Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością online?

Założenie spółki z o.o. online można przeprowadzić w pełni zdalnie, korzystając z dwóch dostępnych systemów: S24 oraz Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Oba tryby różnią się zakresem możliwości dotyczących treści umowy spółki, czasem rejestracji oraz formą podpisu. Poniżej przedstawiamy kompletny, praktyczny przewodnik krok po kroku, oparty na realnych procedurach obowiązujących w Polsce.

Dwie metody rejestracji spółki online

Rejestracja w systemie S24 polega na wykorzystaniu wzorca umowy spółki. Nie można w nim zmieniać układu dokumentu, ale pozwala on zarejestrować spółkę najszybciej. Cały proces od wysłania wniosku do otrzymania wpisu często zamyka się w 24–48 godzinach. System dostępny jest pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/

Rejestracja przez Portal Rejestrów Sądowych stosowana jest w przypadku umów przygotowanych u notariusza. Ten tryb umożliwia pełną dowolność w treści umowy, w tym zapisy dotyczące aportów, uprzywilejowania udziałów czy niestandardowych zasad reprezentacji. Portal PRS działa pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/

Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku w systemie S24

Proces rozpoczyna się od założenia konta i logowania za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-Dowodu. Profil Zaufany można założyć na stronie: https://pz.gov.pl/pz

Po zalogowaniu w systemie S24 należy utworzyć nowy dokument i wybrać wzorcową umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. System prowadzi użytkownika przez kolejne sekcje, w których podaje się nazwę spółki, siedzibę, przedmiot działalności według klasyfikacji PKD, wysokość kapitału zakładowego, liczbę udziałów, dane wspólników i sposób reprezentacji zarządu. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5000 zł, a minimalna wartość jednego udziału to 50 zł. Przykładowa struktura: 10 000 zł kapitału, 200 udziałów po 50 zł, dwóch wspólników po 100 udziałów.

Określenie organów spółki

Na etapie uzupełniania danych w systemie wybiera się skład zarządu oraz sposób reprezentacji. W przypadku jednoosobowego zarządu najczęściej stosowany jest zapis o samodzielnej reprezentacji prezesa. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, można określić reprezentację łączną lub mieszaną, zależnie od potrzeb.

Podpisanie umowy spółki

Wszyscy wspólnicy muszą podpisać umowę elektronicznie. Podpisy są składane wyłącznie w systemie S24. Po zatwierdzeniu dokumentu system blokuje go przed edycją i umożliwia przejście do kolejnego etapu.

Przygotowanie wniosku o wpis do KRS

Po podpisaniu umowy należy utworzyć wniosek o wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. System S24 automatycznie generuje wymagane dokumenty, takie jak formularz KRS-Z3, listę wspólników czy oświadczenie o wniesieniu kapitału. Opłaty za rejestrację w S24 wynoszą 250 zł za wpis oraz 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wniosek podpisuje się elektronicznie i wysyła online.

Czas oczekiwania na wpis

W praktyce rejestracja w systemie S24 trwa zazwyczaj jeden lub dwa dni. Po dokonaniu wpisu spółka automatycznie otrzymuje numery REGON i NIP. Nie ma konieczności składania dodatkowych wniosków do urzędów.

Obowiązki po rejestracji spółki

Bezpośrednio po uzyskaniu wpisu do KRS należy zgłosić beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Termin wynosi 7 dni od zarejestrowania spółki. Rejestr dostępny jest pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/login

Kolejnym krokiem jest założenie firmowego rachunku bankowego. Bank poprosi o odpis KRS, umowę spółki i dane członków zarządu. W zależności od banku procedura trwa zwykle od jednego do kilku dni.

Jeśli spółka ma być podatnikiem VAT czynnym, konieczne jest złożenie formularza VAT-R. Można to zrobić przez ePUAP. Informacje dostępne są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/vat/

Rejestracja spółki w PRS przy umowie notarialnej

Jeśli wspólnicy chcą wprowadzić do umowy zapisy niemożliwe do uzyskania w S24, konieczne jest przygotowanie umowy u notariusza. Po podpisaniu aktu notarialnego należy złożyć wniosek o rejestrację w PRS. Opłata za wniosek wynosi 500 zł plus 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Czas oczekiwania na wpis wynosi zwykle od trzech do czternastu dni.

Najczęstsze błędy popełniane podczas rejestracji

Do najczęściej spotykanych problemów należą źle dobrane kody PKD, pomyłki w reprezentacji zarządu, niezgodność liczby udziałów z kapitałem zakładowym, brak adresu do doręczeń dla członków zarządu oraz niezłożenie zgłoszenia do CRBR w wymaganym terminie.

Krok po kroku: szybka lista procesowa

• Złóż VAT-R, jeśli spółka ma być podatnikiem VAT.
• Załóż lub potwierdź Profil Zaufany.
• Zaloguj się do systemu S24.
• Utwórz umowę spółki i uzupełnij wszystkie pola.
• Ustal skład zarządu i sposób reprezentacji.
• Podpisz umowę elektronicznie.
• Utwórz wniosek o wpis do KRS i opłać go.
• Oczekuj na decyzję sądu i nadanie numerów NIP oraz REGON.
• Zgłoś beneficjentów do CRBR.
• Załóż firmowy rachunek bankowy.