Kompleksowy przewodnik: Jak rozpocząć pracę z KSeF?

Czym jest KSeF i kto musi z niego korzystać?  

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości podatników VAT, w tym:  

• spółek z o.o. i akcyjnych,   

• jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG),   

• osób fizycznych prowadzących działalność na własne nazwisko,   

• organizacji i fundacji będących podatnikami VAT.   

System nie wymaga klasycznej rejestracji – konto podatnika jest już „technicznie” założone. Aby jednak uzyskać dostęp, konieczne jest uwierzytelnienie konkretnej osoby fizycznej, która będzie korzystać z systemu w imieniu firmy. W niektórych przypadkach wymaga to wcześniejszego złożenia formularza ZAW-FA. 

Kto musi złożyć formularz ZAW-FA, a kto nie? 

ZAW-FA MUSZĄ złożyć: 

• Spółki z o.o., spółki akcyjne, komandytowe, jawne itd. 

– Zawsze muszą złożyć ZAW-FA, ponieważ nie są osobami fizycznymi. 

– Formularz składa osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu). 

– W formularzu wskazuje się konkretną osobę fizyczną, która otrzyma dostęp do KSeF. 

• Fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi 

– Również muszą wskazać konkretną osobę fizyczną przez ZAW-FA, by mogła korzystać z systemu. 

ZAW-FA NIE MUSZĄ składać: 

• Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) 

– Mogą zalogować się do KSeF od razu – bez składania ZAW-FA. 

– System rozpozna ich tożsamość na podstawie PESEL i NIP. 

– W takim przypadku dostęp uzyskuje wyłącznie właściciel firmy. 

• Osoby fizyczne nieprowadzące działalności 

– Nie mają obowiązku ani możliwości składania ZAW-FA, ponieważ nie występują jako podatnik VAT. 

Uruchomienie aplikacji

Etap 1: Nadanie uprawnień przez formularz ZAW-FA 

Dlaczego ZAW-FA jest konieczny? 

Zanim będzie można zalogować się do KSeF, spółka musi wyznaczyć osobę, która zostanie uwierzytelniona jako użytkownik systemu. W tym celu konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Dokument ten nadaje wskazanej osobie prawo do korzystania z systemu w imieniu spółki, a także – jeśli zajdzie taka potrzeba – do nadawania dalszych uprawnień innym osobom. 

Jakie są formy uwierzytelnienia? 

Spółka może korzystać z KSeF na dwa sposoby: 

• Profil zaufany / ePUAP – najczęściej wykorzystywana i rekomendowana metoda (wymaga wcześniejszego złożenia ZAW-FA). 

• Kwalifikowany podpis elektroniczny – wykorzystywany rzadziej, np. jeśli profil zaufany nie jest dostępny. 

Etap 2: Wypełnienie formularza ZAW-FA – instrukcja krok po kroku 

1. Skąd wziąć formularz? 

Formularz ZAW-FA można pobrać w wersji edytowalnej (DOC) lub PDF na stronie Ministerstwa Finansów. 

2. Co należy uzupełnić? 

Pole 1 – Numer NIP spółki. 

Sekcja A – Miejsce i cel składania 

• Pole 5: Nazwa właściwego urzędu skarbowego. 

• Pole 6: Zaznacz opcję „1 – nadanie uprawnień”. 

Sekcja B – Dane spółki 

• Pole 7: Opcja „1 – Podatnik niebędący osobą fizyczną”. 

• Pole 8: Pełna nazwa spółki z o.o. (np. „ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”). 

• B.2 i B.3: Adres siedziby oraz e-mail do kontaktu i odbioru potwierdzenia z urzędu. 

Sekcja C – Osoba uprawniona do korzystania z KSeF 

To osoba, która jako pierwsza zaloguje się do systemu w imieniu spółki i będzie mogła nadawać kolejne uprawnienia (np. dla księgowości lub biura rachunkowego). 

• C.1: Imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo, dokument tożsamości. 

• C.2: Adres zamieszkania. 

• C.3: Obowiązkowo adres e-mail (pole 38), zalecane też podanie numeru telefonu. 

Sekcja D – Dane podpisu kwalifikowanego 

Tę część można pominąć, jeśli logowanie odbywa się przez profil zaufany. Uzupełniamy ją tylko wtedy, gdy użytkownik będzie logować się podpisem kwalifikowanym, niepowiązanym z firmą. 

Sekcja E – Podpisy 

Formularz musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki. W przypadku reprezentacji wieloosobowej – wymagane są podpisy wszystkich wymaganych osób. 

3. Gdzie i jak złożyć ZAW-FA? 

Obecnie formularz należy złożyć papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby spółki. Nie ma jeszcze możliwości wysłania go elektronicznie. Rekomendowane jest złożenie dokumentu jak najwcześniej, ponieważ w 2026 roku urzędy skarbowe mogą być przeciążone. 

Etap 3: Logowanie do KSeF – krok po kroku 

Po złożeniu ZAW-FA i przetworzeniu go przez urząd, można zalogować się do systemu KSeF. 

Wejdź na stronę

Przejdź do portalu: https://ksef.mf.gov.pl/web/

Można korzystać zarówno z interfejsu przeglądarkowego (webowego), jak i zewnętrznych aplikacji (np. systemów ERP). 

Logowanie

Aby rozpocząć proces logowania, należy wybrać opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

W kolejnym kroku należy:

1. Kliknąć przycisk „Uwierzytelnij”.
2. Wskazać pole z numerem NIP.

Metody logowania

Możliwe są dwa sposoby uwierzytelnienia:

1. Profil Zaufany
   Należy kliknąć kafelek „Profil zaufany”, a następnie zalogować się zgodnie z dostępnymi metodami autoryzacji oferowanymi przez Profil Zaufany.
2. Certyfikat kwalifikowany
   W tym przypadku wybieramy kafelek „Certyfikat kwalifikowany” i postępujemy zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

W obu przypadkach można powrócić do poprzedniego kroku, korzystając z przycisku „Powrót”.

Identyfikacja certyfikatu

Następnie należy określić, czy wykorzystywany certyfikat zawiera numer NIP czy PESEL, i kliknąć przycisk „Dalej”. W razie potrzeby można wrócić do wcześniejszego ekranu przez „Powrót”.

Pobranie i podpisanie żądania autoryzacyjnego

W kolejnym etapie należy pobrać plik żądania autoryzacyjnego na komputer, klikając „Pobierz żądanie autoryzacyjne”. Ten plik należy następnie podpisać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci.

Uwaga:
Podpis musi znajdować się w tym samym pliku XML, co treść żądania. Preferowane są podpisy typu otaczający lub otoczony.

Dodanie podpisanego żądania

Aby przesłać podpisane żądanie:

• Kliknij „Dodaj plik” i wybierz odpowiedni plik z dysku.
• Jeśli przez pomyłkę załączono zły plik, można go usunąć przyciskiem „Usuń” i ponownie załączyć właściwy.
• Po dodaniu poprawnego dokumentu kliknij „Dalej”.

Możesz również cofnąć się, klikając „Powrót”.

Potwierdzenie logowania

Jeśli cały proces przebiegł pomyślnie, system wyświetli komunikat z numerem sesji. Można go skopiować klikając „Kopiuj”. Ten numer będzie potrzebny do późniejszej weryfikacji statusu przesyłanych faktur.

Aby zakończyć proces, kliknij „OK”, co zamknie okno komunikatu.

Zarządzanie dostępem 

Po pierwszym zalogowaniu osoba uprawniona może: 

• Nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom (np. księgowości), 

• Co ważne – osoby fizyczne prowadzące JDG nie muszą składać ZAW-FA, ale spółki już tak. 

Integracja z oprogramowaniem 

W przypadku korzystania z systemów zewnętrznych (np. ERP, programy księgowe), należy wygenerować tokeny dostępu. Są one potrzebne do: 

• Wystawiania faktur, 

• Pobierania faktur z systemu, 

• Zarządzania uprawnieniami automatycznie przez aplikacje. 

Podsumowanie – najważniejsze informacje 

• Konto w KSeF dla spółki istnieje automatycznie – trzeba tylko nadać uprawnienia osobie fizycznej.  

• Formularz ZAW-FA składamy papierowo – im szybciej, tym lepiej.  

• Logowanie możliwe jest przez ePUAP, podpis kwalifikowany lub zewnętrzne aplikacje.  

• Pierwszy zalogowany użytkownik może zarządzać uprawnieniami dla innych.  

• Tokeny dostępu są konieczne przy integracji z systemami księgowymi.