Klient nie płaci za rekrutację – success fee, gwarancja zastąpienia i kandydat „sam się zgłosił”

Rekrutacja executive i specjalistyczna ma model piękny w teorii: agencja pracuje na ryzyko, klient płaci za sukces. W praktyce ten sam model rodzi całą mitologię niepłacenia: „jeszcze zobaczymy, czy się sprawdzi”, „przecież sam się do nas zgłosił”, „zatrudniła go nasza spółka zależna, nie my”. Różnica między agencją, która na tym traci, a tą, która śpi spokojnie, leży w trzech miejscach: definicji momentu wymagalności, szczelności klauzuli kandydata przedstawionego i dokumentacji przedstawień. Uwaga porządkowa: to inny biznes niż praca tymczasowa – o zaległościach za outsourcing personelu traktuje tekst o agencji pracy; tu mówimy o fee za znalezienie człowieka.

Wymagalność: zatrudnienie, nie „sprawdzenie się”

Umowa musi definiować moment powstania fee jednoznacznie: podpisanie przez kandydata umowy z klientem (etat, B2B, kontrakt menedżerski – katalog form!) lub rozpoczęcie pracy – i od tego zdarzenia biegnie termin płatności faktury. Wszystko, co dzieje się później (okres próbny, wdrożenie, chemia z zespołem), obsługuje gwarancja, nie wymagalność: klient mówiący „zapłacimy po okresie próbnym, jak się sprawdzi” próbuje przepisać model na własną korzyść – kredytujesz go i przejmujesz ryzyko zarządcze, na które nie masz wpływu (to on prowadzi onboarding). Odpowiedź systemowa: fee płatne po zatrudnieniu w terminie X dni; gwarancja zastąpienia działa równolegle i niezależnie. Warianty rozkładające ryzyko cywilizowanie: retainer (część płatna za uruchomienie projektu – standard w executive search: 1/3 start, 1/3 shortlista, 1/3 zatrudnienie) – który przy okazji rozwiązuje problem klientów „testujących rynek” trzema agencjami bez zamiaru zatrudnienia kogokolwiek.

Klauzula kandydata przedstawionego: serce umowy

Największe pieniądze branża traci nie na fakturach kwestionowanych, lecz na zatrudnieniach obok umowy: klient odrzuca shortlistę („nikt nie pasuje”), a po ośmiu miesiącach kandydat nr 2 z tej shortlisty zaczyna u niego pracę – „sam się zgłosił”. Blokada to klauzula ochronna: zatrudnienie (w jakiejkolwiek formie) kandydata przedstawionego przez agencję, w okresie 12–24 miesięcy od przedstawienia, na jakiekolwiek stanowisko, przez klienta lub podmiot z nim powiązany, rodzi obowiązek zapłaty pełnego wynagrodzenia. Każdy element tej formuły łata konkretną dziurę: „jakakolwiek forma” (ucieczka w B2B), „jakiekolwiek stanowisko” („to zupełnie inna rola”), „podmiot powiązany” (zatrudnienie przez spółkę-córkę, fundację, nowy podmiot wspólników – definiuj powiązanie szeroko: kapitałowe i osobowe), okres liczony „od przedstawienia” z rozsądną długością. Drugi filar: dokumentacja przedstawień – każdy kandydat wysyłany mailem z datą (profil/CV + imienna prezentacja), potwierdzenia odbioru, rejestr per projekt: w sporze „sam się zgłosił” wygrywa ten, kto pokaże maila z CV sprzed siedmiu miesięcy.

Gwarancja zastąpienia: powtórka usługi, nie zwrot pieniędzy

Standard rynkowy: jeśli kandydat odejdzie (lub zostanie zwolniony z przyczyn leżących po jego stronie) w okresie gwarancyjnym (2–6 miesięcy), agencja przeprowadza jedną rekrutację zastępczą bez dodatkowego fee. Trzy rzeczy do zapisania, o które toczą się spory: gwarancja to zastąpienie, nie zwrot (klient żądający „oddania pieniędzy, bo odszedł” – odpowiedź: umowa przewiduje powtórzenie usługi; zwrot tylko jeśli sam go wpisałeś – nie wpisuj); warunkiem gwarancji jest zapłacona faktura pierwotna (klauzula wprost: gwarancja przysługuje po uregulowaniu wynagrodzenia – kończy grę „nie płacę, bo może odejdzie”); wyłączenia – gwarancja nie obejmuje redukcji etatu, likwidacji stanowiska, zmiany warunków przez klienta (kandydat uciekł, bo obiecane 25 tys. zamieniło się w 19 – to nie wada kandydata). Rozliczaj też scenariusz odwrotny uczciwie: kandydat odchodzi w gwarancji z Twojej „winy” selekcyjnej – robisz zastępstwo sprawnie i bez fochów; rzetelna gwarancja to najtańszy marketing w branży plotkującej bez przerwy.

Windykacja i higiena portfela

Zaległe fee windykujesz standardem serii: przypomnienia systemowe, wezwanie (z rejestrem przedstawień w załączeniu przy sporach „sam się zgłosił”), odsetki i rekompensata, EPU/pozew – sprawy z mailem przedstawiającym kandydata i jego umową o pracę (o którą można wnioskować dowodowo) są proste. Dźwignie miękkie działają mocno: branża HR jest mała – klient wie, że agencje rozmawiają, a status „niepłacącego” utrudnia mu współpracę z kolejnymi (używaj tej wiedzy jako kontekstu, nie groźby). Prewencyjnie: weryfikacja klienta przed projektem (KRS, opinie branżowe – pytaj inne agencje wprost), retainer u klientów nowych i „testujących”, zasada z executive: nie prezentujesz pełnych danych kandydatów przed umową podpisaną (teaser-profile anonimowe na etapie ofertowania – CV z nazwiskiem to Twój towar; wydany przed kontraktem, bywa „darmowy”). I krok dalej z tej serii: klient, który raz zatrudnił obok umowy i zapłacił po wezwaniu, w kartotece dostaje status retainer-only – recydywa w tym sporcie jest regułą.

Najczęstsze pytania

Klient twierdzi, że kandydat był „równolegle” w jego bazie z dawnych rekrutacji.

Rozstrzyga umowa (pierwszeństwo przedstawienia vs klauzula bazy własnej zgłoszonej PRZED prezentacją – wymagaj listy wyłączeń przed startem projektu) i dokumenty z datami. Bez listy wyłączeń upfront „baza własna” odkrywana po fakcie to wymówka, nie dowód.

Fee liczone od rocznego wynagrodzenia – klient zaniża deklarowaną pensję.

Klauzula: fee od pakietu całkowitego (podstawa + premie gwarantowane + benefity) wg umowy kandydata, z prawem żądania potwierdzenia. Przy oporze – fee ryczałtowe widełkowe zamiast procentu: mniej sporów, ta sama marża.

RODO a rejestr przedstawień i dochodzenie roszczeń?

Przetwarzanie danych kandydata w celu wykazania wykonania umowy i dochodzenia roszczeń ma podstawę (prawnie uzasadniony interes) – zakres minimalizuj (potwierdzenie przedstawienia, nie pełne akta). Politykę retencji miej spisaną.

Duży klient narzuca umowę: gwarancja 12 miesięcy, płatność 90 dni, fee 15%.

To nie rekrutacja, to kredytowanie z ubezpieczeniem na Twój koszt – licz łączny koszt warunków i negocjuj pakietem (checklista czytania wzorców z tej serii). Czasem najlepszą ofertą jest odmowa z uzasadnieniem.

Podsumowanie

Rekrutację rozlicza trójkąt: wymagalność z chwilą zatrudnienia, szczelna klauzula kandydata przedstawionego (formy, stanowiska, podmioty powiązane, 12–24 miesiące) i gwarancja jako powtórka usługi warunkowana zapłatą. Do tego rejestr przedstawień z datami – bo w tej branży spór zawsze sprowadza się do jednego maila sprzed miesięcy: tego z CV.

Materiał informacyjny – nie stanowi porady prawnej.

Szerzej w przewodniku: jak odzyskać pieniądze z faktury.

W praktyce: jak Mizzox przypomina o niezapłaconych fakturach.