Obowiązek korzystania z KSeF – dla kogo i od kiedy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny wdrożony przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Jest częścią większej reformy, mającej na celu automatyzację rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów finansowych.

System ten działa 24/7 i przyjmuje faktury wystawione zgodnie z obowiązującym schematem logicznym. Przyjęcie faktury przez KSeF jest równoznaczne z jej doręczeniem, co eliminuje potrzebę osobnego wysyłania dokumentów do kontrahenta.

Kiedy obowiązek korzystania z KSeF stanie się faktem?

Zgodnie z najnowszym harmonogramem Ministerstwa Finansów, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku. Obowiązek ten obejmie:

• wszystkich czynnych podatników VAT,
• firmy niezależnie od skali działalności (mikro, małe, średnie i duże),
• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Od tego momentu faktury sprzedażowe będą musiały być wystawiane wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej i przesyłane do systemu KSeF. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania swojego oprogramowania oraz procedur wewnętrznych.

Kto nie musi korzystać z KSeF?

Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione będą:

• podmioty zwolnione z VAT z racji niskiego obrotu (do 200 tys. zł rocznie),
• osoby zwolnione z VAT przedmiotowo – np. lekarze, nauczyciele, artyści,
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

W tych przypadkach korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Warto jednak zaznaczyć, że również te grupy mogą skorzystać z zalet systemu – takich jak łatwiejsza archiwizacja dokumentów i eliminacja błędów w obiegu faktur.

Format faktury w KSeF – struktura XML

Faktura ustrukturyzowana musi być przygotowana w formacie XML i zgodna z aktualną specyfikacją techniczną opublikowaną na stronie podatki.gov.pl. Taka faktura zawiera m.in.:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• datę wystawienia oraz datę sprzedaży,
• numer faktury, stawkę VAT, wartość netto i brutto,
• opisy towarów lub usług.

Zalecane jest korzystanie z oprogramowania, które automatycznie tworzy i przesyła faktury w odpowiednim formacie, co minimalizuje ryzyko błędów.

Sankcje za brak korzystania z KSeF

Od momentu wejścia w życie obowiązku, każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur sprzedażowych przez system KSeF. Za nieprzestrzeganie tego wymogu przewidziane są sankcje administracyjne:

• kara do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze,
• w przypadku braku podatku VAT – kara do 18,7% wartości brutto faktury.

Kary te będą nakładane decyzją urzędu skarbowego, ale możliwe będzie odwołanie się od nich zgodnie z procedurą administracyjną.

Czy mikroprzedsiębiorcy również muszą wdrożyć KSeF?

Tak, obowiązek korzystania z KSeF obejmie również jednoosobowe działalności gospodarcze zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Dla mikrofirm oznacza to konieczność:

• wdrożenia odpowiedniego narzędzia (np. systemu księgowego z integracją do KSeF),
• autoryzacji użytkownika – za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, ePUAP lub tokena,
• przestrzegania formatu XML i przepisów technicznych.

Choć może to wymagać pewnych nakładów na początku, długofalowo pozwoli ograniczyć ryzyko pomyłek i poprawić jakość dokumentacji księgowej.

Jak przygotować się na obowiązek KSeF?

Już teraz warto wykonać kilka kroków, które pozwolą uniknąć stresu i sankcji w przyszłości:

• sprawdź, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF,
• skonsultuj się z biurem rachunkowym lub dostawcą systemu księgowego,
• przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość,
• śledź aktualizacje na stronie podatki.gov.pl – tam pojawia się oficjalna dokumentacja, wzory faktur i zmiany legislacyjne.

Na koniec

Od lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur przez KSeF stanie się rzeczywistością dla większości firm w Polsce. Choć zmiany mogą wydawać się skomplikowane, to w dłuższej perspektywie przyniosą szereg korzyści – od automatyzacji obiegu dokumentów po większą przejrzystość rozliczeń. Warto zadbać o zgodność już dziś, by uniknąć problemów i nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.