KSeF i struktura pliku XML

Krajowy System e-Faktur wykorzystuje do przesyłania i rejestrowania faktur format XML, zgodny ze schematem logicznym określonym przez Ministerstwo Finansów. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana, której treść nie ma formy graficznej, lecz zestawu danych opisanych w sposób maszynowy.

Najważniejsze cechy formatu XML w KSeF:

• Schemat FA(2) – obowiązujący standard struktury dokumentu XML, który określa, jakie pola muszą lub mogą być zawarte (np. dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, stawki VAT, daty, formy płatności).
  
• Walidacja dokumentu – każdy plik XML musi przejść walidację logiczną i techniczną, zanim zostanie przyjęty przez system. Błędy uniemożliwiają jego rejestrację.
  
• Brak formy graficznej – faktura XML nie zawiera żadnego wyglądu „drukowanego”, dlatego firmy często stosują oprogramowanie, które generuje widok PDF na potrzeby wewnętrzne lub dla klienta.
  
• Jednolitość danych – dzięki temu sam proces księgowania, weryfikacji i raportowania może zostać zautomatyzowany – dane są jednoznaczne i spójne.
  

Zrozumienie struktury XML jest szczególnie istotne dla firm korzystających z własnych systemów ERP lub tworzących dedykowane integracje z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalną dokumentację techniczną, schematy XSD i przykłady plików XML do testowania.