Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i przez ile lat?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem przechowywania szeregu dokumentów – od faktur i ewidencji księgowych po umowy, korespondencję z urzędami czy akta pracownicze. Wbrew pozorom nie chodzi wyłącznie o względy porządkowe. To obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa, który ma znaczenie podatkowe, dowodowe i archiwalne.

W tym artykule przedstawiamy, jakie dokumenty przedsiębiorca musi przechowywać, jak długo powinny być archiwizowane oraz w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – można to robić zgodnie z przepisami.

Dlaczego przechowywanie dokumentów jest obowiązkowe

Obowiązek archiwizacji dokumentów w firmie wynika przede wszystkim z ustaw o rachunkowości, podatkach i ubezpieczeniach społecznych. Organy podatkowe mogą kontrolować działalność przedsiębiorcy wstecz – nawet kilka lat po dokonaniu transakcji. Z kolei ZUS czy sąd pracy może zażądać dokumentacji dotyczącej zatrudnienia sprzed wielu lat.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa archiwizacja to nie tylko wymóg formalny, ale też forma ochrony interesów prawnych. Właściwe przechowywanie umów, dowodów zapłaty czy raportów finansowych umożliwia udowodnienie swoich racji w razie sporu lub kontroli. W dobie cyfryzacji znaczenie ma również bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO, które nakładają na firmy obowiązek właściwego przetwarzania i zabezpieczenia informacji.

Podstawowe kategorie dokumentów firmowych

Dokumentacja firmowa dzieli się na kilka głównych kategorii: księgową, podatkową, kadrowo-płacową, prawną i operacyjną. Każda z nich podlega innym okresom przechowywania, wynikającym z odrębnych przepisów.

Do najważniejszych grup zaliczamy:

– dokumenty księgowe – bilanse, księgi rachunkowe, zestawienia obrotów i sald, raporty kasowe, ewidencje VAT, dowody księgowe, wyciągi bankowe;

– dokumenty podatkowe – deklaracje VAT, CIT, PIT, pliki JPK, potwierdzenia złożenia UPO, ewidencje przychodów i kosztów, rejestry sprzedaży;

– dokumenty kadrowe i płacowe – umowy o pracę, listy płac, ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe, akta osobowe, dokumentacja ZUS;

– dokumenty prawne – umowy z kontrahentami, pełnomocnictwa, uchwały zarządu i wspólników, dokumenty rejestrowe spółki, decyzje administracyjne;

– dokumenty operacyjne – oferty, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencję z klientami, raporty wewnętrzne, notatki służbowe.

Każda z tych kategorii ma inne znaczenie prawne i wymaga zachowania przez określony czas.

Dokumenty księgowe i podatkowe – 5 lat jako zasada ogólna

Zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi, dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to, że np. faktury wystawione w 2024 roku, dotyczące sprzedaży za grudzień, należy przechowywać do końca 2029 roku. W praktyce ten pięcioletni termin dotyczy nie tylko faktur sprzedażowych, ale również dowodów księgowych, deklaracji VAT, CIT, ewidencji, plików JPK oraz wszelkich dokumentów, które mogą być istotne dla rozliczeń podatkowych.

Ustawodawca przewiduje też możliwość wydłużenia tego okresu w razie postępowania podatkowego lub karnego skarbowego – wtedy dokumenty należy zachować do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza – 10 lub 50 lat

W przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej obowiązują znacznie dłuższe terminy.

Dla umów o pracę zawartych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat od zakończenia zatrudnienia, o ile pracodawca przekazuje dane pracownika do ZUS w formie elektronicznej (ZUS RIA).

Dla umów zawartych przed 2019 rokiem obowiązuje jeszcze starszy przepis – 50-letni okres przechowywania akt osobowych. Wynika to z konieczności zapewnienia pracownikom dostępu do dokumentacji niezbędnej przy ustalaniu emerytury lub renty.

Oprócz akt osobowych należy archiwizować także ewidencję czasu pracy, karty urlopowe, listy płac i dokumenty dotyczące wynagrodzeń. Każdy z nich może być w przyszłości wymagany przez ZUS, PIP lub sąd pracy.

Dokumenty spółek kapitałowych – trwałe przechowywanie

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne muszą przechowywać dokumenty o charakterze korporacyjnym w zasadzie bezterminowo. Dotyczy to akt rejestrowych, umów spółki, uchwał wspólników i walnych zgromadzeń, protokołów posiedzeń zarządu oraz sprawozdań finansowych zatwierdzanych corocznie przez organy spółki.

Takie dokumenty mają charakter trwały, ponieważ stanowią część historii korporacyjnej przedsiębiorstwa i mogą być potrzebne przy każdej zmianie w KRS, sprzedaży udziałów, przekształceniach czy likwidacji.

Umowy handlowe i dokumenty cywilnoprawne

Umowy z kontrahentami, dostawcami, wykonawcami czy klientami powinny być przechowywane co najmniej przez okres, w którym mogą zostać dochodzone roszczenia wynikające z ich treści. Zasadniczy termin przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą – 3 lata.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zachować umowy i dowody ich wykonania przez minimum 3 lata od daty zakończenia współpracy, a najlepiej przez 6 lat – zwłaszcza jeśli transakcje miały wartość większą lub były rozliczane etapowo.

Dokumenty finansowe i bankowe

Wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe czy dowody wpłat również podlegają archiwizacji przez 5 lat. Warto je zachować nie tylko ze względu na przepisy podatkowe, ale też na możliwość weryfikacji przepływów finansowych w razie kontroli lub audytu.

Coraz więcej przedsiębiorstw przechowuje takie dokumenty w formie elektronicznej – skany, PDF-y czy zapisy systemowe mają pełną moc dowodową, pod warunkiem że są zabezpieczone przed zmianą i możliwe do wydrukowania na żądanie organu.

Dokumenty elektroniczne i KSeF

Wraz z obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, większość faktur będzie wystawiana i przechowywana w formie elektronicznej. KSeF zapewni centralną archiwizację dokumentów przez 10 lat, co w praktyce zwolni przedsiębiorców z konieczności samodzielnego ich przechowywania.

Jednak inne dokumenty – np. ewidencje, zestawienia, umowy – nadal będą wymagały archiwizacji w firmowym systemie lub chmurze. Dlatego istotne jest korzystanie z oprogramowania, które automatycznie kategoryzuje i zabezpiecza dokumenty. System Mizzox umożliwia archiwizację zarówno faktur z KSeF, jak i wewnętrznych plików księgowych i kadrowych, zapewniając pełną zgodność z przepisami.

Forma przechowywania dokumentów

Ustawa o rachunkowości dopuszcza przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na archiwizację cyfrową, która pozwala ograniczyć przestrzeń i łatwo wyszukiwać dane.

Warunkiem uznania dokumentów elektronicznych za równoważne z papierowymi jest zapewnienie ich trwałości, integralności i możliwości odtworzenia. Dlatego system przechowywania powinien posiadać mechanizmy zabezpieczające przed modyfikacją plików oraz funkcję tworzenia kopii zapasowych.

Rozwiązania takie jak Mizzox spełniają te wymogi – każdy dokument jest zapisywany w wersji nieedytowalnej, z pełnym śladem audytowym, a dostęp użytkowników można ograniczać zgodnie z zasadami bezpieczeństwa danych.

Kontrole i obowiązek udostępnienia dokumentów

Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić przechowywane dokumenty na żądanie organów skarbowych, ZUS, sądu lub innych instytucji kontrolnych. W przypadku przechowywania elektronicznego powinien umożliwić ich odczyt i wydruk.

Niedopełnienie obowiązku przechowywania dokumentacji lub jej zniszczenie przed upływem wymaganego terminu może zostać uznane za wykroczenie skarbowe i skutkować karą grzywny. W kontekście przepisów o rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki – w spółkach najczęściej członek zarządu.

Jak usprawnić proces archiwizacji w firmie

Prawidłowa archiwizacja dokumentów wymaga uporządkowania procesów wewnętrznych. Warto stworzyć firmową politykę przechowywania danych, która określa, jakie typy dokumentów trafiają do archiwum, kto odpowiada za ich weryfikację i jak długo są przechowywane.

Zamiast tradycyjnych segregatorów coraz częściej stosuje się cyfrowe repozytoria z systemem wersjonowania. Mizzox pozwala automatycznie przypisywać dokumenty do odpowiednich kategorii, oznaczać ich okres przechowywania i monitorować zbliżające się terminy archiwalne. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że żadna faktura, umowa czy deklaracja nie zostanie przypadkowo usunięta przed czasem.