Obowiązek korzystania z KSeF – dla kogo i od kiedy?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System został opracowany przez Ministerstwo Finansów, aby zautomatyzować i usprawnić procesy fakturowania oraz uszczelnić system podatkowy.

Faktury trafiające do KSeF są traktowane jako wystawione i doręczone w momencie ich przyjęcia przez system, co eliminuje potrzebę wysyłki dokumentów do kontrahenta w tradycyjnej formie.

Obowiązek korzystania z KSeF – od kiedy?

Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, od 1 lutego 2026 r. korzystanie z KSeF będzie obowiązkowedla:

• wszystkich czynnych podatników VAT,
• niezależnie od skali działalności (mikro, małe, średnie i duże firmy),
• w tym jednoosobowych działalności gospodarczych.

Obowiązek dotyczy wszystkich faktur sprzedażowych, które muszą być wystawiane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej i przesyłane do KSeF.

Źródło: KSeF na podatki.gov.pl

Kogo nie dotyczy obowiązek KSeF?

Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione są:

• podmioty zwolnione z VAT ze względu na limit obrotów (do 200 000 zł rocznie),
• podmioty zwolnione z VAT przedmiotowo, np. lekarze, nauczyciele, twórcy,
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Choć dla tych grup korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, mogą zdecydować się na jego wdrożenie, np. ze względu na łatwość archiwizacji i brak konieczności drukowania faktur.

Format faktury w KSeF – XML i struktura ustrukturyzowana

Każda faktura wystawiana przez czynnego podatnika VAT będzie musiała zostać przygotowana w formacie XML, zgodnym z aktualnym wzorem struktury logicznej e-Faktury opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

Struktura ta zawiera m.in.:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• datę wystawienia i datę sprzedaży,
• stawki VAT, kwoty netto i brutto,
• opisy towarów i usług.

Aktualną specyfikację można znaleźć na stronie:

Struktura e-Faktury – podatki.gov.pl

Jakie są sankcje za brak korzystania z KSeF?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF będzie wiązało się również z nowymi sankcjami za niedostosowanie się do przepisów. Zgodnie z projektem ustawy:

• brak wystawienia faktury przez KSeF może skutkować karą finansową,
• kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
• w przypadku braku VAT – kara może sięgnąć do 18,7% wartości brutto faktury.

Kary będą nakładane przez urząd skarbowy w drodze decyzji administracyjnej, jednak możliwe będzie złożenie odwołania.

Czy mikroprzedsiębiorcy też muszą korzystać z KSeF?

Tak. Obowiązek dotyczy również jednoosobowych działalności gospodarczych, pod warunkiem że są czynnymi podatnikami VAT. Oznacza to konieczność:

• integracji z systemem KSeF (np. przez oprogramowanie księgowe lub API),
• autoryzacji użytkownika (np. przez podpis kwalifikowany, ePUAP, profil zaufany lub token),
• przestrzegania terminów i formatu fakturowania.

Warto skonsultować się z biurem rachunkowym lub dostawcą oprogramowania księgowego, aby odpowiednio przygotować się na ten obowiązek.

Podsumowanie – KSeF od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. Wystawianie faktur poza systemem stanie się naruszeniem przepisów, za które grożą surowe kary. Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy powinni już teraz:

zapoznać się z dokumentacją KSeF na stronie podatki.gov.pl.

zaktualizować swoje systemy fakturowania,

przeszkolić personel,