Jak anonimowo wyszukać fakturę w KSeF?

Wraz z upowszechnieniem KSeF coraz częściej pojawia się pytanie, czy da się anonimowo sprawdzić fakturę VAT w rządowym systemie – bez logowania, bez ujawniania tożsamości, „jak po numerze faktury”. Odpowiedź wymaga precyzji, bo KSeF jest systemem zamkniętym, opartym na uprawnieniach, a pojęcie „anonimowości” w tym kontekście bywa błędnie rozumiane.

Poniżej wyjaśniamy jak faktycznie działa weryfikacja faktur w KSeF, co można sprawdzić bez bycia stroną transakcji, a czego – z założenia – sprawdzić się nie da.

Przejdź do oficjalnej strony KSeF:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web

Jakie dane będą potrzebne?

Aby wyszukać fakturę anonimowo, należy wypełnić formularz, podając poniższe informacje:

Numer KSeF – to unikalny identyfikator przypisany fakturze w systemie KSeF.

Numer faktury od sprzedawcy – taki, jaki został nadany na dokumencie przez wystawcę.

Identyfikator podatkowy nabywcy – możesz wybrać jedną z trzech opcji:

• NIP,
• inny identyfikator podatkowy,
• brak identyfikatora.

W zależności od wyboru, system poprosi o podanie konkretnego numeru identyfikacyjnego.

Rodzaj nabywcy – zaznacz, czy odbiorcą faktury była:

• osoba fizyczna (konieczne będzie wpisanie imienia i nazwiska),
• firma lub instytucja (w tym przypadku wpisz pełną nazwę nabywcy).

Łączna kwota należności – podaj pełną kwotę brutto z faktury, uwzględniając ewentualne grosze.

Wyszukiwanie i pobieranie faktury

Po uzupełnieniu wszystkich danych:

Kliknij „Wyszukaj fakturę”, aby rozpocząć proces wyszukiwania.

Jeśli chcesz zacząć od nowa – wybierz „Wyczyść dane”, co spowoduje usunięcie wpisanych informacji.

Jeśli faktura zostanie odnaleziona, pojawi się potwierdzenie i możliwość pobrania dokumentu w jednym z trzech formatów:

• PDF,
• HTML,
• XML.

Wybierz preferowany format i kliknij „Pobierz”, by zapisać plik na komputerze.