Jakie dane powinna zawierać pełna ewidencja firmy?

Pełna ewidencja firmy to zestaw informacji, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację działalności gospodarczej oraz jej sprawne zarządzanie i obsługę formalno-prawną. Obejmuje dane podstawowe, finansowe, kontaktowe i operacyjne.

Do najważniejszych należą:

• Dane rejestrowe: pełna nazwa firmy, forma prawna (np. JDG, spółka z o.o.), NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy).
• Adresy: siedziba główna oraz adresy miejsc prowadzenia działalności.
• Dane kontaktowe: numer telefonu, e-mail, strona www, osoby upoważnione do kontaktu.
• Dane właścicieli/zarządu: nazwiska, funkcje, udziały (jeśli występują).
• Rachunki bankowe: numery kont, nazwa banku, dane pełnomocników.
• Branża i działalność: kody PKD, opis produktów/usług.
• Dane księgowe i podatkowe: forma opodatkowania, rodzaj prowadzonej księgowości, status VAT, dane biura rachunkowego.
• Rejestry dodatkowe: VAT UE, BDO, Sanepid (jeśli wymagane).
• Zatrudnienie: liczba pracowników, status płatnika ZUS.
• Elementy wizerunkowe: logo, kolory firmowe, misja i wartości (opcjonalnie).

Taka dokumentacja ułatwia kontakt z urzędami, bankami i kontrahentami oraz pozwala szybko reagować na zmiany formalne. Powinna być aktualizowana przy każdej istotnej zmianie w strukturze lub danych firmy i dostępna w wersji papierowej lub elektronicznej.