Jak wygląda kontrola ZUS u przedsiębiorcy i co warto wiedzieć?

Kontrola ZUS to procedura, której celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo realizuje obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Choć brzmi poważnie, nie zawsze oznacza kłopoty. Warto wiedzieć, czego się spodziewać i jak się przygotować.

Kiedy może dojść do kontroli?

• Losowo (np. w ramach rutynowego nadzoru).
• Po złożeniu skargi (np. od byłego pracownika).
• Po wykryciu nieprawidłowości w dokumentach.
• Na podstawie analizy danych z JPK, PUE lub CEIDG.

Jak wygląda przebieg kontroli?

1. Zawiadomienie o kontroli – zazwyczaj na 7 dni przed jej rozpoczęciem. ZUS informuje, co będzie przedmiotem kontroli i jakie dokumenty należy przygotować.
2. Początek kontroli – kontroler ZUS przedstawia upoważnienie i legitymację. Kontrola odbywa się w siedzibie firmy lub zdalnie (np. online).
3. Czynności kontrolne – sprawdzane są dokumenty: zgłoszenia do ubezpieczeń, deklaracje DRA, listy płac, umowy, przelewy składek.
4. Zakończenie i protokół – po kontroli przedsiębiorca otrzymuje protokół. Jeśli są nieprawidłowości, ma prawo do złożenia zastrzeżeń.
5. Decyzja ZUS – jeżeli wykryto błędy, ZUS może wydać decyzję z obowiązkiem korekty dokumentów lub zapłaty zaległych składek.

Na co zwrócić uwagę?

• Terminowość zgłoszeń (np. ZUA, ZZA).
• Poprawność podstawy wymiaru składek.
• Zgodność danych między deklaracjami a przelewami.
• Status zatrudnionych osób – np. czy nie są zgłoszeni jako zleceniobiorcy, gdy faktycznie wykonują pracę etatową.

Prawa przedsiębiorcy:

• Prawo do pełnej informacji o zakresie kontroli.
• Możliwość złożenia zastrzeżeń do protokołu.
• Prawo do reprezentanta (np. księgowej).
• Prawo do wglądu w akta sprawy.

Wskazówka:
Warto mieć porządek w dokumentacji, a także prowadzić archiwum e-maili i umów. ZUS może sprawdzać dane nawet do 5 lat wstecz.