim zostanie przyjęty przez system. Błędy uniemożliwiają jego rejestrację.
  
• Brak formy graficznej – faktura XML nie zawiera żadnego wyglądu „drukowanego”, dlatego firmy często stosują oprogramowanie, które generuje widok PDF na potrzeby wewnętrzne lub dla klienta.
  
• Jednolitość danych – dzięki temu sam proces księgowania, weryfikacji i raportowania może zostać zautomatyzowany – dane są jednoznaczne i spójne.
  

Przykładowa struktura pliku XML dla KSeF

<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
<Faktura>
  <Podmiot1>
    <NIP>1234567890</NIP>
    <Nazwa>Przykładowa Firma Sp. z o.o.</Nazwa>
    <Adres>ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa</Adres>
  </Podmiot1>
  <Podmiot2>
    <NIP>9876543210</NIP>
    <Nazwa>Odbiorca Sp. z o.o.</Nazwa>
    <Adres>ul. Klienta 2, 00-002 Kraków</Adres>
  </Podmiot2>
  <PozycjeFaktury>
    <Pozycja>
      <NazwaTowaruUslugi>Usługa konsultingowa</NazwaTowaruUslugi>
      <Ilosc>1</Ilosc>
      <CenaJednostkowa>1000.00</CenaJednostkowa>
      <StawkaVAT>23</StawkaVAT>
      <KwotaVAT>230.00</KwotaVAT>
      <WartoscBrutto>1230.00</WartoscBrutto>
    </Pozycja>
  </PozycjeFaktury>
  <WartoscNetto>1000.00</WartoscNetto>
  <WartoscVAT>230.00</WartoscVAT>
  <WartoscBrutto>1230.00</WartoscBrutto>
  <DataWystawienia>2025-07-15</DataWystawienia>
  <FormaPlatnosci>Przelew</FormaPlatnosci>
  <TerminPlatnosci>2025-07-30</TerminPlatnosci>
</Faktura>

Zrozumienie struktury XML jest szczególnie istotne dla firm korzystających z własnych systemów ERP lub tworzących dedykowane integracje z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalną dokumentację techniczną, schematy XSD i przykłady plików XML do testowania.