Jak pobierać faktury z KSeF?

Jak pobierać faktury z KSeF? Masz trzy drogi: ręcznie przez interfejs webowy KSeF, przez API (dla systemów zintegrowanych) albo przez program do faktur, który robi to automatycznie. Poniżej wszystkie trzy sposoby krok po kroku — plus wskazówka, jak przestać pobierać faktury ręcznie w ogóle.

Sposób 1: ręcznie, przez interfejs webowy KSeF

1. Zaloguj się do aplikacji KSeF (profil zaufany, podpis kwalifikowany lub token).
2. Przejdź do listy faktur — osobno zobaczysz wystawione i otrzymane.
3. Wyszukaj dokument po numerze KSeF, dacie lub NIP-ie kontrahenta.
4. Pobierz plik XML (oryginał faktury ustrukturyzowanej) lub wizualizację PDF.

Ten sposób sprawdza się przy pojedynczych dokumentach. Jego słabość ujawnia się przy skali: każde pobranie to logowanie, wyszukiwanie i klikanie — a faktury zakupowe wpadają do KSeF przez cały miesiąc, więc trzeba pamiętać, żeby regularnie sprawdzać, czy coś przyszło. Pojedynczą fakturę sprawdzisz też bez logowania — zobacz anonimowe wyszukiwanie faktury w KSeF.

Sposób 2: przez API KSeF (integracje i ERP)

Firmy z własnymi systemami mogą pobierać faktury automatycznie przez REST API KSeF — z uwierzytelnianiem tokenem lub certyfikatem, zapytaniami o dokumenty według zakresu dat lub identyfikatora. To rozwiązanie dla działów IT i dostawców oprogramowania; samodzielna integracja wymaga obsługi sesji, limitów zapytań i zmian schematu (obecnie FA(3)). Jeśli nie budujesz własnego systemu — nie musisz wchodzić w API, bo gotowe programy mają tę integrację w standardzie.

Sposób 3: automatycznie, przez program do faktur

Programy zintegrowane z KSeF pobierają faktury same — bez logowania do systemu MF i sprawdzania „czy coś przyszło”. W Mizzox (oficjalna integracja z KSeF) faktury zakupowe pojawiają się na koncie automatycznie, z numerem KSeF-ID i danymi kontrahenta, gotowe do opisania i przekazania księgowej; podobne funkcje oferują też systemy ERP (Comarch, Symfonia, enova365) — z wyższym progiem cenowym i wdrożeniowym. Policz: przy kilkunastu fakturach zakupowych miesięcznie ręczne pobieranie to godzina klikania — co miesiąc, bezterminowo. Automat załatwia to w tle, w planie darmowym, bez karty.

Jak długo faktury są dostępne w KSeF

Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym okresie dostęp w systemie wygasa — jeśli potrzebujesz dłuższej archiwizacji (np. dla dokumentów związanych z nieruchomościami czy środkami trwałymi), zadbaj o własne archiwum pobranych plików.

FAQ — pobieranie faktur z KSeF

Jak pobrać fakturę z KSeF w formacie PDF?

Oryginałem faktury w KSeF jest plik XML. Wizualizację PDF wygenerujesz w aplikacji webowej KSeF przy podglądzie dokumentu albo w programie do faktur, który tworzy ją automatycznie przy każdym pobranym dokumencie.

Czy da się pobierać faktury z KSeF automatycznie?

Tak — przez API (własna integracja) albo przez program zintegrowany z KSeF, który odbiera faktury zakupowe w tle i powiadamia o nowych dokumentach.

Jak pobrać fakturę z KSeF bez logowania?

Pojedynczy dokument — przez anonimowe wyszukiwanie: potrzebujesz numeru KSeF, numeru faktury i identyfikatora nabywcy. Pełnej listy faktur bez uwierzytelnienia nie pobierzesz.

Jak długo można pobierać faktury z KSeF?

Przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia — potem dostęp w systemie wygasa i liczy się tylko własne archiwum.