Jak rozliczać koszty firmowe i co można wrzucać w koszty?

Koszty firmowe to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. W uproszczeniu: to wszystko, co jest potrzebne do prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki uwzględnianiu ich w rozliczeniu podatkowym, przedsiębiorca płaci mniejszy podatek dochodowy.

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć m.in.:

• zakup towarów i materiałów potrzebnych do świadczenia usług lub produkcji,
• opłaty za telefon, Internet, energię elektryczną (jeśli są wykorzystywane do celów firmowych),
• czynsz za biuro, a w niektórych przypadkach – część kosztów mieszkania,
• zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, narzędzi pracy,
• wydatki na marketing (np. reklama w Google, ulotki, strona internetowa),
• usługi księgowe, prawne, szkolenia branżowe,
• paliwo i koszty eksploatacji auta firmowego (lub prywatnego wykorzystywanego w działalności),
• delegacje, diety, noclegi – jeżeli podróż była związana z firmą.

Ważne: każda taka transakcja powinna być udokumentowana fakturą lub rachunkiem i mieć logiczny związek z działalnością. Urząd skarbowy może zażądać wyjaśnienia zasadności kosztu, dlatego warto przechowywać dokumentację i prowadzić ewidencję kosztów.