Klient nie płaci freelancerowi IT — windykacja B2B bez prawnika

Na kontrakcie B2B jesteś firmą — a to znaczy, że przysługuje Ci cały arsenał wierzyciela: odsetki w transakcjach handlowych, rekompensata za koszty odzyskiwania i szybka ścieżka sądowa online. Problem freelancerów nie leży w prawie, tylko w praktyce: brak czasu, niezręczność upominania się i rozproszone dowody. Wszystkie trzy da się rozwiązać.

Dowody: Twoje repozytorium pamięta wszystko

Zanim napiszesz do klienta, zabezpiecz to, co masz w narzędziach — dopóki masz dostępy:

• umowa/zamówienie (także e-mail „ok, wchodzimy w to” pod ofertą — to zawarcie umowy),
• ewidencja pracy: eksport tasków z Jiry/Linear, timesheet, historia commitów i merge requestów,
• akceptacje: wiadomości ze Slacka/e-maile odbierające sprinty lub funkcjonalności,
• faktura z terminem i zakresem („usługi programistyczne, sprint 07/2026, X h”).

Utrata dostępu do workspace’ów klienta po konflikcie to klasyka — eksportuj od razu.

Sekwencja, która nie pali relacji

1. Dzień +1..+2: krótkie, neutralne przypomnienie z numerem faktury i rachunkiem. Ton „pewnie umknęło”.
2. Dzień +7: drugie przypomnienie + zdanie o odsetkach: „od dnia po terminie naliczane są odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych”. Sama informacja działa.
3. Dzień +14: wezwanie do zapłaty: kwota, odsetki (13,75% rocznie w 2026), rekompensata 40 € (lub 70/100 € przy większych kwotach), termin 7 dni, zapowiedź e-sądu i wpisu do rejestru dłużników.
4. Dzień +21+: pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym — online, bez rozprawy, opłata 1,25% wartości sporu (min. 30 zł), którą sąd zasądza od dłużnika.

Typowe zagrywki klientów — i kontry

„Kod ma błędy, nie zapłacimy.” Wynagrodzenie należy się za wykonaną pracę; wady zgłasza się w trybie z umowy (poprawki, rękojmia), a nie przez wstrzymanie całej płatności. Żądaj listy konkretnych zastrzeżeń na piśmie — ogólnikowe „jesteśmy niezadowoleni” nie wstrzymuje wymagalności faktury.

„Zapłacimy, jak dostaniemy finansowanie / jak zapłaci nam klient.” Prawnie bez znaczenia — Twoja umowa wiąże Ciebie i zamawiającego, nie inwestorów. Możesz z dobrej woli rozłożyć dług na raty (spisz porozumienie z uznaniem długu), ale to Twoja decyzja, nie obowiązek.

„Rozwiązujemy umowę ze skutkiem natychmiastowym.” OK — ale wynagrodzenie za pracę do dnia rozwiązania jest wymagalne w całości, wraz z okresem wypowiedzenia, jeśli został naruszony.

Prewencja dla jednoosobowej firmy

Trzy nawyki, które eliminują 90% problemów: przedpłata lub krótkie sprinty fakturowane co 2 tygodnie (mniejsza ekspozycja), klauzula licencyjna — prawa do kodu przechodzą z chwilą zapłaty (potężna dźwignia: wdrożony kod bez licencji to problem klienta), automatyczne pilnowanie terminów — żeby pierwsze przypomnienie wychodziło zawsze, a nie „jak sobie przypomnisz między taskami”.

Najczęstsze pytania

Umowa była tylko mailowa — mam szansę w sądzie?

Tak. Oferta + akceptacja e-mailem to ważna umowa; korespondencja i wykonana praca dowodzą jej treści.

Klient z UE nie płaci — co robić?

Masz europejski nakaz zapłaty (formularz online, sąd polski przy wykonaniu usługi w PL zależnie od umowy) albo faktoring/cesję. Zacznij jednak od wezwania po angielsku z odsetkami — działa częściej, niż się wydaje.

Po jakim czasie roszczenie przepada?

Usługi w działalności: co do zasady 3 lata (koniec roku); umowa o dzieło — 2 lata od oddania dzieła. Nie odkładaj windykacji „na po projekcie”.

Czy wpis do KRD działa na startupy?

Tak — wpis blokuje leasingi, kredyty i psuje due diligence przy rundach. Sama zapowiedź w wezwaniu bywa skuteczniejsza niż odsetki.

Podsumowanie

Freelancer ma te same prawa co korporacyjny dział windykacji — brakuje mu tylko czasu. Sekwencja przypomnień + wezwanie z odsetkami + e-sąd zamykają większość spraw; automatyzacja sprawia, że dzieją się bez Ciebie.

Materiał informacyjny — nie stanowi porady prawnej. Podstawy: KC, KPC (EPU), ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom (isap.sejm.gov.pl).

Szerzej w przewodniku: co zrobić, gdy klient nie zapłacił faktury.

W praktyce: jak Mizzox przypomina o niezapłaconych fakturach.